Shopify producten bulk bewerken: vier manieren en een checklist

De bulkeditor is een spreadsheetweergave in de admin. Elke rij is een product of variant en elke kolom een eigenschap zoals prijs, vergelijkingsprijs of SKU. Je opent hem vanuit Producten, Collecties, Voorraad of Klanten: selecteer items met de vinkjes, klik op Bulk bewerken, voeg via Kolommen eigenschappen toe of haal ze weg, pas de cellen aan en klik op Opslaan. Mislukt het opslaan, dan markeert Shopify de ongeldige waarden, meestal een ontbrekende SKU of een validatiefout in een metafield, en sla je opnieuw op nadat je ze hebt gecorrigeerd.

Hij werkt als een spreadsheet. Met de pijltjestoetsen ga je van cel naar cel, met shift-klik selecteer je een reeks, met command-klik (Mac) of alt-klik (pc) losse cellen, en met de vulgreep kopieer je een waarde naar boven of beneden in een kolom. Shopify noemt geen vast maximum, maar geeft aan dat opslaan langer duurt naarmate je meer tegelijk wijzigt, en verwijst voor grotere aantallen naar CSV-bestanden. De volledige stappen staan in de bulkbewerkingshulp van Shopify.

Voor wijzigingen in je hele catalogus exporteer je je producten naar CSV, bewerk je het bestand en importeer je het opnieuw. Shopify koppelt regels aan producten via de handle. Alleen als je Overwrite products with matching handles aanvinkt, past de import bestaande producten aan; zonder dat vinkje worden overeenkomende producten overgeslagen. De Shopify product-CSV-gids legt elke kolom uit.

Bij overschrijven gaan de meeste bulkwijzigingen mis, omdat er strikte regels gelden. Shopify beschrijft ze in de importhulp en de CSV-hulp. De veiligste CSV voor een bulkwijziging bevat de kolom Handle plus alleen de kolommen die je echt wilt aanpassen.

De Shopify App Store heeft een hele categorie bulk-edit-apps. Grofweg zijn er drie soorten: spreadsheettools die producten, metafields en vertalingen via Excel, CSV of Google Sheets in en uit Shopify halen; editors met regels die een wijziging, zoals een prijsverhoging, toepassen op elk product dat aan een filter voldoet; en planningstools die een wijziging op een vast moment doorvoeren en later terugdraaien, voor een actie.

Apps vullen echte gaten in de ingebouwde tools, vooral voorbeelden, terugdraaien en geplande wijzigingen. Ze werken ook direct op je live winkel, dus dezelfde voorzichtigheid geldt. Controleer voor je er een installeert welke data hij mag schrijven, of hij een log bijhoudt waaruit je kunt herstellen, en hoe hij met varianten en metafields omgaat. Probeer hem eerst op een handvol producten.

Met een PIM haal je bulkbewerking weg uit je live winkel. Je past de producten aan in de PIM, controleert het resultaat en de Shopify-koppeling stuurt het naar de winkel. Die extra stap is juist de bedoeling: dezelfde productdata voedt ook je andere kanalen, en een fout zie je in de PIM voordat een klant hem ziet.

In WISEPIM beginnen bulkbewerkingen met een filter op categorie, productfamilie, levensfase, kwaliteitsscore of attribuutwaarde. Je selecteert de huidige pagina of alle resultaten over alle pagina's, kiest een van 32 acties (zoeken en vervangen, prijs wijzigen, categorieën toewijzen, een attribuutwaarde zetten, een actieprijs instellen en meer), controleert het voorbeeld en laat de run op de achtergrond afronden. Veldwijzigingen komen in het auditlog van het product. Er is geen knop om alles in één keer ongedaan te maken, dus test een belangrijke wijziging eerst op een kleine selectie.

De Shopify PIM-koppeling schrijft daarna de titel, beschrijving, het producttype, het merk als vendor, de status, SEO-titel en -beschrijving, metafields, en de SKU, prijs en barcode van de variant. Hij voegt producten toe aan gekoppelde collecties maar haalt ze er nooit uit. Met de optionele auto-sync gaat een opgeslagen product ongeveer 30 seconden later naar Shopify; zonder auto-sync exporteer je wanneer je wilt of op het schema van een automatisering.

Geen enkele manier is voor alles de beste. De bulkeditor is het snelst voor wat je op één scherm ziet, CSV voor eenmalige wijzigingen in de hele catalogus, apps voor regels en getimede acties binnen Shopify, en een PIM als dezelfde data ook naar andere kanalen of talen gaat.

De meeste schade bij bulkwijzigingen komt door de selectie, niet door de wijziging zelf: een filter dat één stap te ruim was, of een CSV met meer kolommen dan bedoeld. Deze stappen kosten een paar minuten en maken elke bulkwijziging terug te draaien.