Referentiedata in je productcatalogus: codes, lijsten en beheer

Referentiedata is de verzameling toegestane waarden waar andere data naar verwijst: landcodes, valuta, meeteenheden, kleurnamen, maatsystemen en classificatiecodes. Het beschrijft niet één product of één order, maar de lijsten waar producten en orders uit kiezen, zoals NL, EUR, KGM of "marineblauw".

In een productcatalogus zorgt referentiedata ervoor dat 4.000 producten allemaal "marineblauw" zeggen in plaats van marine, Marineblauw, donkerblauw en navy. Het verandert zelden, het wordt gedeeld door elk product en elk kanaal, en als het fout is, herhaalt de fout zich in één keer door de hele catalogus. Daarom heeft referentiedata een eigenaar nodig, een versie en een koppeling naar de codelijst van elk kanaal.

Referentiedata vs stamgegevens vs transactiedata vs metadata

Datateams verdelen bedrijfsdata in vier soorten. In de praktijk lopen de grenzen in elkaar over (sommigen zien referentiedata als onderdeel van masterdata), maar de indeling helpt bij de vraag wie wat beheert en hoe vaak het verandert.

Een eenvoudige toets: als een waarde alleen zin heeft als keuze uit een vaste lijst, is het referentiedata. Het gewicht van een product (1,25) is een stamgegeven; de eenheid erachter (kg) komt uit een referentielijst. Het land van de klant op een order is transactiedata, maar de lijst met landen waaruit de order kan kiezen is referentiedata. Meer over de kant van de stamgegevens lees je bij master data management.

Externe codelijsten waar elke productcatalogus op leunt

Veel referentiedata hoef en mag je niet zelf verzinnen. Internationale organisaties publiceren het, en kanalen verwachten dat je hun codes precies gebruikt. Dit zijn de lijsten die een webwinkel of groothandel als eerste tegenkomt.

Een paar feiten achter de tabel. Feeds en marktplaatsbestanden combineren een prijs met een ISO 4217-valutacode; Google Merchant Center verwacht bijvoorbeeld 15.00 EUR en niet €15. De lijst van UN/ECE Recommendation 20, die Peppol-e-facturatie gebruikt in Revision 11e, definieert KGM als de kilogram en H87 als een stuk (Peppol-codelijst); in de uitleg over meeteenheden in productdata lees je hoe je ze modelleert. Het Geharmoniseerd Systeem telt meer dan 5.000 goederengroepen met elk een code van zes cijfers en wordt door meer dan 200 landen en economieën gebruikt (WCO); de EU voegt twee cijfers toe voor haar Gecombineerde Nomenclatuur, die je vanaf post 8539 kunt doorbladeren.

Ook classificatiestandaarden hebben versies. Volgens ETIM International is de huidige officiële release ETIM 10.0, gepubliceerd in december 2024, met tussentijdse dynamische releases voor klassen die klaar zijn voor publicatie. Is je catalogus ingedeeld volgens een oudere release, dan zijn sommige klassen en kenmerken veranderd. GS1 GPC gebruikt op elk niveau codes van acht cijfers, bijvoorbeeld Segment 47000000 (Cleaning/hygiene products) en Family 47100000 (Cleaning products), en alleen de brick gaat mee in de uitwisseling via GS1-datapools; segment, family en class helpen je alleen de juiste brick te vinden (GS1 Nederland). De gidsen over ETIM en GS1 GPC leggen beide structuren uit.

Eigen waardelijsten: kleuren, maten en materialen

De tweede soort referentiedata is van jezelf: de kleurnamen, maatreeksen, materialen en pasvormen die je catalogus toestaat. Niemand publiceert die voor je, en juist hier loopt een catalogus uit de pas. Het ene leveranciersbestand zegt Midnight, het tweede Dk Navy, het derde 410, en zonder vaste lijst komen ze alle drie in het kleurfilter terecht.

Een goede eigen lijst bewaart elke waarde als vaste code met labels per taal, plus een koppeling naar elk kanaal met een eigen lijst. Een illustratief voorbeeld voor één kleur:

• Code: navy (verandert nooit, gebruikt in exports en regels)
• Labels: Navy (en), Marineblauw (nl), Marineblau (de), Bleu marine (fr)
• Filtergroep in de webshop: Blauw
• Kleur voor Google Shopping: Marineblauw, dezelfde naam als op de productpagina
• Synoniemen van leveranciers: Midnight, Dk Navy, 410 (gekoppeld bij import, nooit gepubliceerd)

Kanaalregels maken die koppeling nodig. Het kleurattribuut van Google accepteert maximaal drie kleuren gescheiden door schuine strepen (Rood/Groen/Zwart), weigert waarden zoals "zie afbeelding" of "N/A" en vraagt dezelfde kleurnaam als op de landingspagina (Google Merchant Center). Voor kledingmaten accepteert size_system alleen AU, BR, CN, DE, EU, FR, IT, JP, MEX, UK en US, en laat je het weg, dan gebruikt Google het systeem van het doelland. Vrije tekst haalt zulke regels nooit consequent; een gecodeerde lijst met koppeling wel.

