Naar hoofdinhoud
Terug naar E-commerce Woordenboek

PIM Workflow Automatisering

Operationeel en workflowbeheerIntermediate niveau

PIM workflow automatisering omvat het gebruik van technologie om repetitieve taken en processen binnen een PIM-systeem te stroomlijnen en te automatiseren, van dataverrijking tot publicatie.

Image by · CC BY 4.0

Wat is PIM Workflow Automatisering?

PIM workflow automatisering is een functie in een PIM systeem die taken automatisch uitvoert volgens vaste regels. De software neemt herhalende taken van u over. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in uw productinformatie. U gebruikt automatisering voor verschillende stappen in uw werkproces: * Het ophalen van data uit een ERP of van leveranciers. * Het controleren of productinformatie compleet en correct is. * Het toewijzen van taken aan medewerkers voor vertalingen of teksten. * Het regelen van goedkeuringen voordat informatie online komt. * Het versturen van producten naar webshops en marktplaatsen. Automatisering zorgt dat uw producten sneller online staan. Uw team besteedt minder tijd aan administratie en meer tijd aan de kwaliteit van de content. Met WISEPIM stelt u deze workflows eenvoudig in om uw dagelijkse werk efficiënter te maken.

Waarom PIM Workflow Automatisering belangrijk is voor e-commerce

PIM workflow automatisering is een systeem dat taken rondom uw productinformatie automatisch uitvoert. Het vervangt handmatig werk door slimme regels in uw PIM software. Handmatige taken kosten veel tijd en vergroten de kans op fouten. Automatisering zorgt dat uw productdata direct klopt op alle verkoopkanalen. U zet nieuwe producten hierdoor sneller online voor uw klanten. Dit verbetert de klantervaring omdat de informatie altijd juist is. U bespaart hiermee kosten en beheert een groter assortiment zonder extra personeel.

Voorbeelden van PIM Workflow Automatisering

  • 1Het systeem start direct een vertaalproces zodra u een productbeschrijving in de brontaal goedkeurt.
  • 2Producten worden automatisch gepubliceerd op marktplaatsen zodra alle verplichte velden zijn ingevuld.
  • 3Het PIM stuurt leveranciers automatisch een bericht als er foto's of video's bij een product ontbreken.
  • 4Het systeem stuurt wijzigingen eerst naar een manager voor controle voordat de data live gaat.
  • 5Het systeem vult productdata direct aan met externe technische informatie tijdens het importeren van nieuwe data.
Image by · CC BY 4.0

Hoe WISEPIM helpt

  • Aanpasbare workflows: WISEPIM heeft een visuele tool om processen te bouwen. U ontwerpt hiermee stappen die passen bij uw bedrijf. Zo automatiseert u taken rondom productinformatie eenvoudig.
  • Minder handmatig werk: WISEPIM neemt herhalende taken van u over. Het systeem controleert gegevens en zet producten automatisch online. Dit voorkomt fouten en bespaart uw team veel tijd.
  • Snellere time-to-market: WISEPIM helpt u om producten sneller te verkopen. Het systeem versnelt het verwerken van alle gegevens. Hierdoor staan nieuwe producten sneller live op al uw kanalen.
  • Betere productinformatie: WISEPIM controleert gegevens automatisch. Het systeem bewaakt de kwaliteit met vaste stappen voor goedkeuring. Zo plaatst u alleen kloppende informatie in uw webshop.
  • Betere samenwerking: WISEPIM geeft automatisch taken en meldingen aan de juiste collega. Iedereen weet direct wat er moet gebeuren. Dit maakt het samenwerken in uw team makkelijker.

Veelgemaakte fouten met PIM Workflow Automatisering

  • Automatiseer geen processen die handmatig al niet goed werken. Een onduidelijk proces zorgt met automatisering alleen maar voor meer fouten.
  • Sla de menselijke controle niet over. Medewerkers moeten marketingteksten en productkenmerken altijd controleren op nauwkeurigheid en de juiste merkstijl.
  • Negeer een slechte datakwaliteit niet. Automatisering lost fouten in de bron niet op. Het verspreidt onjuiste informatie juist sneller naar al uw verkoopkanalen.
  • Pas uw workflows regelmatig aan. Uw assortiment en de eisen van verkoopkanalen veranderen vaak. Oude workflows remmen de groei van uw bedrijf af.
  • Gebruik een goede koppeling met andere systemen. Zonder integratie met uw ERP of DAM kunt u productinformatie niet makkelijk doorsturen naar webshops of marketplaces.

