Supplier Information Management (SIM)
Supplier information management (SIM) is het verzamelen, controleren en bijhouden van gegevens over je leveranciers, zoals bedrijfsgegevens, certificaten, contracten en prestaties.
Wat is Supplier Information Management (SIM)?
Supplier information management (SIM) is de werkwijze, en de software, voor het verzamelen, controleren en bijhouden van alle gegevens over je leveranciers als bedrijf: officiële naam, adressen, contactpersonen, btw- en bankgegevens, certificaten, contracten, risicoscores en prestaties. In het bedrijfsleven staat SIM meestal voor precies dit. Een SIM-systeem geeft inkoop, financiën en compliance één gecontroleerd dossier per leverancier. Leveranciers werken hun eigen gegevens vaak bij via een selfservice-scherm, en het systeem bewaakt de vervaldatum van documenten zoals verzekeringen of ISO-certificaten. SIM is iets anders dan het beheren van de productdata die een leverancier aanlevert. Dat hoort in een PIM. Het is ook smaller dan supplier relationship management (SRM), dat ook onderhandeling, samenwerking en strategie omvat. Voor de productkant vergelijkt de gids over supplier onboarding platforms de tools.
Waarom Supplier Information Management (SIM) belangrijk is voor e-commerce
Retailers en groothandels werken met tientallen of honderden leveranciers. Staan hun gegevens tegelijk in mails, spreadsheets en het ERP, dan gaan betalingen naar oude rekeningnummers, vallen verlopen certificaten niemand op en weet niemand welke leverancier het betrouwbaarst is. Supplier information management houdt per leverancier één actueel dossier bij. Dat verkleint het risico op betalingsfraude, helpt je compliance aan te tonen bij audits en maakt leveranciersbeoordelingen feitelijk. Het werkt het best naast een PIM: SIM weet wie de leverancier is, het PIM weet wat de leverancier verkoopt.
Voorbeelden van Supplier Information Management (SIM)
- 1Dossier: Bedrijfsgegevens, Voorbeeld: Officiële naam, KvK-nummer, btw-nummer en adres van het hoofdkantoor
- 2Dossier: Bankgegevens, Voorbeeld: Een gewijzigd IBAN wordt telefonisch bij de leverancier gecontroleerd voordat het wordt geaccepteerd
- 3Dossier: Certificaten, Voorbeeld: ISO 9001 en certificaten voor voedselveiligheid met vervaldatum en automatische herinnering
- 4Dossier: Prestaties, Voorbeeld: Leverbetrouwbaarheid en foutpercentage per kwartaal, gebruikt in de jaarlijkse leveranciersbeoordeling
- 5Dossier: Risico, Voorbeeld: Een kredietscore en landenrisico die aangeven welke leveranciers een tweede bron nodig hebben
Hoe WISEPIM helpt
- WISEPIM is geen SIM-systeem. Het beheert de productdata die je leveranciers aanleveren, naast je leveranciersdossiers.
- Importeer productbestanden van leveranciers als CSV of via een URL, koppel de kolommen en herhaal de import volgens een schema met automations.
- Web research en AI-verrijking vullen ontbrekende specificaties en omschrijvingen aan die in leveranciersbestanden ontbreken.
- Quality Guard rules laten zien welke producten van leveranciers nog verplichte data missen voordat ze live gaan.
Veelgemaakte fouten met Supplier Information Management (SIM)
- Leveranciersgegevens op meerdere plekken bijhouden, zodat niemand weet welk rekeningnummer of welke contactpersoon actueel is.
- Gewijzigde bankgegevens per mail accepteren zonder tweede controle.
- Certificaten één keer verzamelen en de vervaldatum nooit bijhouden.
- Leveranciersgegevens en productdata in één spreadsheet mengen, waardoor beide lastig te onderhouden zijn.
- Leveranciers op gevoel beoordelen in plaats van op gemeten lever- en kwaliteitsdata.
Tips voor Supplier Information Management (SIM)
- Spreek één eigenaar af voor de stamgegevens van leveranciers, meestal inkoop.
- Gebruik één leveranciers-ID in je ERP, SIM en PIM.
- Controleer elke wijziging van bankgegevens via een bekend telefoonnummer.
- Stel herinneringen in voor elke einddatum van certificaten en contracten.
- Houd productdata buiten het SIM-systeem en beheer die in je PIM.
Trends rondom Supplier Information Management (SIM)
- Selfservice-onboarding, waarbij leveranciers hun eigen bedrijfsgegevens invoeren en bijwerken.
- Automatische controles tegen sanctielijsten, handelsregisters en kredietdata.
- ESG- en duurzaamheidsdata, zoals uitstoot en arbeidsomstandigheden, per leverancier verzameld.
- Machine learning die opvallende wijzigingen signaleert, zoals een nieuw rekeningnummer vlak voor een grote factuur.
- Nauwere koppelingen tussen SIM, ERP en PIM, zodat leveranciersgegevens en productdata één leveranciers-ID delen.
Tools voor Supplier Information Management (SIM)
- SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance: leveranciersdossiers, onboarding en prestaties binnen SAP-inkoop.
- Coupa Supplier Management: onboarding, risico en informatiebeheer van leveranciers in de Coupa-suite.
- JAGGAER: source-to-pay-pakket met beheer van leveranciersinformatie en risico.
- Ivalua: inkoopplatform met modules voor leveranciersdata, risico en prestaties.
- WISEPIM: een PIM voor de productdata die leveranciers aanleveren, met import, AI-verrijking en Quality Guard rules.