Workflow-Management
Workflow-Management bedeutet, die Schritte zu gestalten, auszuführen und zu verbessern, die Arbeit vom Anfang bis zum Ende bringen: wer was tut, in welcher Reihenfolge und wann es weitergeht.
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist die Praxis, die Abfolge von Schritten zu gestalten, auszuführen und zu verbessern, die Arbeit vom Anfang bis zum Ende bringt: wer welche Aufgabe übernimmt, in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen und wann es weitergeht. Ein Workflow-Management-System ist die Software, die diese Schritte abbildet, jedes Element einer Person oder einer Automatisierung zuweist und zeigt, wo jedes Element gerade steht. Workflows gibt es in vier gängigen Formen: sequenziell (ein Schritt nach dem anderen), parallel (mehrere Schritte gleichzeitig, etwa Übersetzung und Bildbearbeitung), regelbasiert (der nächste Schritt hängt von einer Bedingung ab) und zustandsbasiert (Elemente wechseln zwischen Status wie Entwurf, in Prüfung und live). Workflow-Management liegt zwischen Aufgabenmanagement, das einzelne To-dos verfolgt, und Business Process Management (BPM), das ganze Prozesse im Unternehmen modelliert. Im E-Commerce ist der wichtigste der Produktdaten-Workflow von der Lieferantendatei bis zum Live-Angebot, den ein PIM mit Workflows und Automatisierungen organisieren kann.
Warum Workflow-Management im E-Commerce wichtig ist
Im E-Commerce zählt vor allem der Produktdaten-Workflow: der Weg, den ein neues Produkt von der Lieferantendatei bis zum Live-Angebot nimmt. Ein typischer Workflow hat fünf Phasen: Lieferantendaten importieren, mit Beschreibungen, Attributen und Bildern anreichern, übersetzen, prüfen und freigeben sowie auf jedem Vertriebskanal veröffentlichen. Ohne gesteuerten Workflow leben diese Phasen in Tabellen, Postfächern und im Kopf einer einzelnen Person. Produkte gehen dann mit fehlenden Feldern live oder warten tagelang, ohne dass es jemand merkt. Ein PIM-Workflow macht die Phasen explizit. Jede Phase hat einen Verantwortlichen und Eingangskriterien, etwa „alle Pflichtattribute gefüllt“ oder „Qualitätsscore über dem Schwellenwert“, und ein Produkt geht erst weiter, wenn es diese erfüllt. So bekommst du eine sichtbare Warteschlange pro Phase, einen Grund, wenn ein Produkt feststeckt, und eine messbare Time-to-Market. In WISEPIM sind Workflows benannte Phasen mit Filtern, Aufgabenvorlagen und Qualitäts-Gates, und Automatisierungen können Anreicherung, Übersetzung oder Veröffentlichung auf Kanälen als Schritte in diesem Ablauf ausführen.
Beispiele für Workflow-Management
- 1Workflow: Onboarding neuer Produkte, Schritte: Lieferantendatei importieren, anreichern, übersetzen, prüfen, veröffentlichen, Form: sequenziell mit parallelem Übersetzungsschritt
- 2Workflow: Preisänderung, Schritte: Preisliste aktualisieren, Marge prüfen, auf Kanälen veröffentlichen, Form: regelbasiert, größere Änderungen bekommen eine zusätzliche Prüfung
- 3Workflow: saisonale Content-Auffrischung, Schritte: Kollektion auswählen, Beschreibungen neu schreiben, Bilder tauschen, Go-live planen, Form: zustandsbasiert
- 4Workflow: Retourenabwicklung, Schritte: Retoure erfassen, prüfen, erstatten oder ersetzen, wieder einlagern, Form: sequenziell
So hilft WISEPIM
- Klare Phasen für Produkte: Organisiere die Produktarbeit in Workflows, damit du siehst, welche Produkte auf Anreicherung, Übersetzung oder Prüfung warten.
