Product sourcing is het vinden van de producten die je wilt verkopen: kiezen wie ze maakt of levert, die leverancier controleren en prijs, minimale afname en levertijd afspreken voor je eerste bestelling. Voor een webshop zijn er zes gangbare routes: rechtstreeks bij een fabrikant inkopen, via een groothandel of distributeur, dropshipping, een private of white label product, leveranciers ontmoeten op beurzen, of ze vinden via B2B-platforms.
De meeste gidsen over producten inkopen stoppen bij de inkooporder. Deze gaat een stap verder, naar het deel dat bepaalt hoe snel een nieuw product live staat: de productdata die je opvraagt zolang je nog onderhandelingsruimte hebt. GTIN's, specificaties met eenheden, beelden die je mag gebruiken, compliance-documenten, de douanecode en verpakkingseenheden krijg je veel makkelijker voor je een aanbetaling doet dan nadat de goederen binnen zijn. De woordenboekpagina product data sourcing vat de datakant kort samen; deze gids behandelt het hele inkoopproces.
Zes manieren om producten in te kopen voor je webshop
De modellen verschillen in wie de voorraad houdt, hoeveel je vooraf vastlegt en hoeveel invloed je hebt op het product en de data. Veel webshops combineren ze: een eigen private label kern, A-merken via de groothandel eromheen en een paar dropship-producten om de vraag te testen.
Inkoopmodellen naast elkaar
| Rechtstreeks bij de fabrikant | Jij | Hoog: productieminimums | Hoog: specificaties, verpakking, labels | De merkeigenaar (de fabrikant, of jij bij je eigen merk) | Specificatieblad, fabrieksfoto's; content schrijf je vaak zelf |
|---|---|---|---|---|---|
| Groothandel of distributeur | Jij | Gemiddeld: dozen en minimale orders | Geen: je verkoopt het merk zoals het is | De merkeigenaar, staat al op de verpakking | Een prijslijst of catalogusbestand, vaak met merkbeelden |
| Dropshipping | De leverancier | Laag: je betaalt per order | Geen | De merkeigenaar | Een feed of CSV, kwaliteit wisselt sterk |
| Private of white label | Jij | Hoog: minimums plus branding | Hoog (private) of laag (white label) | Jij, als merkeigenaar | Wat de fabriek heeft; de rest bouw je zelf |
| Beurzen | Hangt af van de deal | Wisselend | Wisselend | Hangt af van het model dat je afspreekt | Brochures en samples; data volgt later |
| B2B-platforms en directories | Hangt af van de leverancier | Wisselend; minimums staan per product | Wisselend | Hangt af van het model | Listingtekst en foto's, zelden compleet |
Fabrikanten en groothandels
Rechtstreeks bij een fabrikant inkopen geeft de beste stuksprijs en de meeste invloed op het product, maar je krijgt productieminimums, langere levertijden en meer kwaliteitscontrole. Een groothandel of distributeur koopt in bij veel merken en verkoopt in kleinere aantallen: je betaalt meer per stuk, maar kunt een paar dozen tegelijk bestellen.
Dropshipping als test
Bij dropshipping verstuurt de leverancier elke order naar je klant, dus je houdt geen voorraad. Het is een goedkope manier om een product te testen, maar je bent afhankelijk van de leverancier voor voorraad, verzendsnelheid en verpakking, en de productdata in een dropship-feed deel je met elke andere webshop die hetzelfde artikel verkoopt. Reken erop dat je titels en omschrijvingen herschrijft als je wilt ranken.
Private label en white label
Een private label product wordt naar jouw specificatie gemaakt en alleen onder jouw merk verkocht; een white label product is een generiek artikel dat meerdere verkopers onder eigen naam zetten. Het verschil telt voor exclusiviteit, minimums en wie de compliance-plichten draagt. Onze gids white label vs private label gaat er uitgebreid op in.
Beurzen en B2B-platforms
Op een beurs ontmoet je leveranciers in persoon, pak je samples vast en vergelijk je een tiental fabrieken op een dag. Via B2B-platforms en leveranciersdirectories zoek en benader je leveranciers vanachter je bureau. Dat is sneller, maar controleren is lastiger: een listing zegt weinig over wie het product echt maakt. Gebruik beide om een shortlist te maken, niet om de keuze te maken. Sommige webshops schakelen een sourcing agent in het land van de leverancier in om fabrieken te bezoeken en goederen te inspecteren. Dat scheelt reizen, maar de agent werkt alleen voor jou zover het contract dat zegt, dus de controle hieronder blijft nodig.
Een inkoopmodel kiezen op budget, controle en assortimentsgrootte
Drie vragen maken de keuze snel kleiner: hoeveel geld je in voorraad kunt vastzetten, of je een product nodig hebt dat niemand anders verkoopt, en hoeveel SKU's je wilt voeren. Het schema hieronder is een vertrekpunt, geen regel.