Eén maatreeks gekoppeld aan drie kanaalformaten

Maten laten zien waarom koppelen beter is dan kopiëren. Neem een illustratieve gebreide damestrui in EU-maten 36 tot en met 44. Je referentielijst bewaart vijf codes: eu_36, eu_38, eu_40, eu_42 en eu_44. Elk kanaal krijgt wat het verwacht:

• Filter in de webshop: het label 36, 38, 40, 42, 44, met een maattabel die de internationale maten van je merk toont (bijvoorbeeld S voor 36 en 38).
• Google Shopping: maat 38 met size_system EU, zodat Google 38 niet als Amerikaanse maat leest.
• Een marktplaats met alleen lettermaten: een koppeling die M stuurt voor eu_38, één keer bepaald door de eigenaar van de lijst in plaats van per product door wie toevallig uploadt.

Verandert het merk de pasvorm en hoort 38 voortaan bij een andere lettermaat, dan pas je één koppelregel aan. De 300 producten met maatcode eu_38 blijven ongemoeid en elk kanaal krijgt bij de volgende export de nieuwe waarde. Had je de lettermaat in elk product getypt, dan was dezelfde wijziging een bulkbewerking geweest waarbij je er makkelijk een paar mist.

Hetzelfde patroon geldt voor materialen (jouw cotton_organic naar Organic cotton van een marktplaats), eenheden (jouw kg naar KGM in een B2B-bestand) en categorieën (jouw categorie naar een Google-productcategorie). Bewaar je waarde één keer, koppel hem per kanaal en houd de koppeling op dezelfde plek als de lijst.

Referentiedata beheren: eigenaar, versies en kanaalkoppelingen

Governance van referentiedata is klein vergeleken met die van stamgegevens, maar moet streng zijn. Vier regels dekken de meeste catalogi:

1. Eén eigenaar per lijst. Eén persoon beslist of "petrol" een nieuwe kleur wordt of bij een bestaande hoort. Zonder eigenaar voegt elke import waarden toe.
2. Codes zijn blijvend, labels niet. Pas een label vrij aan (Marine naar Marineblauw); hergebruik of hernoem nooit een code waar exports en regels op leunen. Zet een waarde die verdwijnt op inactief.
3. Houd de versie van elke externe standaard bij. Leg vast welke ETIM-release, GPC-release en GN-jaar je classificatie gebruikt, en plan de update als er een nieuwe komt.
4. Koppel kanaallijsten, kopieer ze niet. Houd je eigen lijst als bron en onderhoud per kanaal een koppeling naar hun codes, zodat een wijziging bij een kanaal de koppeling raakt en niet elk product.

Bredere data governance voegt rollen, beleid en audits toe voor stamgegevens; voor referentiedata is de stroom hierboven meestal genoeg.

Wat je doet als ETIM, de GN of een ISO-lijst een nieuwe versie uitbrengt

Externe lijsten veranderen in hun eigen tempo, en elke lijst vraagt een andere reactie. ETIM International brengt ongeveer elke drie jaar een officiële release uit, met dynamische releases ertussen (ETIM International). De EU publiceert bijlage I van de Gecombineerde Nomenclatuur (GN) elk jaar opnieuw als aparte verordening in het Publicatieblad, met de wijzigingen in het Geharmoniseerd Systeem die bij de WCO zijn afgesproken en eigen aanpassingen (Europese Commissie). ISO-land- en valutacodes veranderen alleen als een land, een deelgebied of een munt verandert.

• Nieuwe ETIM-release: vergelijk je overgenomen klassen met de nieuwe release, noteer klassen die zijn gesplitst, samengevoegd of vervangen, en koppel die producten opnieuw voordat partners tegen de nieuwe release valideren. Een dynamische release bevat ook de klassen die in de volgende officiële release verdwijnen, met een markering; die markering is je vroege waarschuwing.
• Nieuw GN-jaar: controleer elke GN-code van acht cijfers in je catalogus tegen de nieuwe lijst zodra die is gepubliceerd. Een code die niet meer bestaat, wordt in een douaneaangifte geweigerd, en herstellen in de catalogus is goedkoper dan aan de grens.
• Gewijzigde ISO-code: voeg de nieuwe code toe aan je lijst, zet de oude op inactief en zet de betrokken producten in één bulkbewerking om. Werk daarna elke kanaalkoppeling bij die naar de oude code wees.
• Je eigen lijsten: loop ze na als het assortiment verandert, bijvoorbeeld voor een seizoen met nieuwe materialen of een nieuwe maatreeks, in plaats van het eerste leveranciersbestand te laten beslissen.

