Business Central PIM: Artikelstammdaten und Produktinhalte pflegen

In Business Central ist ein Produkt ein Artikel. Die Artikelkarte enthält Artikelnummer, Beschreibung, eine zweite Beschreibungszeile, GTIN, Kategorie, Preise, Kosten und Lagereinstellungen sowie eine Reihe von Bildern. Rund um die Artikelkarte bietet Microsoft mehrere Funktionen, die nach Produktinformationsmanagement aussehen:

Diese Funktionen sind für die ERP-Arbeit gemacht: einkaufen, lagern, verkaufen und den richtigen Text auf eine Rechnung drucken. Sie stoßen an Grenzen, wenn derselbe Artikel in mehreren Kanälen eine vollständige Produktseite braucht. Ein paar dokumentierte Beispiele machen das konkret.

Das Feld Beschreibung am Artikel ist auf 100 Zeichen begrenzt, Beschreibung 2 auf 50, und Artikelübersetzungen decken genau diese beiden Felder ab. Das reicht für eine Auftragszeile, aber nicht für eine Produktbeschreibung, Bullet Points und SEO-Felder in fünf Sprachen. Textbausteine sind Zeilen für Belege und keine strukturierten Inhaltsfelder.

Der Shopify Connector von Microsoft selbst zeigt die Lücke deutlich. Er baut die Shopify-Beschreibung aus Textbausteinen, Marketingtext und als Tabelle formatierten Attributen, er nutzt keine Variantenübersetzungen, und er exportiert SEO-Titel und SEO-Beschreibung leer. Für einen ERP-Konnektor ist das eine vernünftige Voreinstellung und zugleich ein Zeichen, dass reichhaltige Inhalte pro Kanal von woanders kommen sollen.

Was du auf der Artikelkarte nicht findest, ist eine Sicht auf die Bereitschaft pro Kanal: welche Produkte alles haben, was Amazon, bol oder Google Shopping verlangen, und welche blockiert sind. Genau das ist die Aufgabe eines PIM.

Wenn du nach "Produktinformationsmanagement Dynamics 365" suchst, findest du ein Modul mit genau diesem Namen. Es gehört zu Dynamics 365 Supply Chain Management, nicht zu Business Central. Es deckt die Produktdefinition für den Betrieb ab: Produkttypen, Produktmaster und eindeutige Produkte, Produktdimensionen wie Farbe, Größe, Stil und Konfiguration, Kategorien, Attribute, Maßeinheiten, Übersetzungen und freigegebene Produkte pro juristischer Person.

Dynamics 365 Commerce baut darauf auf, mit typisierten Attributen, die über Kategorien und Kanäle vererbt und pro Produkt, Kanal, Katalog oder Variante überschrieben werden können. Die Dokumentation von Microsoft ergänzt, dass Produktdefinitionen aus PLM-, PDM- oder PIM-Systemen importiert werden können. Microsoft positioniert dieses Modul also als operativen Produktstamm, den ein PIM befüllen kann. Das ist dieselbe Aufteilung, die dieser Ratgeber für Business Central empfiehlt.

Ein Setup nur mit Business Central funktioniert gut, wenn du über einen Onlineshop in einer Sprache mit kurzen Produkttexten verkaufst. Ein eigenes PIM lohnt sich, sobald einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

Egal mit welchem Tool: Lege zuerst fest, welches System welches Feld besitzt. Eine übliche Aufteilung: Business Central besitzt Artikelnummer, GTIN, Preise, Kosten und Bestand; das PIM besitzt Titel, Beschreibungen, technische Daten, Medien und Übersetzungen. Dann wählst du eines von drei Mustern. Unser Ratgeber PIM vs. ERP geht tiefer auf diese Aufteilung ein.

Gleich vorweg: WISEPIM hat keine native Business Central Schnittstelle. Ist eine fertige Synchronisierung in beide Richtungen für dich ein Muss, lass sie dir von jedem Anbieter in Aktion zeigen, auch von uns. Was WISEPIM bietet, sind zwei dokumentierte Wege, die heute mit Business Central funktionieren.

Dateien: Exportiere deine Artikel aus Business Central nach Excel oder CSV und importiere die Produkte in WISEPIM. KI schlägt das Spalten-Mapping vor, du speicherst es einmal, und Artikelnummer oder GTIN dienen als Abgleichsschlüssel, damit der nächste Import Produkte aktualisiert, statt sie zu duplizieren. Wenn die Inhalte fertig sind, exportiere die Produkte mit einer gespeicherten Vorlage nach Excel oder CSV, im Spaltenlayout, das dein Business Central Import oder dein Onlineshop erwartet.

API: Mit der WISEPIM API liest, erstellst und aktualisierst du Produkte und Kategorien, und Webhooks melden, wenn ein Produkt erstellt, aktualisiert, angereichert oder übersetzt wird. Ein Entwickler oder dein Business Central Partner kann sie mit der Business Central API verbinden, direkt oder über eine Integrationsplattform.

Viele Business Central Kunden verkaufen über einen Onlineshop, den WISEPIM direkt anbindet, etwa Shopify, WooCommerce oder Magento 2. In diesem Setup pflegt Business Central Bestand und Preise im Onlineshop, WISEPIM liefert die Produktinhalte, und du entscheidest pro Feld, welches System es schreibt. Unter PIM-Verbindungen siehst du alle Plattformen, die WISEPIM direkt unterstützt.