Line Sheet: Was ein Line Sheet im Großhandel enthält, mit Vorlage

Ein Line Sheet (auch Orderliste genannt) ist das Bestelldokument, das eine Großhandelsmarke an Einkäufer im Handel schickt: eine Zeile oder Kachel pro Artikel, mit Produktfoto, Artikelnummer, Farbstellungen, Größen, Großhandelspreis, unverbindlicher Preisempfehlung, Mindestbestellmenge und Lieferfenster. Einkäufer entscheiden damit, was und wie viel sie bestellen. Es ist kein Marketingmaterial. Ein Lookbook verkauft die Stimmung einer Kollektion; ein Line Sheet sagt dem Einkäufer genau, was er bestellen kann, wann es geliefert wird und was es kostet.

Die meisten Marken bauen Line Sheets noch von Hand in InDesign, Canva oder einer Tabelle und kopieren Preise und Fotos von dort, wo die Produktdaten gerade liegen. Für eine Kollektion funktioniert das. Ab der dritten Saison, mit Nachbestellungen, neuen Farbstellungen und einer Preisänderung mitten in der Saison, laufen die Kopien auseinander. Besser ist es, jedes Feld des Line Sheets im Produktdatensatz zu führen und PDF, Tabelle und Online-Version aus dieser einen Quelle zu erzeugen. Im Folgenden: die Felder, eine Vorlage Spalte für Spalte, die drei Formate und wie du sie aus Produktdaten erstellst.

Line Sheet, Lookbook, Katalog und Bestellformular: vier Großhandelsdokumente im Vergleich

Einkäufer bekommen von derselben Marke mehrere Dokumente, und die Namen werden durcheinandergebracht. Der Unterschied liegt im Zweck. Ein digitaler Katalog oder gedruckter Katalog präsentiert das ganze Sortiment mit mehr Geschichte und Kontext; ein Line Sheet reduziert das auf das, was eine Bestellung braucht.

Viele Marken legen Line Sheet und Bestellformular zusammen: eine Tabellenversion des Line Sheets mit einer leeren Mengenspalte pro Größe, die der Einkäufer ausfüllt und zurückschickt. Mit dieser kombinierten Datei arbeiten Einkäufer am meisten, deshalb verdienen ihre Spalten die größte Sorgfalt.

Was auf ein Line Sheet für den Großhandel gehört, Feld für Feld

Line Sheets sehen von Marke zu Marke anders aus, aber die Informationen sind nahezu standardisiert. Teile sie auf in einen Kopfbereich, der einmal erscheint, und Produktfelder, die sich pro Artikel wiederholen.

Der Kopfbereich: Marke, Saison und Ansprechpartner

• Markenname und Logo, damit eine gedruckte Seite dich auch dann noch identifiziert, wenn sie aus der Mappe genommen wurde.
• Name der Kollektion oder Saison, etwa „Herbst/Winter 2027“ oder „Basissortiment“, plus das Versionsdatum („Version 3, 4. November“). Einkäufer behalten alte Exemplare; das Datum zeigt ihnen, welches aktuell ist.
• Vertriebskontakt: Name des Vertreters, E-Mail und Telefon und wohin die Bestellung geschickt wird.
• Währung und Steuerbasis: „Preise in EUR, ohne Mehrwertsteuer“. Ohne diese Angabe muss ein Einkäufer im Ausland nachfragen, bevor er eine Marge berechnen kann.

