Produktbeschaffung heißt: die Produkte finden, die du verkaufen willst, Lieferanten finden, die sie herstellen oder liefern, diese Lieferanten prüfen und vor der ersten Bestellung Preis, Mindestmengen und Lieferzeiten vereinbaren. Für einen Onlineshop gibt es sechs übliche Wege: direkt beim Hersteller kaufen, bei einem Großhändler oder Distributor kaufen, Dropshipping, ein Private-Label- oder White-Label-Produkt verkaufen, Lieferanten auf Messen treffen oder sie auf B2B-Plattformen finden.
Die meisten Ratgeber zur Beschaffung hören bei der Bestellung auf. Dieser geht einen Schritt weiter, zu dem Teil, der entscheidet, wie schnell ein neues Produkt live geht: die Produktdaten, die du beim Lieferanten anforderst, solange du noch Verhandlungsmacht hast. GTINs, Spezifikationen mit Einheiten, Bilder, die du nutzen darfst, Konformitätsunterlagen, die Zolltarifnummer und Verpackungseinheiten bekommst du vor der Anzahlung viel leichter als nach dem Wareneingang. Der Eintrag zu Product Data Sourcing in unserem Lexikon fasst die Datenseite kurz zusammen; dieser Leitfaden behandelt den ganzen Beschaffungsprozess.
Lieferanten finden: sechs Beschaffungsmodelle im Vergleich
Die Modelle unterscheiden sich darin, wer den Bestand hält, wie viel du vorab bindest und wie viel Kontrolle du über das Produkt und seine Daten bekommst. Viele Shops mischen sie: ein Kernsortiment als Private Label, Großhandelsmarken drumherum und ein paar Dropshipping-Produkte, um die Nachfrage zu testen.
Beschaffungsmodelle nebeneinander
| Direkt beim Hersteller | Du | Hoch: Mindestmengen in der Produktion | Hoch: Spezifikationen, Verpackung, Etiketten | Der Markeninhaber (der Hersteller oder du bei deiner eigenen Marke) | Datenblatt, Fabrikfotos; die Inhalte schreibst du oft selbst |
|---|---|---|---|---|---|
| Großhändler oder Distributor | Du | Mittel: Kartoneinheiten und Mindestbestellwerte | Keine: Du verkaufst die Marke, wie sie ist | Der Markeninhaber, steht schon auf der Verpackung | Eine Preisliste oder Katalogdatei, oft mit Markenbildern |
| Dropshipping | Der Lieferant | Niedrig: Du zahlst pro Bestellung | Keine | Der Markeninhaber | Ein Feed oder eine CSV, Qualität sehr unterschiedlich |
| Private oder White Label | Du | Hoch: Mindestmengen plus Branding | Hoch (Private Label) oder gering (White Label) | Du, als Markeninhaber | Was die Fabrik hat; den Rest baust du selbst |
| Messen | Je nach Vereinbarung | Unterschiedlich | Unterschiedlich | Hängt vom vereinbarten Modell ab | Broschüren und Muster; Daten kommen später |
| B2B-Plattformen und Verzeichnisse | Hängt vom Lieferanten ab | Unterschiedlich; Mindestmengen stehen beim jeweiligen Produkt | Unterschiedlich | Hängt vom Modell ab | Angebotstext und Fotos, selten vollständig |
Hersteller und Großhändler
Direkt beim Hersteller zu kaufen bringt den besten Stückpreis und das meiste Mitspracherecht beim Produkt, auf Kosten von Mindestproduktionsmengen, längeren Lieferzeiten und mehr Qualitätskontrolle. Ein Großhändler oder Distributor kauft bei vielen Marken und verkauft in kleineren Mengen. Du zahlst also mehr pro Stück, kannst dafür auch nur ein paar Kartons auf einmal bestellen.
Dropshipping
Beim Dropshipping versendet der Lieferant jede Bestellung an deinen Kunden, du hältst also keinen Bestand. Das ist ein günstiger Weg, ein Produkt zu testen, aber du bist beim Bestand, bei der Versandgeschwindigkeit und der Verpackung vom Lieferanten abhängig, und die Produktdaten in einem Dropshipping-Feed teilst du mit jedem anderen Shop, der denselben Artikel verkauft. Rechne damit, Titel und Beschreibungen neu zu schreiben, wenn du ranken willst.