De referentiedata in een bestaande catalogus doorlichten

De meeste catalogi bevatten al referentiedata, alleen niet als lijsten. Een eerste controle kost een middag met een export van alle producten:

1. Noteer elk veld dat een keuze zou moeten zijn. Kleur, maat, materiaal, land van oorsprong, eenheid, merk, categorie, certificering. Alles met veel minder unieke waarden dan producten is een kandidaat.
2. Tel de unieke waarden per veld. Heeft een modecatalogus met 14 kleuren bijvoorbeeld 212 unieke waarden in het kleurveld, dan zie je hoeveel opschoonwerk er ligt.
3. Groepeer schrijfwijzen van dezelfde waarde. Hoofdletters, spaties en leestekens veroorzaken veel dubbelingen; synoniemen (Dk Navy, Midnight) vragen een menselijke beslissing.
4. Controleer externe codes tegen de standaard. Land van oorsprong hoort tweeletterig te zijn, valuta drieletterig, HS-codes geldig voor het huidige jaar.
5. Kies per lijst een eigenaar en codes, en zet het veld om van vrije tekst naar een select-attribuut dat alleen waarden uit de lijst accepteert.
6. Bepaal wat er met nieuwe waarden bij een import gebeurt: product weigeren, accepteren en markeren voor controle, of automatisch accepteren bij lijsten met weinig risico.

Zeven manieren waarop slechte referentiedata een catalogus breekt

1. Varianten van één waarde. Marineblauw, marineblauw en MARINEBLAUW splitsen één filteroptie in drie, met elk een derde van de producten.
2. Landnamen in plaats van codes. Holland, Netherlands en Nederland in land van oorsprong falen allemaal in een veld dat NL verwacht.
3. Eenheden in waarden. 500g als tekst is niet te vergelijken met 0,5 kg; de eenheid hoort in een eigen gecodeerd veld.
4. Hergebruikte codes. De code rood hernoemen naar koraal verandert ongemerkt elk product dat rood was.
5. Verouderde classificatie. Producten blijven op een ETIM-klasse of HS-code staan die een nieuwere release heeft gesplitst of vervangen, en exports naar partners falen bij de validatie.
6. Kanaalwaarden opgeslagen als stamgegeven. Typ je de kleur voor Google in het product in plaats van hem te koppelen, dan wordt elke kanaalwijziging een bulkbewerking.
7. Door elkaar gebruikte identificatiecodes. SKU, GTIN en artikelnummer van de leverancier in één veld breekt elke zoekactie; zie SKU vs EAN.

Optiesets, eenheden en classificatie in WISEPIM

WISEPIM bewaart eigen referentiedata in optiesets (Option sets): gedeelde lijsten met toegestane waarden voor select- en multiselect-attributen. Elke waarde heeft een code en een label per taal, één set kan meerdere attributen bedienen, en waarden kun je op inactief zetten in plaats van verwijderen. Elke set heeft een regel voor onbekende waarden uit een import: product overslaan, waarde toevoegen met een controlemarkering, of automatisch toevoegen. CSV-imports kunnen waarden van leveranciers koppelen aan bestaande opties, en de pagina met attribuutwaarden groepeert schrijfwijzen die alleen in hoofdletters, spaties of leestekens verschillen, zodat je ze kunt samenvoegen (zie attribuutwaarde-normalisatie).

Met de werkruimtefunctie Classification aan bevatten UOM code sets eenheden met code, symbool, namen per taal en een omrekenfactor naar een basiseenheid. De classificatiewerkruimte toont ook ETIM-klassen en GS1 GPC: een ETIM-klasse kun je overnemen als productfamilie met haar kenmerken, een mapping review stelt koppelingen voor tussen jouw families en attributen en ETIM, en GPC-knooppunten kun je importeren als categorieën met hun volledige pad. Meer op de pagina over productclassificatie.

WISEPIM onderhoudt de externe standaarden niet voor je: jij kiest de ETIM- en GPC-releases, en kanaalspecifieke koppelingen voor kleuren of maten blijven onderdeel van hoe je elke export inricht.