Sell Sheet: Was draufgehört, eine Vorlage und Layoutregeln

Ein Sell Sheet ist ein einseitiges Dokument, das ein einzelnes Produkt (oder eine kleine Produktreihe) bei einem Einkäufer im Handel, einem Distributor oder einem Großhändler vorstellt. Es zeigt das Produkt, sagt in wenigen Zeilen, warum es sich verkaufen wird, und liefert dem Einkäufer die Fakten, die er für die Listung braucht: technische Daten, Barcode, Kartoninhalt und Ansprechpartner. Andere Namen dafür sind Sales Sheet, Verkaufsblatt oder Produkt-One-Pager.

Das Sell Sheet eröffnet das Gespräch; andere Dokumente schließen es ab. Ein Line Sheet ist das, wonach der Einkäufer bestellt, ein Produktdatenblatt enthält alle technischen Details, und eine Preisliste regelt die Konditionen für genau diesen Einkäufer. Dieser Leitfaden zeigt Block für Block, was auf ein Sell Sheet gehört, ob Preise draufgehören, eine Vorlage mit dem Produktfeld hinter jeder Zeile, Layoutregeln und wie du Sell Sheets aus Produktdaten erzeugst, damit sie auch nach der ersten Druckauflage stimmen.

Sell Sheet, Line Sheet, Produktdatenblatt und Preisliste im Vergleich

Lieferanten schicken oft alle vier, und Einkäufer nutzen jedes zu einem anderen Zeitpunkt. Wer sie vermischt, macht aus einem Sell Sheet eine überladene zweiseitige Preisliste, die keine der beiden Aufgaben erfüllt.

Sell Sheets für Produkt, Unternehmen und Produktreihe

Die meisten Leitfäden, etwa Zendesks Überblick über Sell Sheets, unterscheiden zwei Arten, und wer ein Sortiment verkauft, braucht eine dritte:

• Produkt-Sell-Sheet: ein Hauptprodukt, die häufigste Form für Einkäufer im Handel und bei Distributoren.
• Unternehmens-Sell-Sheet: stellt die Marke selbst vor (Geschichte, Sortiment, Zertifizierungen, aktuelle Händler). Nützlich für ein erstes Treffen, schwach als Grund, einen bestimmten Artikel zu listen.
• Produktreihen-Sell-Sheet: eine Produktfamilie auf einer Seite, zum Beispiel ein Pflanzgefäß in drei Größen und zwei Farben. Jede Variante bekommt eine Zeile mit eigener SKU und eigenem Barcode, während Vorteile und Geschichte nur einmal geschrieben werden.

Das Produktreihen-Sheet geht in der Praxis am häufigsten kaputt, weil seine Variantenzeilen von Hand aus einer Tabelle kopiert werden. Mehr dazu im letzten Abschnitt.

Was auf ein einseitiges Sell Sheet gehört, Block für Block

Der Leitfaden zur Erstellung eines Sell Sheets des Landwirtschaftsministeriums von British Columbia nennt die Kernelemente: Firmenname und Logo, Produktname und Bild, eine Beschreibung mit Fokus auf den Nutzen, Zielgruppen, wichtige technische Daten, den UPC, Zertifizierungen, Kundenstimmen und Kontaktdaten. Einkäufer in Baumarkt, Wohnen, Spielwaren und Lebensmitteln fragen nach denselben Blöcken, plus einem Logistikblock. Ordne sie in drei Bereichen an.

Obere Hälfte: Marke, Produkt und der Grund, es zu listen

• Markenlogo und Produktname, genau so, wie sie auf dem Regaletikett und im Onlineshop des Einkäufers stehen werden.
• Hauptbild, am besten das Produkt in seiner Verkaufsverpackung, plus ein Anwendungsfoto, wenn Platz ist.
• Drei Nutzenzeilen, geschrieben für die Kunden des Einkäufers, nicht für das Produktteam. „Bewässert Kräuter bis zu zwei Wochen lang“ schlägt „innovatives Dochtsystem“.
• Für wen es ist: die Kundschaft und die Kategorie oder der Gang, in den es gehört, damit der Einkäufer weiß, zu welcher Sortimentsprüfung es passt.

