Checkliste und RFP-Vorlage
PIM-Anforderungen: Checkliste für die PIM-Auswahl
Die PIM-Auswahl geht schneller und endet besser, wenn du deine Anforderungen zuerst aufschreibst. Dieser Ratgeber gibt dir eine Checkliste mit 34 Anforderungen an ein System für Produktinformationsmanagement (PIM), sortiert nach Priorität, dazu eine RFP-Vorlage für dein PIM, ein Demo-Skript für deine eigenen Daten und ein Bewertungsmodell, mit dem du Anbieter fair vergleichst.
Diego Nijboer · WISEPIMAktualisiert am
Kurz gesagt
PIM-Anforderungen lassen sich in vier Gruppen ordnen: Unternehmen und Umfang (Katalogumfang, Produkttypen, Märkte, Datenverantwortung), funktionale Anforderungen (Datenmodell, Varianten, Qualitätsregeln, Workflow, Assets, Anreicherung, Übersetzung), Integration und Technik (Konnektoren, Weg zum ERP, Import, Export, API, Sicherheit) und Anbieterbedingungen (Preise, Implementierung, Ausstieg, Testphase). Markiere jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann, und bewerte jeden Anbieter anhand derselben Liste.
Warum zuerst PIM-Anforderungen schreiben
Ohne schriftliche Anforderungen wird die PIM-Auswahl zu einem Vergleich von Demos, und jeder Anbieter zeigt seine stärkste Funktion. Am Ende entscheidest du nach Präsentation statt nach Eignung. Eine Anforderungsliste zwingt jeden Anbieter, dieselben Fragen zu beantworten, und gibt deinem eigenen Team eine gemeinsame Definition dessen, was das System können muss.
Anforderungen schützen auch die PIM-Einführung. Wenn im Vertrag die Konnektoren, Importformate und Qualitätsregeln stehen, die du brauchst, gibt es später keine Diskussion darüber, was zum Umfang gehörte. Wenn du noch entscheidest, ob du überhaupt ein PIM brauchst, lies zuerst was PIM ist, und nutze unsere PIM Best Practices, um festzulegen, wie du es betreiben willst.
Sammle diese Fakten vor dem Schreiben
Gute Anforderungen beginnen mit Fakten über deinen Katalog, nicht mit Funktionslisten. Nimm dir eine Woche, um die folgenden Zahlen mit den Leuten zu sammeln, die heute mit Produktdaten arbeiten: E-Commerce, Einkauf, Marketing, IT und wer auch immer die E-Mails von Lieferanten beantwortet.
- Anzahl der SKUs heute und in drei Jahren, und wie viele neue Produkte pro Monat dazukommen
- Produkttypen und wie viele Attribute jeder braucht; wie Varianten aufgebaut sind
- Jede Quelle für Produktdaten: ERP, Lieferantendateien und Feeds, Tabellen, ein altes PIM
- Jeder Kanal, in den du veröffentlichst: Onlineshops, Marktplätze, Vergleichsportale, Print, B2B-Portale
- Sprachen und Märkte, heute und geplant
- Wer bearbeitet, wer freigibt und wie viele Personen das sind
- Die drei Probleme, die dich heute am meisten kosten, etwa Feed-Ablehnungen oder langsame Produkteinführungen
Die Checkliste für PIM-Anforderungen
Unten stehen 34 Anforderungen in vier Gruppen. Die Priorität ist ein Ausgangspunkt: Schieb Anforderungen nach oben oder unten, damit sie zu deinem Unternehmen passen, und streich, was nicht zutrifft. Übernimm die Tabelle so in dein RFP, oder druck diese Seite aus.