Private Label und White Label
Ein Private-Label-Produkt wird nach deiner Spezifikation hergestellt und nur unter deiner Marke verkauft; ein White-Label-Produkt ist ein generischer Artikel, den mehrere Verkäufer mit ihrer Marke versehen. Der Unterschied zählt für Exklusivität, Mindestmengen und die Frage, wer die Compliance-Pflichten trägt, und unser Leitfaden White Label vs. Private Label geht ihn im Detail durch.
Messen und B2B-Plattformen
Auf Messen triffst du Lieferanten persönlich, nimmst Muster in die Hand und vergleichst ein Dutzend Fabriken an einem Tag. Auf B2B-Plattformen und in Lieferantenverzeichnissen suchst du Lieferanten vom Schreibtisch aus und schreibst ihnen. Das geht schneller, macht die Prüfung aber schwerer: Ein Angebot sagt wenig darüber, wer das Produkt tatsächlich herstellt. Nutze beides, um eine Shortlist zu erstellen, nicht um die Entscheidung zu treffen. Manche Shops beauftragen einen Beschaffungsagenten im Lieferland, der Fabriken besucht und Ware prüft. Das spart Reisen, aber der Agent handelt nur so weit in deinem Auftrag, wie der Vertrag es sagt, die Prüfung unten gilt also trotzdem.
Ein Modell nach Budget, Kontrolle und Sortimentsgröße wählen
Drei Fragen grenzen die Wahl schnell ein: Wie viel Geld kannst du in Bestand binden, brauchst du ein Produkt, das sonst niemand verkauft, und wie viele SKUs willst du führen? Der Ablauf unten ist ein Ausgangspunkt, keine Regel.
Welches Beschaffungsmodell passt
Die Mindestmenge ist meist die entscheidende Zahl. Ein Fabrikangebot mit „MOQ 500“ kann 500 Stück, 500 pro Farbe oder 500 Kartons bedeuten, was die Bestellung um den Faktor drei oder mehr verändert; der Leitfaden zur Mindestbestellmenge zeigt, wie du sie liest und verhandelst. Vergleiche Angebote nach Einstandspreis, nicht nach dem Ab-Werk-Preis: Fracht, Zoll und Einfuhrumsatzsteuer können einen großen Anteil auf die Rechnung aufschlagen, wie das Rechenbeispiel zum Einstandspreis zeigt.
Einen Lieferanten vor der ersten Bestellung prüfen
Ein guter Preis von einem Lieferanten, den du nicht überprüfen kannst, ist ein Risiko, kein Schnäppchen. Bevor du eine Anzahlung leistest, prüf diese Punkte und leg die Nachweise beim Lieferantendatensatz ab:
- Das Unternehmen existiert und ist, wer es vorgibt. Prüf den Eintrag im nationalen Handelsregister und bei einem EU-Lieferanten die USt-IdNr. im VIES-Dienst der Kommission. Eine Handelsfirma ist in Ordnung, aber du solltest wissen, ob du mit der Fabrik oder einem Zwischenhändler sprichst.
- Referenzen und Erfahrung. Frag nach zwei oder drei aktuellen Kunden in deinem Markt und ruf einen davon an.
- Compliance-Fähigkeit. Frag, ob der Lieferant die EU-Konformitätserklärung und Prüfberichte für Produkte mit CE-Kennzeichnung liefern kann und die Sicherheitsinformationen, die deine Produktseite zeigen muss. Ein Lieferant, der die Frage noch nie gehört hat, ist für einen EU-Händler ein Warnsignal.
- Zahlungs- und Lieferbedingungen schriftlich. Anzahlung, Restzahlung, Incoterm (EXW, FOB, DDP), Lieferzeit ab Bestellung oder ab Anzahlung und was passiert, wenn eine Lieferung zu spät kommt oder die Prüfung nicht besteht.
- Datenlieferung. Frag, wie der Lieferant Produktdaten schickt (Tabelle, XML-Feed, Link zu einem Katalog) und ob Updates als vollständige Datei oder nur als Änderungen kommen. Diese Datei bekommst du jede Saison.