Untere Hälfte: technische Daten, Identifikatoren und Logistik

• Wichtige technische Daten: Größe, Nettofüllmenge oder Fassungsvermögen, Material, Farboptionen, bei Lebensmitteln die Haltbarkeit. Fünf bis acht Werte, jeweils mit Einheit.
• Artikel-GTIN (EAN oder UPC) pro Variante, als Zahl gedruckt und idealerweise als scanbarer Barcode.
• Kartoninhalt: Einheiten pro Karton, Maße und Gewicht des Kartons sowie die Karton-GTIN, die meist als ITF-14-Barcode auf den Karton gedruckt wird. Ein Karton braucht eine eigene GTIN, weil GS1 alles, was in der Lieferkette bepreist, bestellt oder in Rechnung gestellt wird, als Handelseinheit behandelt. Der ITF-14 ist ein Kartonbarcode für das Lager, der laut GS1 Belgium & Luxembourg nicht zum Scannen an der Kasse gedacht ist.
• Palettenaufbau: Kartons pro Lage und Lagen pro Palette, für Distributoren, die Lagerplatz planen.
• Mindestbestellmenge und Lieferzeit, so angegeben, wie dein Bestellsystem sie durchsetzt. Der Leitfaden aus British Columbia führt sie als optional; Distributoren fragen fast immer danach. Unser Leitfaden zur Mindestbestellmenge behandelt Mindestmengen pro SKU und pro Bestellung.

Fußzeile: Nachweise, Unterstützung und Ansprechpartner

• Zertifizierungen und Aussagen, die du belegen kannst (Bio, FSC, geprüft nach einer genannten Norm). Lass jede Aussage weg, die du auf Nachfrage nicht belegen könntest.
• Unterstützung für den Handel: Displays, regalfertige Verpackung, Produktfotos und Content-Dateien für den Onlineshop des Einkäufers.
• Aktuelle Distributoren oder Händler, wenn sie in diesem Markt Glaubwürdigkeit schaffen.
• Kontakt und nächster Schritt: eine namentlich genannte Person, E-Mail, Telefon und ein Link oder QR-Code zum vollständigen Katalog.

Gehören Preise auf ein Sell Sheet?

Meist nicht. Der Leitfaden aus British Columbia rät davon ab: Preise unterscheiden sich je nach Art des Einkäufers, Vertragskonditionen, Bestellmenge und Markt, und ohne Preise bleibt ein Sell Sheet für jeden Einkäufer nutzbar. Ein Sell Sheet wandert außerdem weiter: Einkäufer leiten es an Kollegen weiter, und Exemplare von der Messe landen überall.

Leg die Preise stattdessen auf eine eigene Preisliste pro Art des Einkäufers: Einzelhändler, Distributor, Export. Jede enthält den Netto-Stückpreis, den Kartonpreis, die unverbindliche Preisempfehlung und etwaige Mengenstaffeln. Unsere kostenlose Preislisten-Vorlage hat genau diese Spalten. Ein Distributor und ein Einzelhändler sollten nie die Liste des anderen sehen, und das ist der Hauptgrund, die Preisliste getrennt zu halten.

Wenn du doch einen Preis auf ein Sell Sheet setzt (ein Deal für nur einen Kanal oder ein Messeangebot), gib dem Einkäufer die Zahlen, nach denen er tatsächlich entscheidet: den Preis pro Stück und pro Karton, die UVP und die Marge, die der Händler zu diesem Preis verdient. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Stückpreis von 11,50 EUR ohne MwSt. und eine UVP von 24,95 EUR inklusive 21 % MwSt. lassen einem Händler 9,12 EUR pro Stück, eine Marge von 44,2 % auf den Nettopreis. Wie du auf die 11,50 EUR kommst, ist eine eigene Entscheidung; dazu gibt es unsere Leitfäden zur Zuschlagskalkulation und zu Preisen im Großhandel und Einzelhandel.