Unternehmen und Umfang6 Anforderungen
| Anforderung | Bereich | Priorität |
|---|---|---|
| Bewältigt die heutige SKU-Anzahl und die erwartete Anzahl in drei Jahren, wobei der Preis für dieses Wachstum vorab bekannt ist | Skalierung | Muss |
| Unterstützt jeden Produkttyp, den wir verkaufen, einschließlich Varianten, Bundles und Ersatzteilen, wo das relevant ist | Produkttypen | Muss |
| Unterstützt die Sprachen und Märkte, in denen wir heute verkaufen, und die, die wir hinzufügen wollen | Märkte | Muss |
| Schriftlich festgelegte Aufteilung, welche Felder das PIM verantwortet und welche im ERP oder Onlineshop bleiben | Führende Quelle | Muss |
| Genug Nutzerlizenzen für alle, die Produktdaten bearbeiten oder freigeben, ohne Überraschungen pro Lizenz | Team | Soll |
| Ein mit dem Anbieter vereinbarter Pilotumfang (eine Kategorie, ein Kanal) und ein Zieldatum für den Livegang | Planung | Soll |
Funktionale Anforderungen12 Anforderungen
| Anforderung | Bereich | Priorität |
|---|---|---|
| Produktfamilien oder Attributsätze mit Pflichtfeldern und Standardwerten pro Produkttyp | Datenmodell | Muss |
| Attributtypen für Text, Zahl mit Einheit, Einfach- und Mehrfachauswahllisten, Ja/Nein und Datum | Datenmodell | Muss |
| Eltern- und Variantenprodukte, mit gemeinsamen Inhalten am Elternprodukt und Unterschieden an der Variante | Varianten | Muss |
| Eigener Kategoriebaum plus Mapping auf Kanaltaxonomien wie die Google-Produktkategorien | Taxonomie | Muss |
| Validierungs- und Vollständigkeitsregeln pro Kanal, die den Export eines Produkts stoppen können | Datenqualität | Muss |
| Massenänderungen auf gefilterten Auswahlen, mit Vorschau, bevor die Änderung läuft | Massenbearbeitung | Muss |
| Eine Änderungshistorie pro Produkt, die zeigt, wer welches Feld wann geändert hat | Governance | Muss |
| Stufen mit Eingangskriterien, zugewiesenen Aufgaben und einem Prüfschritt vor der Veröffentlichung | Workflow | Soll |
| Bilder, Videos und Dokumente mit Produkten verknüpft, mit kanalspezifischen Bildgrößen | Digitale Assets | Soll |
| KI-gestützte Beschreibungen und Attributbefüllung, die unserer Markenstimme folgen, mit Prüfung durch einen Menschen | Anreicherung | Soll |
| Übersetzung lokalisierbarer Felder mit unserer eigenen Terminologie und einem Prüfschritt pro Sprache | Lokalisierung | Soll |
| Lieferantendateien und Feeds einmal gemappt und ohne manuelle Nacharbeit erneut importiert | Lieferantendaten | Soll |
Integration und Technik8 Anforderungen
| Anforderung | Bereich | Priorität |
|---|---|---|
| Native Konnektoren für die Shopsysteme und Marktplätze, auf denen wir verkaufen | Konnektoren | Muss |
| Ein dokumentierter Weg zu unserem ERP (nativer Konnektor, Middleware oder Dateiaustausch) mit vereinbarter Feldverantwortung | ERP | Muss |
| Import aus CSV, Excel, XML und JSON mit gespeicherten Mappings und einem Abgleichsschlüssel gegen Duplikate wie SKU oder EAN | Import | Muss |
| Exportvorlagen pro Kanal und Feeds, die sich aktualisieren, wenn sich der Katalog ändert | Export | Muss |
| Eine dokumentierte REST-API zum Lesen und Schreiben von Produkten und Kategorien | API | Soll |
| Webhooks, die andere Systeme benachrichtigen, wenn ein Produkt angelegt, aktualisiert oder angereichert wird | API | Kann |
| Große Importe und Massenänderungen laufen im Hintergrund auf dem gesamten Katalog | Performance | Soll |
| DSGVO-Konformität, bekannte Hosting-Region der Daten und, falls wir es brauchen, Single Sign-on | Sicherheit | Soll |
Anbieter, Kosten und Vertrag8 Anforderungen