- Automatisierungen nach Zeitplan: Automatisierungen führen Importe, Anreicherung oder Exporte mit stündlichen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitplan-Triggern aus.
- Qualitätsprüfungen vor dem Veröffentlichen: Quality-Guard-Regeln und die Review-Warteschlange fangen fehlende oder schwache Inhalte ab, bevor Produkte auf die Kanäle gehen.
Häufige Fehler bei Workflow-Management
- Zu viele Schritte oder Freigabeebenen machen einen Workflow kompliziert. Das schafft Engpässe und bremst dein Team.
- Teams legen oft nicht für jede Aufgabe klare Rollen fest. Das führt zu Verwirrung, verpassten Fristen oder doppelter Arbeit.
- Ohne Dokumentation ist es schwer, neue Mitarbeitende einzuarbeiten. Außerdem findest du so keine Ansatzpunkte, um den Workflow zu verbessern.
- Viele Unternehmen automatisieren wiederkehrende Aufgaben nicht. Manuelle Arbeit kostet zu viel Zeit und führt oft zu menschlichen Fehlern.
- Unternehmen holen oft kein Feedback zu ihren Prozessen ein. So bleibt ein Workflow veraltet, auch wenn sich die Anforderungen des Geschäfts ändern.
Tipps zu Workflow-Management
- Erfasse deine aktuellen manuellen Schritte, bevor du auf ein digitales System umsteigst. So findest du Engpässe und Verbesserungspotenzial.
- Beginne mit einfachen Workflows für deine wichtigsten Aufgaben. Ergänze komplexere Schritte erst, wenn sich dein Team mit dem Prozess wohlfühlt.
- Weise jeder Person im Workflow klare Rollen zu. Sorge dafür, dass alle ihre konkreten Aufgaben und Fristen kennen, um Verwirrung zu vermeiden.
- Nutze Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Benachrichtigungen oder das Prüfen von Daten. So hat dein Team mehr Zeit für komplexe Projekte.
- Überprüfe deine Workflows in WISEPIM regelmäßig, um zu sehen, wie sie laufen. Nutze das Feedback deines Teams für Änderungen, die den Prozess schnell halten.
Trends rund um Workflow-Management
- AI-gestützte Automatisierung in Workflows für intelligente Aufgabenzuweisung, Content-Erstellung und Datenvalidierung, die manuellen Aufwand reduziert.
- Nahtlose Integration von PIM-Workflows mit Headless-Commerce-Architekturen für eine schnellere Auslieferung von Inhalten an verschiedene Vertriebskanäle.
- Mehr Low-Code- und No-Code-Plattformen für die Workflow-Gestaltung, mit denen Fachanwender Prozesse ohne großen IT-Aufwand erstellen und ändern.
- Nachhaltigkeits- und Compliance-Prüfungen werden direkt in Produktdaten-Workflows eingebettet.
- Echtzeit-Monitoring und Predictive Analytics für die Workflow-Performance, die mögliche Engpässe erkennen, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen.
Tools für Workflow-Management
- WISEPIM: eine PIM-Lösung mit starken Workflow-Management-Funktionen, die Erstellung, Anreicherung und Veröffentlichung von Produktdaten vereinfachen.
- Akeneo: eine führende PIM-Plattform, bekannt für ihre flexible Workflow-Engine, die eine detaillierte Prozesssteuerung für Produktinformationen ermöglicht.
- Salsify: eine Product-Experience-Management-Plattform (PXM) mit umfassender Workflow-Automatisierung für die Zusammenarbeit an Inhalten und Daten.
- Monday.com: ein vielseitiges Work OS, das sich für verschiedene Geschäftsworkflows, Aufgabenzuweisungen und Fortschrittsverfolgung konfigurieren lässt.
- ProcessMaker: eine spezialisierte Business-Process-Management-Suite (BPM) für komplexe Workflow-Automatisierung und digitale Transformation.