Sell-Sheet-Vorlage: jede Zeile und das Produktfeld dahinter

Die Vorlage unten füllt ein Sell Sheet für eine fiktive Marke, Verdel, und ihr selbstbewässerndes Kräuter-Pflanzgefäß mit drei Töpfen (alle Werte zur Veranschaulichung; die GTINs nutzen die Demonstrationsnummer von GS1). Entscheidend ist die dritte Spalte: Jede Zeile auf dem Sheet sollte aus einem Feld deiner Produktdaten kommen und nicht von jemandem, der sie in eine Designdatei abtippt.

Felder wie Kartoninhalt, Palettenaufbau und Lieferzeit fehlen oft im Katalog eines Onlineshops, weil Kunden sie nie sehen. Sie gehören trotzdem als strukturierte Attribute in den Produktdatensatz, weil dieselben Werte für das Line Sheet, das Artikelanlageformular des Distributors und ein Marktplatz-Listing gebraucht werden.

Layoutregeln, damit ein Sell Sheet auf eine Seite passt

1. Eine Seite, ein Produkt (oder eine Familie). Wenn es nicht passt, gehören die zusätzlichen Details ins Produktdatenblatt. Der Leitfaden aus British Columbia schlägt vor, die Rückseite eines beidseitigen Blatts für Kundenstimmen oder weitere Bilder zu nutzen, nicht für mehr technische Daten.
2. Erst das Bild, dann die drei Nutzenzeilen. Ein Einkäufer, der einen Stapel Sheets durchblättert, sollte allein am oberen Drittel erkennen, was das Produkt ist.
3. Technische Daten als Bezeichnung und Wert, mit Einheiten. „Wassertank: 0,8 l“, nie ein ganzer Satz. Halte auf jedem Sheet deines Sortiments dieselbe Reihenfolge ein, damit ein Einkäufer zwei nebeneinander vergleichen kann.
4. Logistik in einem Block, immer an derselben Stelle. Einkäufer und Category-Assistenten suchen jedes Mal nach Barcode und Kartoninhalt; lass sie nicht suchen.
5. Lesbar in Druckgröße. Prüf die kleinste Schrift und den Barcode auf einer ausgedruckten A4- oder US-Letter-Seite, nicht auf einem Bildschirm mit 150 % Zoom.
6. Versionsdatum in der Fußzeile. Wenn ein Sheet ein Jahr lang im Umlauf ist, sagt das Datum dem Einkäufer, ob der Kartoninhalt noch aktuell ist.
7. Klickbar, wenn du es als PDF verschickst. Sorg dafür, dass E-Mail-Adresse, Katalog-Link und QR-Code in der PDF-Version funktionieren.

Ein Sell Sheet für Distributoren und Exportmärkte anpassen

Der Kern des Sheets bleibt pro Markt gleich; was sich ändert, sind Sprache, Einheiten und der Logistikblock. Der Leitfaden aus British Columbia empfiehlt Übersetzungen für nicht englischsprachige Märkte, bei Bedarf metrische und imperiale Maßangaben und Verpackungs- oder Kartongrößen, die den lokalen Vorlieben entsprechen.

• Distributoren interessiert zuerst der Logistikblock: Karton- und Palettendaten, Lieferzeit, Mindestbestellmenge und der Barcode auf jeder Verpackungsebene.
• Einkäufer im Einzelhandel interessieren Kundschaft, Regal und UVP, und ob du Produkt-Content für ihren Onlineshop lieferst.
• Einkäufer für den Export brauchen den übersetzten Produktnamen und Nutzen, lokale Einheiten, die in diesem Markt erlaubten Aussagen und bei regulierten Produkten wie Textilien oder Lebensmitteln die Kennzeichnungsangaben in der Sprache, die dieser Markt vorschreibt.

