Sell sheet maken: wat erop hoort, template en opmaakregels

Een sell sheet is een document van één pagina waarmee je één product (of een kleine productlijn) presenteert aan een inkoper van een winkel, een distributeur of een groothandel. Het laat het product zien, zegt in een paar regels waarom het verkoopt en geeft de inkoper de feiten die nodig zijn om het op te nemen: specificaties, barcode, verpakkingseenheid en wie je moet bellen. In het Engels heet het ook sales sheet of product one-sheet; in Nederland gebruiken de meeste leveranciers gewoon de Engelse term.

De sell sheet opent het gesprek; andere documenten ronden het af. Een line sheet is het document waaruit de inkoper bestelt, een productspecificatieblad bevat alle technische details en een prijsblad legt de voorwaarden voor die inkoper vast. Deze gids behandelt per blok wat er op een sell sheet hoort, of je prijzen vermeldt, een template met het productveld achter elke regel, opmaakregels, en hoe je sell sheets uit je productdata maakt, zodat ze ook na de eerste drukgang kloppen.

Sell sheet, line sheet, specificatieblad en prijsblad vergeleken

Leveranciers sturen vaak alle vier, en een inkoper gebruikt ze elk op een ander moment. Wie ze door elkaar haalt, eindigt met een sell sheet die uitgroeit tot een volle prijslijst van twee pagina's die geen van beide taken goed doet.

Productsheets, bedrijfssheets en sheets per productlijn

De meeste gidsen, zoals het overzicht van Zendesk, onderscheiden twee soorten, en wie een catalogus verkoopt heeft er een derde nodig:

• Product sell sheet: één hoofdproduct, de meest gebruikte vorm voor inkopers van winkels en distributeurs.
• Bedrijfs-sell sheet: stelt het merk zelf voor (verhaal, assortiment, certificeringen, huidige verkooppunten). Handig voor een eerste kennismaking, zwak als reden om een specifiek artikel op te nemen.
• Sell sheet per productlijn: één productfamilie op één pagina, bijvoorbeeld een plantenbak in drie maten en twee kleuren. Elke variant krijgt een regel met eigen SKU en barcode; de voordelen en het verhaal schrijf je één keer.

Juist die laatste gaat in de praktijk het vaakst mis, omdat de variantregels met de hand uit een spreadsheet worden overgenomen. Daarover meer in het laatste deel.

Wat er per blok op een sell sheet van één pagina hoort

De gids voor sell sheets van het landbouwministerie van British Columbia noemt de kern: bedrijfsnaam en logo, productnaam en afbeelding, een beschrijving gericht op voordelen, doelgroepen, belangrijkste specificaties, de barcode, certificeringen, klantreacties en contactgegevens. Inkopers in doe-het-zelf, wonen, speelgoed en food vragen om dezelfde blokken, plus een logistiek blok. Verdeel ze over drie stroken.

Bovenste helft: merk, product en de reden om het op te nemen

• Merklogo en productnaam, precies zoals die op het schapkaartje en in de webshop van de inkoper komt.
• Hoofdfoto, liefst het product in de winkelverpakking, plus een sfeerbeeld in gebruik als er ruimte is.
• Drie voordelen geschreven voor de klant van de inkoper, niet voor je productteam. "Geeft kruiden tot twee weken water" werkt beter dan "innovatief wicksysteem".
• Voor wie het is: de klant en de categorie of het schap waar het product hoort, zodat de inkoper weet in welke assortimentsreview het past.

Onderste helft: specificaties, codes en logistiek

• Belangrijkste specificaties: maat, netto-inhoud of capaciteit, materiaal, kleuren, houdbaarheid bij food. Vijf tot acht waarden, elk met eenheid.
• EAN (GTIN) per variant, als nummer en liefst als scanbare barcode.
• Verpakkingseenheid: stuks per doos, afmetingen en gewicht van de doos, en de GTIN van de doos, die meestal als ITF-14-barcode op de omdoos staat. Een doos heeft een eigen GTIN nodig, omdat GS1 alles wat in de keten geprijsd, besteld of gefactureerd wordt als handelseenheid ziet, en de ITF-14 is een doosbarcode voor het magazijn die volgens GS1 Belgium & Luxembourg niet bedoeld is om aan de kassa te scannen.
• Palletopbouw: dozen per laag en lagen per pallet, voor distributeurs die magazijnruimte plannen.
• Minimale afname en levertijd, zoals je bestelsysteem ze afdwingt. De gids uit British Columbia noemt ze optioneel; distributeurs vragen er bijna altijd naar. Onze gids over minimale bestelhoeveelheid (MOQ) behandelt minimums per SKU en per order.

