B2B webshop functionaliteiten: 12 die zakelijke inkopers verwachten

B2B e-commerce is online verkopen van bedrijf aan bedrijf: een groothandel die levert aan installateurs, een fabrikant die levert aan winkeliers, een distributeur die rechtstreeks in het inkoopsysteem van een ziekenhuis zit. De klant is een bedrijfsaccount en geen persoon, prijzen zijn vaak onderhandeld, bestellingen zijn groter en komen terug, en er wordt betaald op factuur in plaats van met iDEAL of creditcard.

Daardoor ziet het lijstje functies er anders uit. De B2B webshop functionaliteiten die inkopers verwachten vallen in vier groepen: prijzen en bestellen (klantspecifieke prijzen, staffelprijzen, snel bestellen op artikelnummer, offertes), accounts en goedkeuring (bedrijfsaccounts, rollen, goedkeuring van inkooporders, betalen op rekening), koppeling met inkoopsystemen (punchout en catalogusbestanden zoals BMEcat) en productinformatie (technische kenmerken, classificatie zoals ETIM en downloadbare productdatabladen). De eerste drie groepen zijn vooral platformfuncties. De vierde is productdata, en die bepaalt of de andere drie bruikbaar zijn.

Vier manieren waarop zakelijke klanten online bij je kopen

B2B e-commerce is niet één webshop. De meeste groothandels en fabrikanten draaien een paar van deze modellen naast elkaar:

• Een B2B webshop of klantportaal: inkopers loggen in en zien hun eigen prijzen, bestelhistorie en facturen. Dit bedoelen de meeste mensen met een B2B webshop.
• Een hybride webshop: één platform bedient consumenten en ingelogde zakelijke klanten, met andere prijzen en regels per klantgroep.
• Marktplaatsen en inkoopplatformen: zakelijke inkopers zoeken op een marktplaats of brancheplatform waar jouw assortiment naast dat van concurrenten staat.
• Koppeling met inkoopsystemen: de inkoper komt nooit op je site. Je catalogus verschijnt in hun inkoopsysteem via een punchout-sessie of een catalogusbestand dat zij inlezen.

Inkopers wisselen vrij tussen die kanalen. Uit de B2B Pulse van McKinsey blijkt dat zakelijke inkopers gemiddeld tien kanalen gebruiken (McKinsey, 2024). Gevolg: hetzelfde artikelnummer, dezelfde staffel en hetzelfde datablad moeten in al die kanalen kloppen. De systeemkant daarvan behandelden we in wat is unified commerce.

Zeven inkoopgewoonten die de lijst met B2B-functies bepalen

Elk verschil hieronder verklaart een of meer functies verderop. Slaat een platformdemo er een over, vraag dan hoe het wordt opgelost.

1. De klant is een account, geen persoon. Eén bedrijf heeft meerdere inkopers, afleveradressen en soms kostenplaatsen.
2. Prijzen zijn afgesproken, niet gepubliceerd. Een aannemer betaalt een andere prijs dan een losse klant, en een raamcontract kan prijzen een jaar vastleggen.
3. Eenheden doen ertoe. Een product gaat per stuk, per doos van 12 of per pallet weg, met minimale afname en vaste veelvouden.
4. Bestellingen herhalen zich. Dezelfde 40 artikelnummers worden elke maand nabesteld, dus snelheid wint van rondkijken.
5. Iemand keurt goed. Bestellingen boven een bedrag moeten eerst langs een leidinggevende voordat ze een inkooporder worden.
6. Er wordt betaald op termijn. Facturen met 30 of 60 dagen betaaltermijn en kredietlimieten vervangen directe betaling.
7. Het product wordt beoordeeld op specificaties. Een inkoper checkt nominale stroom, materiaalkwaliteit of certificering vóór de prijs. Ontbreekt een spec, dan wordt de bestelling een telefoontje of gaat ze niet door.