Wer ein Sell Sheet pro Markt von Hand übersetzt, multipliziert jede spätere Korrektur mit der Zahl der Sprachen. Übersetzt du die Produktfelder einmal und erzeugst jede Sprachversion daraus, bleibt eine Änderung am Kartoninhalt eine einzige Bearbeitung.

Acht Fehler im Sell Sheet, die du vor dem Druck beheben solltest

1. Das Sheet will ein Katalog sein. Vier Produkte, zwei Seiten und eine Preistabelle. Teil es in ein Sell Sheet und ein Line Sheet auf.
2. Merkmalstexte statt Kundennutzen. Der Einkäufer muss sich selbst ausmalen, warum ein Kunde zugreifen sollte.
3. Barcode oder Karton-GTIN fehlt oder ist falsch. Ein Sheet mit der GTIN der Verpackung vom letzten Jahr führt beim Wareneingang zu einem fehlgeschlagenen Scan.
4. Kartoninhalt, der nicht mehr zum Karton passt. Die Verpackung hat sich geändert, das Sheet nicht.
5. Technische Daten ohne Einheiten oder mit anderen Einheiten als im Produktdatenblatt.
6. Preise für einen Einkäufer gehen an einen anderen. Lass Preise auf der Preisliste pro Einkäufer.
7. Aussagen, die du nicht belegen kannst. „Umweltfreundlich“ ohne Zertifikat dahinter ist ein Risiko in der Compliance-Prüfung des Einkäufers.
8. Kein Datum und kein Verantwortlicher. Niemand weiß, ob das PDF im Postfach des Einkäufers das aktuelle ist.

Sell Sheets aus Produktdaten erzeugen statt aus einer Designdatei

Ein Sell Sheet, das in InDesign oder Canva gestaltet wurde, ist eine Kopie deiner Produktdaten vom Tag seiner Erstellung. Die Lösung ist dieselbe wie bei Line Sheets und Produktdatenblättern: Halte jeden Wert nur einmal, als Feld im Produktdatensatz, und erzeuge das Dokument daraus.

In WISEPIM öffnet More actions > Product Sheet (Weitere Aktionen > Produktblatt) im Produkteditor den Product Sheet Designer (Produktblatt-Designer), der für ein Produkt ein PDF aus seinem Datensatz exportiert. Du wählst die Abschnitte und ihre Reihenfolge (Produktkopf mit Bild, SKU, EAN und Marke; Beschreibung; Maße; technische Daten aus deinen Attributen; Versanddaten wie HS-Code und Ursprungsland; Preise; ein eigenes Textbanner für einen Call-to-Action), fügst dein Logo und deinen Firmennamen hinzu, legst ein Theme, das Seitenformat (A4, Letter oder Legal) und ein ein- oder zweispaltiges Layout fest und speicherst das Ergebnis als Standardvorlage. Eine Vorlage gibt dann jedem Produkt ein Sell Sheet im selben Layout. Sie erzeugt ein Produkt pro PDF; für ein Produktreihen-Sell-Sheet mit Variantenzeilen passt der Ansatz mit dem Line Sheet besser.

Das PDF ist das Handout. Für den Einkäufer, der prüfen will, ob der Kartoninhalt noch aktuell ist, ist ein Brand Portal die Live-Version: eine schreibgeschützte Katalogseite in deinem Branding mit den Produkten und Spalten, die du wählst, deinem Logo und deinen Kontaktdaten und optional einem Passwort.

Händler können das Portal durchsehen, es als CSV oder Excel herunterladen, wenn du das erlaubst, und die Produkte in ihr eigenes WISEPIM-Projekt importieren. Mit aktiviertem Apply pricing rules (Preisregeln anwenden) zeigt das Portal Preise nach den Regeln, die du für Brand Portals festlegst. So kann ein passwortgeschütztes Portal für Distributoren eine Händlerpreisliste zeigen, während der gespeicherte Verkaufspreis unverändert bleibt. Setz den Portal-Link oder seinen QR-Code in die Fußzeile jedes Sell Sheets, dann verweist die gedruckte Seite immer auf aktuelle Daten.