Voettekst: bewijs, ondersteuning en contact

• Certificeringen en claims die je kunt onderbouwen (biologisch, FSC, getest volgens een genoemde norm). Laat elke claim weg die je op verzoek niet kunt aantonen.
• Ondersteuning voor de winkel: displays, schapklare verpakking, productfoto's en contentbestanden voor de webshop van de inkoper.
• Huidige distributeurs of verkooppunten, als die in die markt geloofwaardigheid toevoegen.
• Contact en volgende stap: één naam, e-mail, telefoon, en een link of QR-code naar de volledige catalogus.

Horen prijzen op een sell sheet?

Meestal niet. De gids uit British Columbia raadt het af: prijzen verschillen per type koper, contractvoorwaarden, ordergrootte en markt, en zonder prijzen is één sell sheet bruikbaar voor elke inkoper. Een sell sheet gaat bovendien rond: inkopers sturen hem door naar collega's, en exemplaren van een beurs belanden overal.

Zet prijzen daarom op een apart prijsblad per type koper: retailer, distributeur, export. Daarop staan de nettoprijs per stuk, de doosprijs, de adviesprijs en eventuele staffels. Onze gratis prijslijst template heeft die kolommen. Een distributeur en een retailer mogen elkaars prijsblad nooit zien, en dat is de belangrijkste reden om het apart te houden.

Vermeld je toch een prijs (een deal voor één kanaal, of een beursaanbieding), geef de inkoper dan de getallen waarop hij beslist: de inkoopprijs per stuk en per doos, de adviesprijs en de marge die de winkel bij die prijs maakt. Illustratief voorbeeld: een inkoopprijs van EUR 11,50 exclusief btw en een adviesprijs van EUR 24,95 inclusief 21% btw laten de winkel EUR 9,12 per stuk over, 44,2% marge op de prijs zonder btw. Hoe je op die EUR 11,50 uitkomt is een aparte beslissing; zie onze gidsen over de kostprijs-plusmethode en groothandel vs retail.

Sell sheet template: elke regel met het productveld erachter

Het template hieronder vult een sell sheet voor een fictief merk, Verdel, en zijn zelfwaterende kruidenpot met drie potjes (alle waarden illustratief; de EAN's gebruiken het demonstratienummer van GS1). De derde kolom is waar het om draait: elke regel op de sheet hoort uit één veld in je productdata te komen, niet uit iemand die het overtypt in een ontwerpbestand.

Velden als verpakkingseenheid, palletopbouw en levertijd ontbreken vaak in een webshopcatalogus, omdat consumenten ze nooit zien. Ze horen toch in het productrecord, als gestructureerde attributen, want dezelfde waarden heb je nodig voor de line sheet, het artikelaanmaakformulier van de distributeur en een marktplaatsaanbieding.

Opmaakregels die een sell sheet op één pagina houden

1. Eén pagina, één product (of één familie). Past het niet, dan hoort het extra detail op het specificatieblad. De gids uit British Columbia raadt aan de achterkant van een dubbelzijdige sheet te gebruiken voor klantreacties of extra beeld, niet voor meer specificaties.
2. Eerst de foto, dan de drie voordelen. Een inkoper die door een stapel sheets bladert, moet aan het bovenste derde al zien wat het product is.
3. Specificaties als label en waarde, met eenheid. "Reservoir: 0,8 l", nooit een zin. Gebruik op elke sheet van je assortiment dezelfde volgorde, zodat een inkoper twee sheets naast elkaar kan leggen.
4. Logistiek in één blok, altijd op dezelfde plek. Inkopers en categorieassistenten zoeken elke keer de barcode en verpakkingseenheid; laat ze niet zoeken.
5. Leesbaar op drukformaat. Controleer de kleinste tekst en de barcode op een geprinte A4, niet op een scherm dat op 150% staat.
6. Versiedatum in de voettekst. Als een sheet een jaar rondgaat, ziet de inkoper aan de datum of de verpakkingseenheid nog klopt.
7. Klikbaar als pdf. Zorg dat het e-mailadres, de cataloguslink en de QR-code in de pdf werken.