| Anforderung | Bereich | Priorität |
|---|---|---|
| Veröffentlichte Preise oder ein schriftliches Angebot für Lizenz, Implementierung, KI-Nutzung und Mehrverbrauch | Preise | Muss |
| Ein realistischer Implementierungsplan, der sagt, wer die Arbeit macht: Anbieter, Partner oder unser Team | Implementierung | Muss |
| Vollständiger Datenexport in offenen Formaten, falls wir wechseln, ohne Zusatzkosten | Ausstieg | Muss |
| Ein kostenloser Tarif, eine Testphase oder ein bezahlter Pilot auf unseren eigenen Daten, bevor wir unterschreiben | Bewertung | Soll |
| Klare Supportkanäle, Reaktionszeiten und Hilfe beim Onboarding | Support | Soll |
| Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Grenzen für Preiserhöhungen schriftlich festgehalten | Vertrag | Soll |
| Referenzen von Unternehmen mit ähnlichem Katalog, ähnlicher Branche oder ähnlichem Kanalmix | Referenzen | Kann |
| Ein öffentliches Changelog oder eine Roadmap, die zeigt, wie oft das Produkt besser wird | Roadmap | Kann |
Priorisiere mit Muss, Soll und Kann
Eine Anforderungsliste, in der alles ein Muss ist, hat gar keine Prioritäten. Beschränke die Muss-Anforderungen auf die Punkte, ohne die das Projekt scheitert: meist Katalogumfang, Datenmodell, die Konnektoren zu deinen wichtigsten Kanälen, ein Weg zum ERP und Qualitätsregeln. Soll-Anforderungen machen das Team schneller. Kann-Anforderungen entscheiden zwischen zwei gleichwertigen Anbietern.
Ein nützlicher Test: Frag dich bei jeder Muss-Anforderung, ob du einen sonst perfekten Anbieter ablehnen würdest, dem sie fehlt. Wenn die Antwort nein ist, ist es eine Soll-Anforderung.
RFP-Vorlage für dein PIM
Ein RFP (Request for Proposal, also eine Angebotsanfrage) macht aus deinen Anforderungen ein Dokument, das Anbieter vergleichbar beantworten können. Halte es kurz: Ein RFP mit zehn Seiten beantworten Anbieter sorgfältiger als eines mit fünfzig. Nutze diese Struktur:
| RFP-Abschnitt | Was hineingehört |
|---|---|
| 1. Über uns | Unternehmen, Produkte, Kanäle, Märkte und das Problem, das du lösen willst |
| 2. Fakten zum Katalog | SKU-Anzahl und Wachstum, Produkttypen, Varianten, Sprachen, Datenquellen |
| 3. Anforderungen | Die Checkliste oben mit deinen Prioritäten; frag pro Zeile nach Ja, Teilweise oder Nein plus einer kurzen Erklärung |
| 4. Systemlandschaft | ERP, Onlineshop, Marktplätze und andere Systeme, mit den Datenflüssen dazwischen |
| 5. Demo-Skript | Szenarien, die der Anbieter an einer Stichprobe deiner eigenen Daten zeigen muss |
| 6. Preisformat | Lizenz, Implementierung, KI-Nutzung, zusätzliche Sprachen oder Kanäle, Mehrverbrauch, Preis für das zweite und dritte Jahr |
| 7. Implementierung | Plan, Zeitrahmen, wer die Arbeit macht, was du liefern musst |
| 8. Vertrag und Ausstieg | Laufzeit, Kündigungsfrist, Datenexport beim Ausstieg, Servicelevels |
| 9. Zeitplan und Bewertung | Frist für Antworten, Demotermine, Entscheidungsdatum und wie du bewertest |
Lass jede Demo auf deinen Daten laufen
Eine Demo nach Skript mit deinen eigenen Produkten zeigt in einer Stunde mehr als eine Woche Folien. Schick jedem Anbieter auf der Shortlist dieselbe Stichprobe, zum Beispiel 50 Produkte aus zwei Produkttypen plus eine unordentliche Lieferantendatei, und lass dir diese Szenarien live zeigen:
- Die Lieferantendatei importieren, ihre Spalten mappen und sie ohne Duplikate erneut importieren
- Eine Produktfamilie mit Pflichtattributen anlegen und die Produkte zuordnen
- Zehn Produkte anreichern: Beschreibungen, fehlende Attribute, SEO-Felder, danach prüfen