Welk inkoopmodel past
De minimale afname is meestal het beslissende getal. Een offerte met "MOQ 500" kan 500 stuks betekenen, 500 per kleur of 500 dozen, en dat verandert de order met een factor drie of meer; in de gids over minimale bestelhoeveelheid lees je hoe je het leest en erover onderhandelt. Vergelijk offertes op landed cost, niet op de prijs af fabriek: vracht, invoerrechten en invoer-btw kunnen een flink deel bovenop de factuur leggen, zoals het rekenvoorbeeld in landed cost berekenen laat zien.
Een leverancier controleren voor de eerste inkooporder
Een scherpe prijs van een leverancier die je niet kunt controleren is een risico, geen koopje. Check deze punten voor je een aanbetaling doet en bewaar het bewijs bij de leverancier:
- Het bedrijf bestaat en is wie het zegt te zijn. Controleer de inschrijving in het handelsregister van dat land (in Nederland de KVK) en bij een EU-leverancier het btw-nummer in VIES van de Europese Commissie. Een handelsbedrijf is prima, maar je wilt weten of je met de fabriek praat of met een tussenpersoon.
- Referenties. Vraag twee of drie huidige klanten in jouw markt en bel er minstens een.
- Compliance. Vraag of ze de EU-conformiteitsverklaring en testrapporten kunnen leveren voor producten met CE-markering, en de veiligheidsinformatie die op je productpagina moet staan. Een leverancier die die vraag nog nooit kreeg, is een waarschuwing voor een EU-verkoper.
- Betaal- en leveringsvoorwaarden op papier. Aanbetaling, restbetaling, Incoterm (EXW, FOB, DDP), levertijd vanaf order of vanaf aanbetaling, en wat er gebeurt als een zending te laat is of de inspectie niet doorstaat.
- Hoe de data binnenkomt. Vraag hoe ze productdata aanleveren (spreadsheet, XML-feed, een link naar een catalogus) en of updates als volledig bestand komen of alleen de wijzigingen. Dat bestand krijg je elk seizoen opnieuw.
Waar je op let bij een proefbestelling
Bestel samples van elke variant die je wilt verkopen, desnoods betaald, en test ze zoals je klant dat doet. Een sample is ook je eerste kans om productdata vast te leggen die je kunt vertrouwen, omdat je het echte artikel meet in plaats van een specificatieblad over te nemen.
- Vergelijk het sample met het specificatieblad. Afmetingen, gewicht, materiaal, inhoud, vermogen: meet ze na. Verschillen worden later foute productpagina's en retouren.
- Controleer markeringen en labels. CE-markering waar die geldt, naam en adres van de fabrikant op product of verpakking, type- of batchnummer, en waarschuwingen in de talen van de landen waar je verkoopt (voor België ook Frans).
- Fotografeer het. Ook als de leverancier beelden levert, laten je eigen foto's de echte kleur en afwerking zien en zijn het beelden die helemaal van jou zijn.
- Spreek een referentiesample af. Bewaar een gesigneerd of verzegeld exemplaar als standaard waartegen de bulkorder wordt gekeurd.
Welke productdata je bij de leverancier opvraagt voor je bestelt
Vraag de data op in hetzelfde bericht als de prijsaanvraag, en maak de aanlevering onderdeel van de order. De checklist hieronder is wat je webshop, een marketplace-listing en een EU-compliancecheck samen nodig hebben.
Data-aanvraag aan de leverancier: wat je opvraagt voor je bestelt
GTIN's: de merkeigenaar kent ze toe
Volgens de regels van GS1 kent normaal de merkeigenaar de GTIN toe, de organisatie die eigenaar is van de productspecificaties, ongeacht wie het product maakt. Dat kan de fabrikant zijn, een importeur of groothandel die onder eigen merk verkoopt, of een retailer met een eigen merk, aldus GS1. Voor een merkproduct dat je via de groothandel koopt, bestaat de GTIN al en krijg je hem van de leverancier; verzin er geen. Voor je eigen private label komen de GTIN's uit je eigen GS1-bedrijfsprefix, en drukt de fabriek de barcodes af die jij aanlevert.
Compliance-documenten en GPSR-gegevens
Sinds 13 december 2024 verplicht de Europese verordening algemene productveiligheid (GPSR) online aanbiedingen om naam, postadres en elektronisch adres van de fabrikant te tonen, een verantwoordelijke persoon in de EU als de fabrikant daarbuiten zit, informatie waarmee het product te identificeren is inclusief een afbeelding, en eventuele waarschuwingen of veiligheidsinformatie, volgens artikel 19 van Verordening (EU) 2023/988. Artikel 12 vraagt distributeurs bovendien te controleren of fabrikant en importeur hun etiketteringsplichten hebben nageleefd voor ze verkopen. De checklist hierboven noemt de velden die je opvraagt.
