Vendor Onboarding Process

What is Vendor Onboarding Process? (Definition)

Een vendor onboarding process is de methode waarmee u nieuwe leveranciers opneemt in uw bedrijf. U verzamelt tijdens dit proces alle nodige informatie om de samenwerking officieel te starten. Dit begint bij het opstellen van contracten en het vastleggen van betaalgegevens. Voor e-commerce bedrijven is het koppelen van productdata aan de eigen systemen een onmisbaar onderdeel. Een soepel proces zorgt ervoor dat u nieuwe producten sneller in uw webshop kunt aanbieden. U controleert de data van de leverancier en koppelt deze via attribuutmapping aan uw eigen velden. Ook maakt u afspraken over hoe u informatie in de toekomst blijft uitwisselen. Met WISEPIM automatiseert u deze stappen. Dit voorkomt fouten en zorgt dat uw assortiment altijd up-to-date blijft.

Why Vendor Onboarding Process is Important for E-commerce

Een goed vendor onboarding process helpt u om uw assortiment sneller uit te breiden. U speelt hiermee direct in op nieuwe trends in de markt. Als het proces traag is, komen producten later online. U loopt hierdoor omzet mis en verliest terrein op uw concurrenten. Fouten in de data zorgen voor onjuiste informatie in uw webshop. Dit leidt tot meer retouren en ontevreden klanten. Systemen zoals WISEPIM versnellen dit proces door data direct te controleren en te verwerken. Een soepel proces vult uw catalogus snel met goede productinformatie. Uw klanten vinden zo makkelijker wat ze zoeken en kopen met meer vertrouwen.

Examples of Vendor Onboarding Process

• 1Een webshop gebruikt een vendor portal waar leveranciers hun productdata direct kunnen uploaden.
• 2Een PIM-systeem controleert automatisch de data van leveranciers en meldt het als er productinformatie ontbreekt.
• 3Een elektronicamerk voegt zijn assortiment toe aan een marketplace met een vaste product feed.
• 4De inkoopafdeling en het productteam werken samen om te zorgen dat alle nieuwe producten van leveranciers volledige informatie hebben.

Tips for Vendor Onboarding Process

• Gebruik vaste sjablonen voor productgegevens. Geef leveranciers vooraf duidelijke lijsten met kenmerken en eisen voor afbeeldingen. Zo krijgt u direct de juiste informatie binnen.
• Automatiseer taken die vaak terugkomen. Laat software documenten verzamelen en gegevens controleren. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het overzetten van data.
• Gebruik een eigen vendor portal. Dit is een veilige plek waar leveranciers zelf hun productdata kunnen uploaden en aanpassen. Zij houden zo zelf de controle over hun informatie.
• Controleer de kwaliteit van data direct bij de start. Stel automatische regels in die fouten herkennen. Combineer dit met een korte handmatige check om de beste resultaten te krijgen.
• Communiceer helder met uw leveranciers. Geef ze een vast aanspreekpunt en duidelijke handleidingen. Stuur regelmatig updates zodat zij precies weten wat de status van hun aanmelding is.

Trends Surrounding Vendor Onboarding Process

• AI-powered data validation en enrichment: Gebruikmaken van AI om productdata van vendors automatisch te controleren, op te schonen en te verrijken, wat handmatige inspanning vermindert en de nauwkeurigheid verbetert.
• Automatisering van workflow en goedkeuringen: Implementeren van intelligente automatisering om contractgoedkeuringen, data-ingestie en compliance checks te stroomlijnen, wat de onboarding cycle versnelt.
• Self-service vendor portals: Vendors voorzien van dedicated online portals om hun productinformatie en documentatie zelfstandig te uploaden, beheren en updaten.
• API-first integratie voor real-time data-uitwisseling: Overgaan op directe API-verbindingen voor naadloze, real-time datasynchronisatie tussen vendorsystemen en de PIM/e-commerce platforms van de koper.
• Integratie van sustainability en compliance data: Eisen voor environmental, social, and governance (ESG) data en regulatory compliance checks direct opnemen in het onboarding proces.

Tools for Vendor Onboarding Process

• WISEPIM: Centraliseert Product Information Management, wat gestructureerde data-ingestie, validatie en distributie van vendors naar diverse verkoopkanalen vergemakkelijkt.
• Akeneo: Een open-source PIM-oplossing gebruikt voor het verzamelen, verrijken en exporteren van complexe productcatalogi van meerdere vendorbronnen.
• Salsify: Een cloud-native Product Experience Management (PXM) platform dat contentcreatie, -verrijking en -distributie stroomlijnt, inclusief vendor data-integratie.
• SAP Ariba: Een cloud-based procurement oplossing die modules omvat voor supplier lifecycle management en onboarding, inclusief contracten en compliance.
• Shopify/Magento (met extensions): E-commerce platforms die, met specifieke apps of extensions, de basis voor vendor data-inzending en productcatalogusintegratie kunnen faciliteren.

Related Terms

Also Known As