12 B2B webshop functionaliteiten, ingedeeld naar hun taak

Prijzen en bestellen

• 1. Klantspecifieke prijzen en assortimenten. Elk account ziet zijn eigen prijzen en waar nodig alleen het assortiment dat het mag kopen. Shopify B2B noemt dit catalogi en koppelt ze aan bedrijven; Adobe Commerce B2B noemt het shared catalogs (Adobe Experience League).
• 2. Staffelprijzen en hoeveelheidsregels. Prijsstaffels die de stukprijs bij grotere aantallen verlagen, plus minimum, maximum en veelvoud. Shopify staat in een B2B-catalogus tot 10 prijsstaffels per product toe, en hoeveelheidsregels met minimum, maximum en veelvoud (Shopify Help Center).
• 3. Snel bestellen op artikelnummer. Een formulier waarin de inkoper artikelnummers en aantallen typt of plakt, of een CSV uploadt, in plaats van door categorieën te klikken.
• 4. Bestellijsten. Opgeslagen lijsten met vaste artikelen die in één keer naar de winkelwagen gaan.
• 5. Offertes. Een offerteaanvraag voor grote of maatwerkorders, met een onderhandelingshistorie die accountmanager en inkoper allebei zien.

Accounts, goedkeuring en betalen

• 6. Bedrijfsaccounts met rollen. Meerdere inkopers onder één bedrijf, elk met rechten: wie mag bestellen, wie ziet prijzen, wie mag betalen.
• 7. Goedkeuringsregels voor inkooporders. Bestellingen boven een bedrag of buiten budget wachten op akkoord voordat ze worden geplaatst.
• 8. Betalen op rekening. Betalen op factuur met kredietlimieten, betaaltermijnen per account en btw-verlegging waar die geldt.

Koppeling met inkoopsystemen

• 9. Punchout-catalogi. De inkoper opent jouw catalogus vanuit zijn inkoopsysteem, vult een winkelwagen en stuurt die terug als aanvraag. Zie punchout catalog in het woordenboek voor de flow.
• 10. Catalogusbestanden en feeds. Gestructureerde exports die een klant in zijn eigen systeem inleest, zoals BMEcat-XML in Duitstalige markten, of de CSV- en Excel-sjablonen die een inkoopcombinatie voorschrijft.

Productinformatie

• 11. Technische kenmerken en classificatie. Specificaties als losse, filterbare velden, ingedeeld volgens een standaard zoals ETIM, ECLASS of UNSPSC, zodat filters en klantsystemen ze kunnen lezen.
• 12. Productdatabladen en documenten. Downloadbare technische datasheets, conformiteitsverklaringen, veiligheidsinformatiebladen en installatiehandleidingen bij het product.

Shopify B2B, Adobe Commerce en Magento Open Source naast elkaar

De dekking verschilt flink per platform, dus vergelijk met je eigen lijst van twaalf en niet met de marketingpagina van een leverancier. Een korte lezing van de documentatie, op de datum van dit artikel:

Geen van deze platformen schrijft je technische specificaties. Functie 11 en 12 hangen af van wat je erin laadt.

Eén installatieautomaat, veld voor veld: wat B2B-inkopers controleren

Neem een product dat een elektrotechnische groothandel duizenden keren per maand verkoopt: een 1-polige installatieautomaat, 16 A, B-karakteristiek. Een consumentenwebshop redt het met titel, foto en prijs. Een zakelijke inkoper, of diens inkoopsysteem, heeft dit nodig:

• Identificatie: jouw artikelnummer, het fabrikantnummer en de GTIN, zodat snel bestellen, punchout en het ERP van de klant hetzelfde artikel vinden.
• Classificatie: ETIM-klasse EC000042, Miniature circuit breaker (MCB), in groep EG000020 Circuit breakers and fuses (ETIM International).
• Klassekenmerken: karakteristiek B, aantal polen 1, nominale stroom 16 A, nominale bedrijfsspanning, kortsluitvermogen Icn volgens IEC 60898-1 en breedte in modules. Elk als eigen veld met eenheid, niet als zin in de omschrijving.
• Verkoop- en besteleenheden: verkocht per stuk, verpakt per 12, minimale afname 1, veelvoud 1. Zonder dit zegt een staffel "vanaf 120" niets.
• Prijsopbouw: brutoprijs, staffels per aantal en eventuele klantgroepprijs.
• Documenten: technisch datablad als pdf, conformiteitsverklaring, installatie-instructie.
• Relaties: passende kamrails, hulpcontacten en de 2-polige of 20 A-varianten, zodat de inkoper zijn bestelling compleet maakt.

Elke regel op die lijst is elders een functie. De identificatie laat snel bestellen werken. De ETIM-kenmerken sturen de filters in de webshop en de import bij de klant. De eenheden maken hoeveelheidsregels kloppend. De documenten zijn wat een bestekschrijver downloadt voordat het product in een project mag. Zoek je een sjabloon voor de documentkant, dan staan de secties en velden in ons artikel over een productdatablad maken.

