Een line sheet is het orderdocument dat een groothandelsmerk naar inkopers van winkels stuurt: per model één regel of tegel met de productfoto, het artikelnummer, de kleurvarianten, de maten, de groothandelsprijs, de adviesverkoopprijs, de minimale bestelhoeveelheid en de levertermijn. Daarmee beslist de inkoper wat en hoeveel hij bestelt. Het is geen marketingmateriaal. Een lookbook verkoopt de sfeer van een collectie; een line sheet vertelt precies wat je kunt bestellen, wanneer het geleverd wordt en wat het kost.
De meeste merken bouwen line sheets nog met de hand in InDesign, Canva of Excel, en kopiëren prijzen en foto's uit het systeem waar de productdata staat. Voor één collectie gaat dat goed. Bij het derde seizoen, met nabestellingen, nieuwe kleuren en een prijswijziging halverwege, lopen de kopieën uit elkaar. Beter is het om elk line sheet-veld op het productrecord te bewaren en de pdf, het spreadsheet en de online versie uit die ene bron te maken. Hieronder: de velden, een template per kolom, de drie formaten en hoe je ze uit productdata genereert.
Line sheet, lookbook, catalogus en orderformulier: vier groothandelsdocumenten naast elkaar
Inkopers krijgen van hetzelfde merk meerdere documenten, en de namen lopen door elkaar. Het verschil zit in het doel. Een digitale catalogus of gedrukte catalogus toont het hele assortiment met meer verhaal en context; een line sheet brengt dat terug tot wat een order nodig heeft.
Vier verkoopdocumenten in de groothandel en wat elk doet
| Line sheet | Inkoper van de winkel | Beslissen wat te bestellen | Foto, artikelnummer, kleuren, maten, MOQ, levertermijn | Groothandels- en adviesprijs |
|---|---|---|---|---|
| Lookbook | Inkoper, pers, consument | De look van de collectie tonen | Gestylede fotografie, outfits, korte bijschriften | Meestal geen |
| Catalogus | Inkopers en eindklanten | Het hele assortiment presenteren | Productpagina's, verhaal, specificaties | Consumentenprijs of geen |
| Orderformulier | Inkoper van de winkel | De order plaatsen | Model, kleur, matenraster met aantallen, totalen | Groothandelsprijs |
Veel merken voegen line sheet en orderformulier samen: een spreadsheetversie van de line sheet met per maat een lege kolom voor aantallen, die de inkoper invult en terugstuurt. Dat gecombineerde bestand gaat het vaakst heen en weer, dus de kolommen verdienen de meeste aandacht.
Wat er op een line sheet voor de groothandel staat, veld voor veld
Line sheets zien er per merk anders uit, maar de informatie is bijna standaard. Splits ze in een kop die één keer verschijnt en productvelden die per model terugkomen.
De kop: merk, seizoen en wie je belt
- Merknaam en logo, zodat een geprinte pagina je nog herkent als hij uit de map is gehaald.
- Collectie- of seizoensnaam, zoals "Herfst/Winter 2027" of "Vaste collectie", plus de versiedatum ("Versie 3, 4 november"). Inkopers bewaren oude exemplaren; de datum laat zien welke geldt.
- Verkoopcontact: naam van de vertegenwoordiger, e-mail en telefoon, en waar de order naartoe moet.
- Valuta en btw-basis: "Prijzen in euro, exclusief 21% btw". Zonder die regel moet een inkoper in het buitenland eerst navragen voordat hij zijn marge kan uitrekenen.
Per model: identiteit, look en pasvorm
- Artikelnummer of SKU van het model, en in de spreadsheetversie liefst de variant-SKU per kleur en maat. Ons woordenboek over de SKU legt uit hoe je leesbare codes opbouwt.
- Modelnaam: de korte commerciële naam ("Merino Crew Sok"), dezelfde naam die de inkoper op facturen ziet.
- Productfoto: één schone vooraanzicht-foto per kleur op een egale achtergrond. Sfeerbeelden horen niet op een line sheet.
- Kleurvarianten met naam en code ("NAV Navy, CHR Antraciet"), passend bij de getoonde foto.
- Maatbereik en maatverdeling: "EU 36 t/m 46, per paar in 36-38, 39-42, 43-46". Noem het maatsysteem één keer.
- Korte omschrijving en materiaal: "80% merinowol, 18% polyamide, 2% elastaan". Winkels hebben de samenstelling nodig voor hun eigen productpagina's en etiketten.
- GTIN (EAN) per variant in de spreadsheetversie. Winkels scannen barcodes bij ontvangst, en GS1 definieert de GTIN als de code voor elk handelsartikel, wat bij kleding betekent: elke kleur en maat.
Per model: prijs, aantallen en timing
- Groothandelsprijs per stuk of per verpakking, in de genoemde valuta.
- Adviesverkoopprijs (ook wel AVP of RRP). Veel merken rekenen met keystone, waarbij de adviesprijs het dubbele is van de groothandelsprijs; welke verhouding je ook kiest, toon beide bedragen zodat de inkoper zijn marge zonder rekenmachine ziet. Hoe beide prijsniveaus en staffels samenhangen, lees je in onze gids over groothandel vs retail.