Pro Artikel: Identität, Optik und Passform

• Artikelnummer oder SKU für den Artikel und idealerweise die Varianten-SKU pro Farbe und Größe in der Tabellenversion. Unser Glossareintrag zur SKU zeigt, wie du lesbare Codes aufbaust.
• Artikelname: der kurze Verkaufsname („Merino Crew Sock“), derselbe Name, den der Einkäufer auf Rechnungen sieht.
• Produktbild: eine saubere Frontaufnahme pro Farbstellung auf neutralem Hintergrund. Ein Line Sheet ist nicht der Ort für Lifestyle-Fotos.
• Farbstellungen mit Farbname und Farbcode („NAV Navy, CHR Charcoal“), passend zum gezeigten Bild.
• Größenspektrum und Größenschlüssel: „EU 36 bis 46, verkauft als Paare 36-38, 39-42, 43-46“. Nenne das Größensystem (EU, UK, US) einmal.
• Einzeilige Beschreibung und Material: „80 % Merinowolle, 18 % Polyamid, 2 % Elasthan“. Einkäufer brauchen die Faserzusammensetzung für ihre eigenen Produktseiten und Etiketten.
• GTIN (EAN oder UPC) pro Variante in der Tabellenversion. Händler scannen Barcodes beim Wareneingang, und GS1 definiert die GTIN als Kennung für jede Handelseinheit, was bei Bekleidung jede Farbe und Größe bedeutet.

Pro Artikel: Preis, Menge und Timing

• Großhandelspreis pro Stück oder pro Packung, in der angegebenen Währung.
• Unverbindliche Preisempfehlung (UVP, auf Englisch MSRP oder RRP). Viele Marken kalkulieren mit Keystone, bei dem die UVP das Doppelte des Großhandelspreises ist; welches Verhältnis du auch nutzt, zeig beide Zahlen, damit der Einkäufer seine Marge ohne Taschenrechner sieht. Unser Leitfaden zu Großhandel vs. Einzelhandel zeigt, wie die beiden Preisebenen und Mengenstaffeln zusammenpassen.
• Mindestbestellmenge: pro Artikel, pro Farbstellung oder pro Bestellung. Sag, welche. „MOQ 12 pro Farbstellung“ und „MOQ 12 pro Artikel“ sind sehr unterschiedliche Bestellungen.
• Packungsgröße oder Prepack: Socken in Packungen zu 6 pro Größe oder ein Prepack-Verhältnis wie 1-2-2-1 über S-M-L-XL. Auch Bestellvielfache gehören hierher.
• Lieferfenster: Liefer-Start- und Lieferenddatum für den Artikel („Versand 1. bis 15. Februar“) und das Stornodatum, nach dem eine nicht gelieferte Bestellung storniert werden darf.
• Verfügbarkeitskennzeichen: neu, fortgeführt (NOS), limitiert oder sofort lieferbare Ware.

Die Konditionsseite: Zahlung, Versand und Rückgabe, einmal aufgeschrieben

Alles, was für die ganze Bestellung gilt, kommt auf eine Konditionsseite am Ende und wird nicht pro Artikel wiederholt. Halte sie kurz und konkret:

• Mindestwert für Erst- und Nachbestellungen, als Betrag („500 EUR Erstbestellung, 250 EUR Nachbestellungen“) oder als Stückzahl.
• Zahlungsbedingungen: Vorkasse bei Erstbestellungen, 30 Tage netto nach Bonitätsprüfung, akzeptierte Zahlungsarten.
• Versandbedingungen: wer die Fracht zahlt, Schwellen für kostenlosen Versand und bei grenzüberschreitenden Bestellungen die Incoterms-Klausel. Die ICC-Incoterms-Regeln sind elf Kürzel aus drei Buchstaben (Incoterms 2020 ist die aktuelle Fassung), die festlegen, wer welche Kosten und Risiken trägt, während die Ware unterwegs ist; „DAP“ oder „EXW“ zu schreiben erspart einen langen E-Mail-Verlauf.
• Schäden und Rückgaben: wie viele Tage der Einkäufer hat, um beschädigte oder falsche Ware zu melden, und ob unverkaufte Ware zurückgegeben werden kann (meist nicht).
• Exklusivitäts- oder Gebietsregeln, wenn du begrenzt, wie viele Läden in einer Stadt die Linie führen dürfen.