Eén sell sheet aanpassen voor distributeurs en exportmarkten

De kern van de sheet blijft per markt gelijk; taal, eenheden en het logistieke blok veranderen. De gids uit British Columbia adviseert vertalingen voor anderstalige markten, metrische en imperiale maten waar nodig, en verpakkingen of doosgroottes die bij lokale voorkeuren passen.

• Distributeurs kijken eerst naar het logistieke blok: doos- en palletdata, levertijd, minimale afname en de barcode op elk verpakkingsniveau.
• Inkopers van winkels kijken naar de klant, het schap en de adviesprijs, en of je productcontent levert voor hun webshop.
• Exportinkopers hebben de vertaalde productnaam en voordelen nodig, lokale eenheden, de claims die in die markt zijn toegestaan en, voor gereguleerde producten zoals textiel of food, de etiketinformatie in de taal die die markt eist.

Wie een sell sheet per markt met de hand vertaalt, vermenigvuldigt elke latere correctie met het aantal talen. Vertaal je de productvelden één keer en maak je elke taalversie daaruit aan, dan is een gewijzigde verpakkingseenheid één aanpassing.

Acht fouten op een sell sheet om te herstellen voor het drukken

1. De sheet probeert een catalogus te zijn. Vier producten, twee pagina's en een prijstabel. Splits hem in een sell sheet en een line sheet.
2. Productkenmerken in plaats van voordelen voor de klant. De inkoper moet zelf bedenken waarom een klant het zou pakken.
3. Barcode of GTIN van de doos ontbreekt, of klopt niet. Een sheet met de EAN van de verpakking van vorig jaar geeft een mislukte scan bij de goederenontvangst.
4. Verpakkingseenheid die niet meer bij de doos past. De verpakking veranderde, de sheet niet.
5. Specificaties zonder eenheden, of met andere eenheden dan op het specificatieblad.
6. Prijzen voor de ene inkoper naar de andere gestuurd. Houd prijzen op het prijsblad per koper.
7. Claims die je niet kunt onderbouwen. "Milieuvriendelijk" zonder certificaat erachter is een risico in de compliancecheck van een inkoper.
8. Geen datum en geen eigenaar. Niemand weet of de pdf in de inbox van de inkoper de actuele is.

Sell sheets uit productdata in plaats van uit een ontwerpbestand

Een sell sheet die je in InDesign of Canva ontwerpt, is een kopie van je productdata op de dag dat hij gemaakt werd. De oplossing is dezelfde als bij line sheets en specificatiebladen: bewaar elke waarde één keer, als veld in het productrecord, en maak het document daaruit aan.

In WISEPIM open je in de producteditor via More actions > Product Sheet (Meer acties > Productblad) de Product Sheet Designer (Productblad-ontwerper), die voor één product een pdf maakt uit het productrecord. Je kiest de onderdelen en hun volgorde (kop met afbeelding, SKU, EAN en merk; beschrijving; afmetingen; specificaties uit je attributen; verzenddata zoals HS-code en land van herkomst; prijzen; een tekstbanner voor een call-to-action), voegt je logo en bedrijfsnaam toe, kiest een thema, paginaformaat (A4, Letter of Legal) en een indeling in één of twee kolommen, en slaat het geheel op als standaardtemplate. Met één template krijgt elk product een sell sheet in dezelfde opmaak. De export maakt één product per pdf; voor een sell sheet per productlijn met variantregels past de aanpak van de line sheet beter.

De pdf is het handout. Voor de inkoper die wil controleren of de verpakkingseenheid nog klopt, is een Brand Portal de live versie: een alleen-lezen catalogus in je eigen huisstijl met de producten en kolommen die jij kiest, je logo en contactgegevens, en een optioneel wachtwoord.

Winkels kunnen door de portal bladeren, hem als CSV of Excel downloaden als jij dat toestaat, en de producten in hun eigen WISEPIM-project importeren. Staat Apply pricing rules (prijsregels toepassen) aan, dan toont de portal prijzen na de regels die je op Brand Portals richt. Zo laat een distributeursportal met wachtwoord een dealerprijslijst zien, terwijl de opgeslagen consumentenprijs gelijk blijft. Zet de portallink of de QR-code ervan in de voettekst van elke sell sheet, dan wijst de geprinte pagina altijd naar actuele data.