Punchout, BMEcat en ETIM in gewone taal

Deze drie termen staan in bijna elke B2B-aanvraag, en ze worden vaak door elkaar gehaald. Ze lossen verschillende problemen op:

• Punchout is een live sessie. Het inkoopsysteem van de klant opent jouw shop, de inkoper vult een winkelwagen en die gaat terug naar hun systeem als aanvraag ter goedkeuring. De gangbare protocollen zijn cXML, dat cXML.org omschrijft als protocol voor zakelijke documenten tussen inkoopapplicaties, e-commerce hubs en leveranciers, inclusief PunchOut, en OCI van SAP.
• BMEcat is een bestand. Het is een XML-catalogusformaat van de Duitse inkopersvereniging BME, met artikelen, prijzen, besteleenheden, documenten en classificatiekenmerken in één document. Klanten lezen het periodiek in hun eigen systeem in.
• ETIM is een classificatiemodel. ETIM International beheert het als classificatiestandaard voor technische producten: elke klasse legt vast welke kenmerken een product heeft en welke waarden en eenheden zijn toegestaan. ETIM-kenmerken reizen meestal mee in een BMEcat-bestand. Onze ETIM-gids gaat dieper op het model in.

Vraagt een klant om "een BMEcat met ETIM 10", dan wil hij een bestand waarin elk artikel zijn ETIM-klasse en kenmerkwaarden voor die release meedraagt. Staan je kenmerken als vrije tekst in je systeem, dan kun je dat bestand pas maken nadat je ze hebt gemapt.

Checklist voor B2B-functies bij de keuze van een platform

Gebruik deze lijst in demo's. Vraag bij elke regel of de leverancier het laat zien op jouw data, niet op hun voorbeeldshop.

Zes B2B-webshops die vastlopen op productdata

Dit zijn de problemen die we het vaakst zien als een groothandel zijn assortiment online zet. Elk ervan breekt een functie die in de demo prima werkte.

1. Specs staan in de omschrijving. "16A B-kar 1P 6kA" in één tekstblok kan geen filter of ETIM-export voeden.
2. Eenheden zijn onduidelijk. De ERP-prijs is per doos, de shop toont per stuk, en de staffel springt op het verkeerde aantal aan.
3. Artikelnummers lopen door elkaar. Jouw nummer, het fabrikantnummer en de GTIN zijn per systeem anders, dus snel bestellen en punchout-winkelwagens vinden geen match.
4. Datasheets zijn verouderd. De pdf op de productpagina is twee revisies oud, of verwijst naar een fabrikantsite die het bestand allang heeft verplaatst.
5. Eén assortiment voor iedereen. Afgeschermde producten en contractprijzen gaan via de telefoon, omdat het platform met één prijslijst is ingericht.
6. Catalogusbestanden worden met de hand gebouwd. Iemand bouwt elk kwartaal de BMEcat of het Excel-bestand van de inkoopcombinatie opnieuw op, en elke keer sluipen er nieuwe fouten in.

B2B-kanalen voeden vanuit één productrecord

De meeste van de twaalf functies horen in je webshopplatform of ERP: bedrijfsaccounts, goedkeuring, offertes, betaaltermijnen, punchout en klantspecifieke assortimenten. WISEPIM vervangt die niet. Een PIM houdt de productkant van B2B compleet, zodat die functies met kloppende data werken. In WISEPIM gaat het hier om vier onderdelen.

Ten eerste bewaart het onderdeel Kortingen klantgroepen en staffelkortingen met aantallen, voor producten, categorieën of de hele catalogus. Voor Magento 2 gaan de staffels mee als tier prices voor de klantgroep waaraan je ze koppelt.

Ten tweede kun je producten in ETIM classificeren, met per product een conformiteitscheck die toont welke verplichte klassekenmerken geldig, leeg of ongeldig zijn, en een optie om ontbrekende kenmerken met AI te vullen. Ten derde exporteert Feed Hub BMEcat 2005-bestanden met ETIM-kenmerken, vastgezet op een ETIM-release zodat de import bij je klant blijft kloppen. Ten vierde zet de optie Product Sheet in de producteditor de data van een product in een sjabloon en exporteert die als pdf-datablad. Voor het bredere plaatje: lees PIM voor B2B en onze gids PIM voor distributeurs.