- Minimale bestelhoeveelheid: per model, per kleur of per order. Zeg welke. "MOQ 12 per kleur" en "MOQ 12 per model" zijn heel verschillende orders.
- Verpakkingseenheid of prepack: sokken per 6 paar per maat, of een prepack-verdeling zoals 1-2-2-1 over S-M-L-XL. Bestelveelvouden horen hier ook.
- Levertermijn: de begin- en einddatum van levering ("Levering 1 t/m 15 februari"), en de annuleringsdatum waarna een niet-geleverde order geannuleerd mag worden.
- Beschikbaarheid: nieuw, doorlopend, gelimiteerd, of direct leverbaar uit voorraad.
De voorwaardenpagina: betaling, verzending en retouren op één plek
Alles wat voor de hele order geldt, staat op één voorwaardenpagina achteraan, niet per model herhaald. Houd die kort en concreet:
- Minimale eerste order en nabestelling, als bedrag ("EUR 500 eerste order, EUR 250 nabestellingen") of als aantal stuks.
- Betaalvoorwaarden: vooruitbetaling op proforma bij de eerste order, 30 dagen netto na een kredietcheck, geaccepteerde betaalmethoden.
- Verzendvoorwaarden: wie de vracht betaalt, drempels voor gratis verzending, en bij grensoverschrijdende orders de Incoterm. De Incoterms-regels van de ICC zijn elf termen van drie letters (Incoterms 2020 is de huidige versie) die vastleggen wie welke kosten en risico's draagt tijdens transport, dus "DAP" of "EXW" op papier scheelt een lange mailwisseling.
- Schade en retouren: binnen hoeveel dagen de winkel beschadigde of verkeerde goederen moet melden, en of onverkochte voorraad terug mag (meestal niet).
- Exclusiviteit of gebiedsafspraken, als je beperkt hoeveel winkels in één stad je merk mogen voeren.
Een line sheet-template om over te nemen, kolom voor kolom
Het template hieronder gebruikt een fictief sokkenmerk en toont één regel per variant, de opzet die het best werkt voor de spreadsheetversie en als bron voor een pdf. De laatste kolom zegt welk productveld de waarde levert, het deel dat de meeste templates weglaten. Onze gratis prijslijst-template en productcatalogus-template dekken de documenten ernaast.
Line sheet-template: één variant merinosok, met het productveld achter elke kolom
| Artikelnummer model | NF-MER-CREW | SKU van het hoofdproduct | Model |
|---|---|---|---|
| Variant-SKU | NF-MER-CREW-NAV-3942 | SKU van de variant | Variant |
| Modelnaam | Merino Crew Sok | Productnaam (kort) | Model |
| Kleur | NAV Navy | Kleuroptie en kleurcode | Variant |
| Maat | 39-42 | Maatoptie | Variant |
| Foto | nf-mer-crew-nav-front.jpg | Hoofdafbeelding van de kleur | Variant |
| Materiaal | 80% merinowol, 18% polyamide, 2% elastaan | Attribuut materiaalsamenstelling | Model |
| GTIN | 9506000134352 (GS1-voorbeeldnummer) | EAN | Variant |
| Groothandelsprijs | EUR 7,50 | Attribuut groothandelsprijs of prijslijst | Variant |
| Adviesverkoopprijs | EUR 15,00 | Consumentenprijs | Variant |
| Verpakkingseenheid | 6 paar | Attribuut verpakkingseenheid | Variant |
| MOQ | 12 paar per kleur | Attribuut minimale bestelling | Model |
| Levertermijn | 1 t/m 15 februari | Attribuut seizoen of levering | Model |
| Aantal | (vult de inkoper in) | Lege kolom op het orderformulier | Variant |
Twee gewoontes maken dit template herbruikbaar. Bewaar groothandelsvelden zoals verpakkingseenheid, MOQ en levertermijn als echte attributen in plaats van als notitie in een omschrijving, zodat je erop kunt filteren en exporteren. En beslis vóór het invullen of een veld op het model of op de variant hoort. De gids over variantbeheer legt uit hoe hoofd- en subproducten data delen.
Pdf, spreadsheet of live online catalogus: welk formaat kies je?
De meeste merken hebben meer dan één formaat nodig, omdat inkopers verschillend werken. De vraag is welk formaat de bron is en welke eruit gegenereerd worden.
- Pdf-line sheet: het klassieke formaat voor beurzen, e-mail en print. Makkelijk te lezen, moeilijk kapot te maken, en bevroren op het moment van exporteren. Goed voor een seizoenslancering, zwak voor nabestellingen als prijzen of voorraad veranderen.
- Spreadsheet (Excel of CSV): wat inkopers in hun eigen systemen importeren en als orderformulier gebruiken. Het bevat de variant-SKU's en GTIN's die in de pdf ontbreken. Vergrendel de prijskolommen of stuur een alleen-lezen kopie, want een per ongeluk aangepaste prijs leidt tot discussie.