Was du bei einer Musterbestellung prüfst
Bestell Muster jeder Variante, die du verkaufen willst, notfalls bezahlt, und teste sie so, wie dein Kunde es tun würde. Ein Muster ist auch deine erste Gelegenheit, Produktdaten zu erfassen, denen du trauen kannst, denn du misst den echten Artikel, statt ein Datenblatt abzuschreiben.
- Vergleiche das Muster mit dem Datenblatt. Maße, Gewicht, Material, Kapazität, Leistung: Miss sie nach. Abweichungen werden später zu falschen Produktseiten und Retouren.
- Prüf Kennzeichnungen und Etiketten. CE-Kennzeichnung, wo sie gilt, Name und Anschrift des Herstellers auf Produkt oder Verpackung, Typ- oder Chargennummer und Warnhinweise in den Sprachen der Länder, in die du verkaufst.
- Mach eigene Fotos. Auch wenn der Lieferant Bilder liefert, zeigen deine eigenen Fotos die echte Farbe und Oberfläche, und du hast Bilder, die vollständig dir gehören.
- Vereinbare ein Referenzmuster. Bewahr ein unterschriebenes oder versiegeltes Muster als Standard auf, an dem die Serienware geprüft wird.
Die Produktdaten, die du bei der Beschaffung vom Lieferanten anforderst
Fordere die Daten in derselben Nachricht wie die Preisanfrage an und mach ihre Lieferung zum Teil der Bestellung. Die Checkliste unten enthält, was ein Webshop, ein Marktplatz-Listing und eine EU-Compliance-Prüfung zusammen brauchen.
Datenanfrage an den Lieferanten: was du vor der Bestellung anforderst
GTINs: Der Markeninhaber vergibt sie
Nach den Regeln von GS1 vergibt normalerweise der Markeninhaber die GTIN, also die Organisation, der die Spezifikationen des Produkts gehören, egal wer es herstellt. Das kann laut GS1 der Hersteller sein, ein Importeur oder Großhändler, der unter eigener Marke verkauft, oder ein Händler mit eigener Marke. Bei einem Markenprodukt, das du im Großhandel kaufst, gibt es die GTIN schon, und du solltest sie vom Lieferanten bekommen, nicht selbst erfinden. Für dein Private-Label-Sortiment kommen die GTINs aus deiner eigenen GS1-Basisnummer, und die Fabrik druckt die Barcodes, die du ihr gibst.
Konformitätsunterlagen und GPSR-Angaben
Seit dem 13. Dezember 2024 verlangt die EU-Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit, dass Online-Angebote Name sowie Post- und elektronische Adresse des Herstellers zeigen, eine verantwortliche Person in der EU, wenn der Hersteller außerhalb der EU sitzt, Angaben zur Identifizierung des Produkts einschließlich einer Abbildung und alle Warnhinweise oder Sicherheitsinformationen, so Artikel 19 der Verordnung (EU) 2023/988. Artikel 12 verlangt außerdem von Händlern, vor dem Verkauf zu prüfen, ob Hersteller und Importeur ihre Kennzeichnungspflichten erfüllt haben. Die Checkliste oben enthält die Felder, die du anfordern solltest.
Bei Produkten mit CE-Kennzeichnung erstellt und unterschreibt der Hersteller die EU-Konformitätserklärung und bewahrt sie mit der technischen Dokumentation mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen auf, so die Seite Your Europe der Kommission. Als Importeur oder Wiederverkäufer wirst du danach gefragt, fordere also pro Produkt eine Kopie an, bevor du bestellst, nicht erst nachdem ein Marktplatz das Listing sperrt.
Zolltarifnummer und Ursprungsland
Lieferanten nennen oft nur die 4- oder 6-stellige HS-Position. Die Kombinierte Nomenklatur der EU ergänzt die 6-stellige HS-Unterposition um zwei Stellen, und unter der 8-stelligen KN-Nummer werden die meisten Waren beim EU-Zoll angemeldet, so die Europäische Kommission. Frag den Lieferanten nach dem Zolltarifcode, unter dem er exportiert, und dem Ursprungsland und bestätige die Zolltarifnummer für die Einfuhr dann selbst; der Leitfaden zum HS-Code führt dich Schritt für Schritt durch.