Tips voor PIM Workflow Automatisering

  • Breng eerst uw huidige werkwijze volledig in kaart. Noteer alle handmatige stappen voordat u begint met automatiseren. U ziet dan direct waar vertragingen ontstaan. Ook ontdekt u welke taken dubbel gebeuren.
  • Geef elke stap in het proces een vaste eigenaar. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de invoer en het verrijken van data. Dit is het toevoegen van extra productinformatie. Zo voorkomt u onduidelijkheid over taken.
  • Stel regels in voor automatische datavalidatie. Dit is een automatische controle op fouten in uw gegevens. Het systeem controleert de data direct bij de invoer. Zo voorkomt u problemen later in het proces.
  • Controleer regelmatig of uw workflows nog goed werken. Gebruik cijfers en feedback van gebruikers om verbeteringen te vinden. Pas de automatisering aan wanneer uw bedrijf groeit of verandert.
  • Koppel uw PIM aan andere systemen zoals uw ERP, DAM en webshop. Met de integraties van WISEPIM stroomt data automatisch tussen deze platformen. U hoeft gegevens dan niet meer handmatig over te zetten.

Trends rondom PIM Workflow Automatisering

  • AI-gestuurde contentverrijking en -generatie: AI-modellen automatiseren de creatie van productbeschrijvingen, SEO-tags en zelfs alt-teksten voor afbeeldingen op basis van ruwe data, wat de contentcreatie en lokalisatie aanzienlijk versnelt.
  • Voorspellende workflow-optimalisatie: AI analyseert workflowprestaties om verbeteringen voor te stellen, knelpunten te identificeren en dynamisch taken toe te wijzen voor maximale efficiëntie en doorvoer.
  • Verbeterde integratie voor headless commerce architecturen: PIM workflows worden cruciaal voor real-time datalevering en -synchronisatie over meerdere frontends en kanalen, ter ondersteuning van naadloze headless ervaringen.
  • Geautomatiseerd beheer van compliance- en duurzaamheidsdata: Workflows markeren automatisch ontbrekende compliance-attributen of integreren data van duurzaamheidsplatforms om productinformatie te verrijken voor rapportage en consumententransparantie.
  • Low-code/no-code workflow builders: Bedrijfsgebruikers krijgen de mogelijkheid om workflows te ontwerpen en aan te passen zonder uitgebreide IT-betrokkenheid, wat de flexibiliteit vergroot en de afhankelijkheid van ontwikkelaars vermindert.

Tools voor PIM Workflow Automatisering

  • WISEPIM: Biedt geavanceerde workflowautomatisering voor productdata governance, verrijking, validatie en kanaalsyndicatie, met integratie met diverse e-commerce platforms.
  • Akeneo PIM: Biedt flexibele workflowmanagementfunctionaliteiten om productdataprocessen te stroomlijnen, inclusief validatie, vertaling en goedkeuringscycli, ter ondersteuning van complexe datamodellen.
  • Salsify: Bekend om zijn robuuste workflow engine die contentcreatie, samenwerking en syndicatie over diverse verkoopkanalen automatiseert, wat de time-to-market versnelt.
  • Magento (Adobe Commerce): Hoewel primair een e-commerce platform, integreert het met PIM systemen om productdata-updates en publicatie naar webshops te automatiseren, ter ondersteuning van complexe productcatalogi.
  • Shopify Plus: Integreert met PIM-oplossingen om de stroom van verrijkte productdata te automatiseren, wat zorgt for consistente en actuele productinformatie in de e-commerce winkel met schaalbare API-mogelijkheden.

Gerelateerde termen

API (Application Programming Interface)Batch processingBOPIS (Buy Online, Pick Up in Store) DataBusiness rulesChannel ReadinessCross-functional Collaboration

Ook bekend als

PIM procesautomatiseringProduct data automatiseringContent workflow automatisering

Veelgestelde vragen

De belangrijkste voordelen zijn aanzienlijke tijdsbesparingen, vermindering van handmatige fouten, snellere productlanceringen, verbeterde datakwaliteit, betere samenwerking tussen teams en verbeterde schaalbaarheid voor het beheren van grotere productcatalogi.

PIM workflow automatisering vermindert fouten aanzienlijk door geautomatiseerde validatieregels en controles te implementeren in verschillende fases van de datalevenscyclus. Dit zorgt ervoor dat productinformatie voldoet aan vooraf gedefinieerde kwaliteitsstandaarden voordat het verder kan, waardoor incorrecte of incomplete data zich niet verspreidt over kanalen. Het minimaliseert de noodzaak voor handmatige controles, wat menselijke fouten vermindert en de algehele datanauwkeurigheid verbetert.