- Live online catalogus: een met wachtwoord beveiligde webpagina of merkportaal die altijd actuele data toont, met filters op categorie en seizoen. Niets veroudert, maar sommige inkopers willen toch een bestand om door te sturen, dus laat ze er een downloaden.
Een praktische verdeling: de online catalogus is altijd actueel, het spreadsheet maak je uit dezelfde data zodra een inkoper erom vraagt, en de pdf exporteer je op vaste momenten (seizoensstart, update halverwege) met een versiedatum op de voorkant.
Line sheets genereren uit productdata in plaats van met de hand
Een handgemaakte line sheet is een kopie van je productdata die niemand bijwerkt. Genereren betekent dat de line sheet een output wordt, net als een feed naar een marktplaats. De stroom heeft vier delen: één productrecord per model, een filter op seizoen of collectie, een export met vaste kolommen, en een opmaakstap voor de formaten die vormgeving nodig hebben.
Van productrecords naar elk line sheet-formaat
- Modelleer de groothandelsvelden. Voeg attributen toe voor groothandelsprijs (of een aparte prijslijst), verpakkingseenheid, MOQ, levertermijn, seizoen en beschikbaarheid. Geef elk een vast type: een getal voor MOQ, een datum of vaste keuzelijst voor levertermijnen.
- Label het assortiment. Zet elk model in een seizoens- of collectiecategorie, of gebruik een seizoensattribuut, zodat "line sheet Herfst/Winter" een filter is en geen handmatige selectie.
- Controleer volledigheid vóór de export. Een model zonder groothandelsprijs, GTIN of foto hoort de export te blokkeren. Een volledigheids- of kwaliteitsregel vangt het af voordat een inkoper het ziet.
- Exporteer met een opgeslagen kolomvolgorde. Sla het template uit de vorige sectie op als exportpreset, zodat elke export dezelfde kolommen in dezelfde volgorde heeft, klaar om als orderformulier te versturen.
- Maak de pdf op vanuit de export. Ontwerptools met data-samenvoeging en speciale line sheet-apps lezen allebei een CSV of spreadsheet, dus het ontwerp doe je één keer en vul je elk seizoen opnieuw.
- Geef elk bestand een versie. Zet de versiedatum op de voorkant en in de bestandsnaam ("HW27-line-sheet-v3-2026-11-04.pdf"), en vertel inkopers wat er veranderd is.
Zeven fouten op een line sheet die inkopers als eerste zien
- Prijzen zonder valuta of btw-basis. Een inkoper in België en een in het Verenigd Koninkrijk lezen "7,50" anders.
- Kleurnamen die niet bij de foto passen. "Forest" in de tekst, een navy sok op de foto. De inkoper bestelt de verkeerde of vraagt het na; hoe dan ook kost het tijd.
- MOQ zonder eenheid. Bij een model in vier kleuren is 12 per model of 12 per kleur een verschil van factor vier in orderwaarde.
- Levertermijnen van vorig seizoen. Een gekopieerde line sheet die in oktober nog "Levering augustus" zegt, maakt het hele document verdacht.
- Geen variant-SKU's of GTIN's in het spreadsheet. Zonder die codes kan de winkel geen voorraad ontvangen of eigen productpagina's aanmaken.
- Groothandels- en adviesprijs verwisseld of zonder kop. Dat gebeurt meestal nadat er haastig een kolom is ingevoegd.
- Een pdf van 40 MB. Foto's op volle resolutie laten het bestand stranden op mailservers. Exporteer foto's op schermresolutie en bied hoge resolutie apart aan.
B2B-webshops dwingen een deel van deze regels voor je af. De B2B-hoeveelheidsregels van Shopify leggen bijvoorbeeld per variant een minimum, maximum en veelvoud vast, en Shopify merkt op dat een minimum van 10 voor een blauwe en een grijze pet niet te halen is met 5 van elk. Noteer MOQ's op de line sheet in dezelfde termen (per variant of per model) als je webshop hanteert.
Een live groothandelscatalogus delen via Brand Portals
In WISEPIM komt het live-catalogusformaat uit Brand Portals. Je kiest welke producten een portaal toont (op categorie, productfamilie of filter) en welke kolommen zichtbaar zijn, voegt je logo en kleuren toe en zet eventueel een wachtwoord. Winkels bekijken en filteren de actuele data, downloaden die als CSV of Excel, of importeren hem met één klik in hun eigen WISEPIM-project. Op een portaal kun je prijsregels toepassen, zodat een groothandelsportaal andere prijzen toont dan je webshop. Het portaal is alleen-lezen: inkopers kunnen je data niet wijzigen, en het neemt geen orders aan.
WISEPIM ontwerpt geen pdf-line sheets. De pdf-export van het productblad maakt één product per pdf, wat meer bij een specificatieblad past dan bij een line sheet met meerdere modellen. Voor de pdf exporteer je de producten van het seizoen naar CSV of Excel met een vaste kolomset en maak je ze op in je ontwerp- of line sheet-tool. Verkoop je aan winkels en wil je het portaal, de exports en de productdata erachter op één plek, bekijk dan Brand Portals en hoe groothandels een PIM gebruiken.