- Die angereicherten Produkte mit deiner eigenen Terminologie in eine zweite Sprache übersetzen
- Eine Qualitätsregel setzen, die Produkte ohne GTIN nur für einen einzigen Kanal blockiert
- In das Format deines wichtigsten Onlineshops oder Marktplatzes exportieren und zeigen, was sich geändert hat
- Nach all dem die Änderungshistorie eines Produkts zeigen
Bewerte Anbieter mit gewichteten Kriterien
Bewerte jeden Anbieter pro Kriterium von 1 bis 5, multipliziere mit der Gewichtung und addiere. Legt die Gewichtungen vor der ersten Demo fest, damit sie hinterher niemand zugunsten eines Anbieters anpasst. Die Gewichtungen unten sind ein Beispiel zum Anpassen, kein Standard:
| Kriterium | Beispielgewichtung | So sieht gut aus |
|---|---|---|
| Muss-Anforderungen abgedeckt | 30 % | Jede Muss-Anforderung mit Ja beantwortet und in der Demo gezeigt |
| Passung zu deinen Daten | 20 % | Die Demo mit deiner Stichprobe lief ohne Umwege |
| Integrationen | 15 % | Native Konnektoren für die wichtigsten Kanäle und ein klarer Weg zum ERP |
| Gesamtkosten über drei Jahre | 15 % | Alle Kosten bekannt, inklusive KI-Nutzung und Wachstum |
| Time-to-Value | 10 % | Ein Pilot in Wochen live, mit wenig Beratungsbedarf |
| Anbieter und Support | 10 % | Reaktionsschneller Support, klare Ausstiegsbedingungen, aktive Weiterentwicklung |
Häufige Fehler bei der PIM-Auswahl
Die meisten gescheiterten PIM-Auswahlen scheitern aus denselben wenigen Gründen. Achte in deinem Prozess darauf:
- Eine generische Funktionsliste kopieren, statt vom eigenen Katalog und den eigenen Kanälen auszugehen
- Alles zur Muss-Anforderung machen, sodass kein Anbieter ausscheiden kann
- Nur Lizenzpreise vergleichen, während Implementierung, KI-Nutzung und Wachstum die echten Kosten bestimmen
- Eine Demo mit den Beispieldaten des Anbieters akzeptieren statt mit deinen eigenen
- Annehmen, dass es einen ERP-Konnektor gibt, weil der Anbieter das Logo des ERP zeigt; frag, wie die Daten tatsächlich fließen
- Den Ausstieg vergessen: Prüf, dass du alle deine Daten in einem offenen Format exportieren kannst
Wie WISEPIM die Checkliste beantwortet
Uns ist lieber, du bewertest uns ehrlich, als dass wir zu viel versprechen. WISEPIM deckt die funktionale Gruppe der Checkliste ab: Produktfamilien, Varianten, Regeln in Quality Guard, die ein Produkt pro Kanal blockieren können, Workflow- und Lebenszyklusphasen, verknüpfte digitale Assets, KI-Anreicherung und Übersetzung in 70+ Sprachen, Massenbearbeitung und ein Audit-Log pro Produkt.
Bei der Integration importiert WISEPIM CSV, Excel, XML und JSON mit gespeicherten Mappings und SKU oder EAN als Abgleichsschlüssel, exportiert über Vorlagen und Feed Hub, hat eine REST-API mit Webhooks und ist nativ an Onlineshops wie Shopify, WooCommerce, Magento 2, Lightspeed und CCV Shop angebunden; alle PIM-Anbindungen im Überblick. Einen nativen Konnektor für ERPs wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Odoo gibt es nicht. Diese laufen über Dateiaustausch oder die API, wie unsere Ratgeber zu PIM und SAP und Business Central PIM erklären.
Die Preise stehen auf der Preisseite, KI kostet je nach Tarif ein paar Cent pro Produkt, und der kostenlose Tarif umfasst bis zu 100 Produkte. So kannst du das Demo-Skript selbst durchspielen, bevor du mit jemandem sprichst.
Häufige Fragen
Spiel das Demo-Skript selbst in WISEPIM durch
Importiere deine Stichprobe, setz eine Qualitätsregel und exportiere in deinen Kanal, alles im kostenlosen Tarif. Oder buch eine Demo, und wir gehen das Skript mit dir auf deinen Daten durch.