Durchgerechnetes Beispiel: was ein Lieferant von LED-Schreibtischlampen schickt und was du brauchst
Ein Fall zur Veranschaulichung: Ein Shop bezieht eine LED-Schreibtischlampe in Schwarz, Weiß und Salbeigrün von einem Hersteller, drei Varianten, mindestens 200 Stück pro Farbe. Die erste Antwort des Lieferanten ist typisch. Das stand drin, und das musste der Shop nachfordern:
- GTIN: Die Fabrik bot an, „jeden Barcode, den ihr wollt“ zu drucken. Die Lampe wird unter der eigenen Marke des Shops verkauft, also vergibt der Shop drei GTINs aus seiner eigenen GS1-Basisnummer, eine pro Farbe.
- Spezifikationen: „10W, 3 color modes, USB-C“ in einer Zeile. Der Shop braucht Leistung (10 W), Farbtemperaturen in Kelvin, Lichtstrom in Lumen, Kabellänge sowie Maße und Gewicht in getrennten Feldern mit Einheiten.
- Bilder: sechs Renderings auf Weiß aus einem Lieferantenkatalog, ohne Lizenz. Der Shop bittet um eine schriftliche Erlaubnis für Webshop, Marktplätze und Werbung und fotografiert Lifestyle-Bilder mit den Mustern.
- Compliance: ein CE-Logo auf dem Kartonaufdruck, aber keine Erklärung. Der Shop fordert die unterschriebene EU-Konformitätserklärung und Prüfberichte an und prüft, ob Karton und Beipackzettel die Herstelleradresse und Warnhinweise auf Niederländisch, Französisch und Deutsch zeigen.
- Zoll: nur die HS-Position 9405, die Leuchten und Beleuchtungskörper umfasst. Der Zolldienstleister des Shops bestätigt die vollständige KN-Nummer und den Zollsatz für das Ursprungsland.
- Verpackung und Logistik: 20 Lampen pro Karton, Kartonmaße und Bruttogewicht, Lieferzeit 35 Tage ab Anzahlung. Diese Angaben fließen in die Frachtkostenverteilung und die Bestellvielfachen im Webshop ein.
Nichts davon war schwer zu bekommen. Schwer wurde es erst nach der Anzahlung, weil die Aufmerksamkeit des Lieferanten schon beim nächsten Kunden war. Steht die Liste in der ersten Anfrage, kommen die Antworten mit dem Angebot statt nach Wochen voller Nachfass-E-Mails.
Lieferantendateien in deinen Katalog bringen, ohne sie abzutippen
Lieferantendaten kommen als Tabelle, als XML-Feed oder als Website, und sie kommen jede Saison wieder. WISEPIM importiert CSV-, Excel- und XML-Dateien, hochgeladen oder von einer URL abgerufen, die der Lieferant aktuell hält, und du ordnest jede Lieferantenspalte deinen eigenen Attributen zu. Ein gespeichertes Lieferantenprofil nutzt diese Zuordnung für die nächste Lieferung wieder und zeigt, was sich zwischen den Dateien geändert hat. WISEPIM importiert keine PDFs: Ein Katalog, den es nur als Dokument gibt, muss erst in eine Tabelle exportiert werden oder wird von den Webseiten des Lieferanten importiert, wo die KI jedes Produkt extrahiert. Die Importseite listet die Formate.
Sind die Produkte importiert, kann die KI-Anreicherung Spezifikationen wie Material und Maße aus dem Beschreibungstext des Lieferanten in eigene Attribute ziehen und die Inhalte für die Länder übersetzen, in die du verkaufst. Marken und Großhändler auf WISEPIM können außerdem ein Brand Portal veröffentlichen: einen aktuellen, schreibgeschützten Katalog, den Händler durchsuchen, als CSV oder Excel herunterladen oder in ihr eigenes WISEPIM-Projekt importieren, wenn die Marke das erlaubt. Lieferanten bearbeiten dort nicht deine Daten; du bekommst ihren aktuellen Katalog statt der Datei der letzten Saison.