Eine Line-Sheet-Vorlage zum Kopieren, Spalte für Spalte

Die Vorlage unten zeigt mit einer fiktiven Sockenmarke eine Zeile pro Variante, das Layout, das für die Tabellenversion am besten funktioniert und als Datenquelle für ein PDF dient. Die letzte Spalte sagt, welches Produktfeld sie speist, und genau das fehlt in den meisten Vorlagen. Unsere kostenlose Preislisten-Vorlage und die Produktkatalog-Vorlage decken die benachbarten Dokumente ab.

Zwei Gewohnheiten machen diese Vorlage wiederverwendbar. Erstens: Führe Felder, die nur im Großhandel zählen, wie Verpackungseinheit, MOQ und Lieferfenster, als echte Attribute statt als Notizen in einer Beschreibung, damit sie sich filtern und exportieren lassen. Zweitens: Entscheide, ob ein Feld zum Artikel oder zur Variante gehört, bevor du es befüllst. Der Leitfaden zum Variantenmanagement erklärt, wie Eltern- und Kinddatensätze Daten teilen.

PDF, Tabelle oder Live-Onlinekatalog: das richtige Line-Sheet-Format wählen

Die meisten Marken brauchen mehr als ein Format, weil Einkäufer unterschiedlich arbeiten. Die Frage ist, welches das Original ist und welche daraus erzeugt werden.

• PDF-Line-Sheet: das klassische Format für Messen, E-Mail und Druck. Gut lesbar, schwer kaputtzumachen und eingefroren in dem Moment, in dem du es exportierst. Gut für einen Saisonstart, schlecht für Nachbestellungen, wenn sich Preise oder Bestände ändern.
• Tabelle (Excel oder CSV): das, was Einkäufer in ihre eigenen Systeme importieren und als Bestellformular nutzen. Sie enthält Varianten-SKUs und GTINs, die im PDF fehlen. Sperre die Preisspalten oder schick eine schreibgeschützte Kopie, denn ein Einkäufer, der versehentlich einen Preis ändert, löst einen Streit aus.
• Live-Onlinekatalog: eine passwortgeschützte Webseite oder ein Brand Portal, das immer aktuelle Daten zeigt, mit Filtern nach Kategorie und Saison. Nichts veraltet, aber manche Einkäufer wollen trotzdem eine Datei, die sie an Kollegen weiterleiten können, also lass sie eine herunterladen.

Eine praktische Aufteilung: Der Onlinekatalog ist immer aktuell, die Tabelle wird bei jeder Anfrage aus denselben Daten erzeugt, und das PDF wird zu festen Zeitpunkten exportiert (Saisonstart, Update zur Saisonmitte), mit Versionsdatum auf dem Deckblatt.

Line Sheets aus Produktdaten erzeugen statt von Hand bauen

Ein von Hand gebautes Line Sheet ist eine Kopie deiner Produktdaten, die niemand aktualisiert. Wenn du es erzeugst, wird das Line Sheet zu einer Ausgabe, wie ein Feed an einen Marktplatz. Der Ablauf hat vier Teile: ein Produktdatensatz pro Artikel, ein Filter, der die Saison oder Kollektion auswählt, ein Export mit festen Spalten und ein Layoutschritt für die Formate, die Gestaltung brauchen.

1. Bilde die Großhandelsfelder ab. Lege Attribute für Großhandelspreis (oder eine eigene Preisliste), Verpackungseinheit, MOQ, Lieferfenster, Saison und Verfügbarkeit an. Gib jedem einen festen Typ: eine Zahl für die MOQ, ein Datum oder eine feste Werteliste für Lieferfenster.
2. Markiere das Sortiment. Ordne jeden Artikel einer Saison- oder Kollektionskategorie zu oder nutze ein Saisonattribut, damit „Line Sheet Herbst/Winter“ ein Filter ist und keine manuelle Auswahl.
3. Prüfe die Vollständigkeit vor dem Export. Ein Artikel ohne Großhandelspreis, GTIN oder Bild sollte den Export blockieren. Eine Vollständigkeits- oder Qualitätsregel fängt das ab, bevor es ein Einkäufer tut.
4. Exportiere mit gespeicherter Spaltenreihenfolge. Speichere die Vorlage aus dem vorigen Abschnitt als Export-Preset, damit jeder Export dieselben Spalten in derselben Reihenfolge hat, bereit zum Versand als Bestellformular.
5. Gestalte das PDF aus dem Export. Designtools mit Datenzusammenführung und spezielle Line-Sheet-Apps lesen beide eine CSV oder Tabelle, sodass das Design einmal erstellt und jede Saison neu befüllt wird.
6. Versioniere jede Datei. Schreib das Versionsdatum auf das Deckblatt und in den Dateinamen („AW27-line-sheet-v3-2026-11-04.pdf“) und sag Einkäufern, was sich geändert hat.