Voor producten met CE-markering stelt de fabrikant de EU-conformiteitsverklaring op, ondertekent hem en bewaart hem met de technische documentatie minstens 10 jaar nadat het product op de markt is gebracht, volgens de pagina Your Europe van de Europese Commissie. Als importeur of wederverkoper word je ernaar gevraagd, dus vraag per product een kopie op voor je bestelt, niet pas als een marketplace de listing blokkeert.
Douanecode en land van oorsprong
Leveranciers geven vaak alleen de 4- of 6-cijferige HS-post. De Gecombineerde Nomenclatuur van de EU voegt twee cijfers toe aan de 6-cijferige HS-onderverdeling, en onder die 8-cijferige GN-code worden de meeste goederen ingedeeld als ze bij de EU-douane worden aangegeven, volgens de Europese Commissie. Vraag de leverancier om zijn exportcode en het land van oorsprong en bevestig de invoercode zelf; de gids HS-code opzoeken loopt het stap voor stap door.
Voorbeeld: wat een leverancier van led-bureaulampen stuurt, en wat je nodig hebt
Een illustratief voorbeeld: een webshop koopt een led-bureaulamp in zwart, wit en saliegroen bij een fabrikant in, drie varianten, minimaal 200 stuks per kleur. Het eerste antwoord van de leverancier is typisch. Dit stond erin, en dit moest de webshop nog najagen:
- GTIN: de fabriek bood aan "elke barcode die je wilt" te drukken. De lamp wordt onder het eigen merk van de webshop verkocht, dus de webshop kent drie GTIN's toe uit de eigen GS1-prefix, een per kleur.
- Specificaties: "10W, 3 color modes, USB-C" op een regel. De webshop heeft vermogen (10 W), kleurtemperaturen in kelvin, lichtstroom in lumen, kabellengte en afmetingen en gewicht in aparte velden met eenheden nodig.
- Beelden: zes renders op wit uit een leverancierscatalogus, zonder licentie. De webshop vraagt schriftelijke toestemming voor webshop, marketplaces en advertenties, en maakt sfeerfoto's van de samples.
- Compliance: een CE-logo op het doosontwerp maar geen verklaring. De webshop vraagt de ondertekende EU-conformiteitsverklaring en testrapporten op, en controleert of doos en bijsluiter het adres van de fabrikant en waarschuwingen in het Nederlands, Frans en Duits tonen.
- Douane: alleen HS-post 9405, de post voor lichtarmaturen en verlichtingstoestellen. De douane-expediteur van de webshop bevestigt de volledige GN-code en het tarief voor het land van oorsprong.
- Verpakking en logistiek: 20 lampen per omdoos, afmetingen en brutogewicht van de doos, levertijd 35 dagen na aanbetaling. Die gegevens voeden de vrachtverdeling en de bestelveelvouden in de webshop.
Niets hiervan was moeilijk te krijgen. Het was moeilijk te krijgen na de aanbetaling, omdat de aandacht van de leverancier toen al bij de volgende klant lag. Zet je de lijst in de eerste aanvraag, dan komen de antwoorden mee met de offerte in plaats van na weken nabellen en mailen.
Leveranciersbestanden in je catalogus zonder overtypen
Leveranciersdata komt binnen als spreadsheet, XML-feed of website, en komt elk seizoen opnieuw. WISEPIM importeert CSV-, Excel- en XML-bestanden, geüpload of opgehaald van een URL die de leverancier actueel houdt, en je koppelt elke kolom van de leverancier aan je eigen attributen. Een opgeslagen leveranciersprofiel (Supplier profile) hergebruikt die koppeling bij de volgende levering en laat zien wat er tussen de bestanden is veranderd. WISEPIM importeert geen pdf's: een catalogus die alleen als document bestaat, moet je eerst naar een spreadsheet exporteren, of importeren vanaf de webpagina's van de leverancier, waar AI elk product uitleest. Op de pagina producten importeren staan de formaten.
Staan de producten erin, dan kan AI-verrijking specificaties zoals materiaal en afmetingen uit de omschrijving van de leverancier halen en in aparte attributen zetten, en de content vertalen voor de landen waar je verkoopt. Merken en groothandels op WISEPIM kunnen ook een merkportaal publiceren: een live, alleen-lezen catalogus die retailers bekijken, downloaden als CSV of Excel, of in hun eigen WISEPIM-project importeren als het merk dat toestaat. Leveranciers bewerken jouw data daar niet; jij krijgt hun actuele catalogus in plaats van het bestand van vorig seizoen.
