Punchout Catalog

Een hosted catalog is een statisch bestand dat wordt geüpload naar het systeem van de koper en handmatig moet worden bijgewerkt. Een punchout catalog is een live verbinding met de webshop van de leverancier, wat zorgt voor real-time prijzen en voorraadstanden.

Hoewel het niet verplicht is, is een PIM zoals WISEPIM essentieel voor schaalbaarheid. Het stelt je in staat om productdata centraal te beheren en eenvoudig verschillende assortimenten en prijzen te tonen aan diverse B2B-klanten via hun eigen punchout-koppelingen.

OCI (Open Catalog Interface) en cXML (Commerce XML) zijn de standaardprotocollen voor datacommunicatie tussen inkoopsystemen en webshops. cXML wordt veel gebruikt door SAP Ariba en Coupa, terwijl OCI de standaard is voor SAP ERP-omgevingen.

Het aanbieden van punchout catalogs verhoogt de klantloyaliteit doordat het bestelproces direct wordt geïntegreerd in de bestaande procurement-workflow van de klant. Het voorkomt fouten bij handmatige data-invoer en zorgt ervoor dat de klant altijd toegang heeft tot klantspecifieke prijzen en actuele voorraadstanden. Voor grote organisaties met strikte inkoopprocedures bent u hierdoor vaak de voorkeursleverancier.

De implementatie vereist meestal een gateway of middleware die de data van uw webshop vertaalt naar cXML- of OCI-formaten die geschikt zijn voor het ERP-systeem van de koper. Uw e-commerce platform moet externe authenticatie kunnen afhandelen en in staat zijn om de winkelwagengegevens terug te sturen naar het inkoopsysteem. Veel bedrijven maken gebruik van gespecialiseerde Punchout-as-a-Service oplossingen om de koppeling tussen hun PIM/e-commerce stack en de software van de klant te realiseren.

Een punchout catalogus is essentieel wanneer u zaken doet met enterprise-klanten die werken met e-procurement systemen zoals SAP Ariba, Coupa of Oracle. Het is de juiste keuze als bestellingen binnen de organisatie van de koper meerdere interne goedkeuringsrondes moeten doorlopen voordat er een officiële inkooporder wordt aangemaakt. Een standaard B2B webshop schiet tekort voor deze grote kopers omdat de noodzakelijke geautomatiseerde gegevensuitwisseling voor compliance ontbreekt.

Punchout catalogs maken handmatige overname van productgegevens van een website naar een inkoopsysteem overbodig, wat de grootste bron van fouten elimineert. Omdat winkelwageninformatie elektronisch wordt verzonden via cXML of OCI, blijven SKU's, omschrijvingen en prijzen in beide systemen identiek. Deze synchronisatie garandeert dat de uiteindelijke factuur exact overeenkomt met de inkooporder, wat het administratieve proces aanzienlijk versnelt.

Een punchout catalogus is een koppeling tussen de webshop van een leverancier en het e-procurement systeem van een klant. In plaats van producten handmatig over te typen, 'ponst' de inkoper vanuit zijn eigen systeem door naar de webshop. Daar kiest hij artikelen, waarna de winkelwagengegevens automatisch worden teruggestuurd naar de eigen inkoopsoftware voor goedkeuring. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat de inkoper altijd binnen de vertrouwde omgeving van zijn eigen organisatie werkt.

De kosten variëren sterk per project en zijn afhankelijk van de gebruikte techniek, zoals OCI of cXML, en de complexiteit van de ERP- of PIM-koppeling. Meestal zijn er eenmalige ontwikkelkosten voor de integratie en periodieke kosten voor onderhoud. Voor leveranciers verdient deze investering zich terug door een hogere klantloyaliteit, minder administratieve lasten en een lagere foutmarge bij bestellingen, wat direct bijdraagt aan een hogere winstgevendheid per order.

Een veelgemaakte fout is het niet synchroon houden van productdata tussen het PIM-systeem en de punchout-omgeving, waardoor klanten verouderde prijzen of voorraadstanden zien. Ook wordt de gebruiksvriendelijkheid van de webshop soms verwaarloosd; ook al is het een zakelijke integratie, de inkoper verwacht een soepele ervaring. Tot slot vergeten bedrijven vaak om de koppeling grondig te testen met verschillende inkoopsystemen van klanten, wat kan leiden tot technische storingen tijdens het bestelproces.

Aan de klantzijde zijn dit voornamelijk operationele inkopers en medewerkers die bevoegd zijn om bestellingen te plaatsen binnen het inkoopsysteem, zoals SAP, Oracle of Coupa. Aan de leverancierszijde zijn de e-commerce manager en de IT-afdeling verantwoordelijk voor de technische werking, terwijl de accountmanager de integratie vaak als strategisch voordeel inzet tijdens onderhandelingen. Het systeem is dus bedoeld voor de eindgebruiker die efficiënt wil bestellen zonder administratieve rompslomp.

Stel, een ziekenhuis heeft nieuwe medische hulpmiddelen nodig. De inkoper logt in op zijn eigen inkoopsysteem en klikt op de link van de vaste leverancier. Hij wordt direct ingelogd op de webshop van de leverancier, ziet daar zijn specifieke kortingen en voegt vijftig dozen handschoenen toe aan de winkelwagen. Bij het afrekenen wordt hij teruggestuurd naar het ziekenhuissysteem, waar de bestelling automatisch als inkoopaanvraag klaarstaat voor goedkeuring door zijn manager.