Sieben Fehler im Line Sheet, die Einkäufern zuerst auffallen

1. Preise ohne Währung oder Steuerbasis. Ein Einkäufer in Belgien und einer in Großbritannien lesen „7,50“ unterschiedlich.
2. Farbnamen, die nicht zum Bild passen. „Forest“ im Text, eine navyblaue Socke auf dem Foto. Der Einkäufer bestellt das Falsche oder fragt nach, so oder so verlierst du Zeit.
3. MOQ ohne Einheit. Bei einem Artikel in vier Farbstellungen sind 12 pro Artikel und 12 pro Farbstellung ein vierfacher Unterschied im Bestellwert.
4. Lieferfenster aus der letzten Saison. Ein kopiertes Line Sheet, auf dem im Oktober noch „Versand im August“ steht, lässt am ganzen Dokument zweifeln.
5. Keine Varianten-SKUs oder GTINs in der Tabelle. Ohne sie kann der Händler weder Ware einbuchen noch seine eigenen Produktseiten anlegen.
6. Großhandels- und Verkaufspreisspalten vertauscht oder unbeschriftet. Das passiert meist, nachdem in Eile eine Spalte eingefügt wurde.
7. Ein PDF mit 40 MB. Fotos in voller Auflösung lassen die Datei an Mailservern abprallen. Exportiere Bilder für das Line Sheet in Bildschirmauflösung und biete hochauflösende Dateien separat an.

B2B-Shops setzen einige dieser Regeln für dich durch. Die B2B-Mengenregeln von Shopify legen zum Beispiel ein Minimum, ein Maximum und eine Schrittweite pro Variante fest, und Shopify weist darauf hin, dass ein Minimum von 10 Stück bei einer blauen und einer grauen Mütze nicht mit je 5 Stück erfüllt werden kann. Formuliere MOQs auf dem Line Sheet in denselben Begriffen pro Variante oder pro Artikel, die dein Shop anwendet.

Einen Live-Großhandelskatalog über Brand Portals teilen

In WISEPIM kommt das Format Live-Katalog von Brand Portals. Du wählst, welche Produkte ein Portal zeigt (nach Kategorie, Produktfamilie oder Filter) und welche Spalten sichtbar sind, ergänzt dein Logo und deine Farben und setzt optional ein Passwort. Händler durchsuchen und filtern die aktuellen Daten, laden sie als CSV oder Excel herunter oder importieren sie mit einem Klick in ihr eigenes WISEPIM-Projekt. Preisregeln lassen sich auf ein Portal anwenden, sodass ein Großhandelsportal andere Preise zeigen kann als dein Onlineshop. Das Portal ist schreibgeschützt: Einkäufer können deine Daten nicht bearbeiten, und es nimmt keine Bestellungen an.

WISEPIM gestaltet keine PDF-Line-Sheets. Der PDF-Export Product Sheet (Produktdatenblatt) erzeugt ein Produkt pro PDF, was eher zu einem Datenblatt passt als zu einem Line Sheet mit vielen Artikeln. Für das PDF exportierst du die Produkte der Saison als CSV oder Excel mit festem Spaltensatz und gestaltest sie in deinem Design- oder Line-Sheet-Tool. Wenn du an Händler verkaufst und Portal, Exporte und die Produktdaten dahinter an einem Ort haben willst, sieh dir Brand Portals an und wie Großhändler ein PIM nutzen.