PIM workflow automatisering is essentieel voor het schalen van e-commerce operaties omdat het handmatige knelpunten elimineert die groei belemmeren naarmate productcatalogi uitbreiden en kanalen diversifiëren. Door repetitieve taken zoals data-ingestie, verrijking en syndicatie te automatiseren, kunnen bedrijven efficiënt grotere volumes productdata beheren. Dit garandeert snelle updates en consistente informatie over alle verkoopplatforms, waardoor groei mogelijk is zonder een evenredige toename van handmatige arbeid.

Het optimale moment voor een e-commerce bedrijf om PIM workflow automatisering te implementeren is doorgaans wanneer ze uitdagingen ervaren met dataconsistentie, een trage time-to-market voor nieuwe producten, of toenemende handmatige inspanningen bij het beheren van productinformatie over meerdere kanalen. Vroege adoptie kan schaalbaarheidsproblemen voorkomen en operationele processen stroomlijnen voordat ze kritieke knelpunten worden. Het is vooral gunstig bij het plannen van een aanzienlijke uitbreiding van de productcatalogus of het betreden van nieuwe markten.

Taken die het meest geschikt zijn voor PIM workflow automatisering omvatten data-ingestie en initiële validatie, routering voor verrijking door verschillende teams (bijv. marketing, merchandising), beheer van contentvertaling, goedkeuringsworkflows in meerdere stappen en geplande productsyndicatie naar diverse e-commerce kanalen. Het automatiseren van deze repetitieve en regelgebaseerde processen zorgt voor efficiëntie en nauwkeurigheid, waardoor menselijke middelen vrijkomen voor creatievere en strategischere taken.

U stelt hiervoor triggers in op basis van condities, zoals wanneer de basisinformatie van een product op voltooid staat in de brontaal. Het PIM-systeem geeft vervolgens automatisch een seintje aan de vertalers of koppelt direct met een vertaal-API, zodat gelokaliseerde content voor alle regio's tegelijkertijd klaarstaat.

In tegenstelling tot algemene tools is PIM workflow automatisering direct gekoppeld aan uw productdatamodel en validatieregels. Het systeem verplaatst een product pas naar de volgende fase als aan specifieke datakwaliteitseisen of attributen is voldaan, iets wat externe tools niet kunnen monitoren.

De meeste organisaties verkorten hun time-to-market met 30% tot 50% doordat handmatige overdrachten en statuscontroles verdwijnen. Door repetitieve invoer en controles te automatiseren, kunnen productmanagers zich richten op kwalitatieve verrijking in plaats van administratieve rompslomp.

Ja, geavanceerde PIM-systemen ondersteunen hiërarchische goedkeuringsketens waarbij afdelingen zoals legal, marketing en inkoop in een specifieke volgorde akkoord moeten geven. Het systeem stuurt het product pas door naar de volgende stakeholder zodra de vorige persoon de relevante attributen heeft goedgekeurd.

Een veelgemaakte fout is het automatiseren van een proces dat op zichzelf al niet efficiënt is; automatisering versnelt dan enkel de bestaande chaos. Ook het overslaan van een handmatige controlefase bij kritieke data en het niet betrekken van eindgebruikers bij het ontwerpen van de flow zijn valkuilen. Zorg eerst voor een logisch handmatig proces voordat u dit vastlegt in regels. Zo voorkomt u dat automatisering leidt tot onverwachte fouten in de uiteindelijke publicaties.

Meestal ligt de regie bij een PIM-beheerder of een Data Steward. Zij bepalen de logica en de regels achter de automatiseringen. Productmanagers stellen de inhoudelijke eisen, terwijl de IT-afdeling ondersteunt bij technische koppelingen met bronnen zoals ERP-systemen. Voor de dagelijkse uitvoering zijn contentmarketeers de belangrijkste gebruikers; zij ontvangen de taken die door het systeem automatisch worden klaargezet, zodat zij zich volledig kunnen richten op creatieve verrijking in plaats van administratie.

De koppeling verloopt meestal via API's of specifieke connectoren. Een geautomatiseerde workflow start vaak zodra er in het ERP-systeem een nieuw artikelnummer wordt aangemaakt. Het PIM-systeem herkent dit signaal en zet direct de workflow in gang, zoals het ophalen van technische specificaties of het klaarzetten van vertaaltaken. Zodra de workflow de status 'voltooid' bereikt, zorgt de automatisering ervoor dat de verrijkte data direct naar de webshop of externe marktplaatsen wordt gepusht.

Nog vragen?

Kan je het antwoord niet vinden? Neem contact op met ons team.

Contact opnemen

Verder ontdekken

Zorgvuldig gekozen vervolgstappen om dieper te gaan.