Gestion des workflows (Workflow Management)

Qu'est-ce que Gestion des workflows (Workflow Management) ?

La gestion des workflows (workflow management) consiste à concevoir, exécuter et améliorer la suite d'étapes qui fait avancer un travail du début à la fin : qui fait chaque tâche, dans quel ordre, à quelles conditions et quand il passe à l'étape suivante. Un système de gestion des workflows est le logiciel qui cartographie ces étapes, attribue chaque élément à une personne ou à une automatisation et montre où en est chaque élément. Les workflows prennent quatre formes courantes : séquentiel (une étape après l'autre), parallèle (plusieurs étapes en même temps, comme la traduction et la retouche d'images), basé sur des règles (l'étape suivante dépend d'une condition) et basé sur des états (les éléments passent d'un statut à l'autre, comme brouillon, en relecture et en ligne). La gestion des workflows se situe entre la gestion des tâches, qui suit des actions isolées, et la gestion des processus métier (BPM), qui modélise des processus entiers à l'échelle de l'entreprise. En e-commerce, le plus important est le workflow des données produit, du fichier fournisseur à la fiche en ligne, qu'un PIM peut organiser avec des workflows et des automatisations.

Pourquoi Gestion des workflows (Workflow Management) compte en e-commerce

En e-commerce, le workflow qui compte le plus est celui des données produit : le parcours d'un nouveau produit du fichier fournisseur à la fiche en ligne. Un workflow type compte cinq étapes : importer les données fournisseur, les enrichir avec des descriptions, des attributs et des images, les traduire, les relire et les valider, puis les publier sur chaque canal de vente. Sans workflow géré, ces étapes vivent dans des tableurs, des boîtes mail et la tête d'une seule personne : des produits sont mis en ligne avec des champs manquants, ou attendent des jours sans que personne ne le remarque. Un workflow PIM rend les étapes explicites. Chaque étape a un responsable et des critères d'entrée, comme « tous les attributs obligatoires renseignés » ou « score qualité au-dessus du seuil », et un produit n'avance que s'il les remplit. Tu obtiens ainsi une file visible par étape, une raison quand un produit est bloqué et un délai de mise sur le marché mesurable. Dans WISEPIM, les workflows sont des étapes nommées avec des filtres, des modèles de tâches et des contrôles qualité, et les automatisations peuvent exécuter l'enrichissement, la traduction ou la publication sur les canaux comme étapes de ce flux.

Exemples de Gestion des workflows (Workflow Management)

• 1Workflow : intégration d'un nouveau produit, Étapes : importer le fichier fournisseur, enrichir, traduire, relire, publier, Forme : séquentiel avec une étape de traduction en parallèle
• 2Workflow : changement de prix, Étapes : mettre à jour la liste de prix, vérifier la marge, publier sur les canaux, Forme : basé sur des règles, les changements importants passent un contrôle supplémentaire
• 3Workflow : mise à jour saisonnière des contenus, Étapes : sélectionner la collection, réécrire les descriptions, remplacer les images, planifier la mise en ligne, Forme : basé sur des états
• 4Workflow : gestion des retours, Étapes : enregistrer le retour, inspecter, rembourser ou remplacer, remettre en stock, Forme : séquentiel

Conseils pour Gestion des workflows (Workflow Management)

• Cartographie tes étapes manuelles actuelles avant de passer à un système numérique. Cela t'aide à repérer les goulots d'étranglement et les points à améliorer.
• Commence par des workflows simples pour tes tâches les plus importantes. N'ajoute des étapes plus complexes qu'une fois ton équipe à l'aise avec le processus.
• Attribue des rôles clairs à chaque personne du workflow. Assure-toi que chacun connaît ses tâches et ses échéances pour éviter toute confusion.
• Utilise l'automatisation pour les tâches répétitives comme l'envoi de notifications ou la vérification des données. Ton équipe a ainsi plus de temps pour les projets complexes.
• Passe régulièrement en revue tes workflows dans WISEPIM pour voir comment ils fonctionnent. Utilise les retours de l'équipe pour faire des ajustements qui gardent le processus rapide.

Tendances autour de Gestion des workflows (Workflow Management)

• Une automatisation pilotée par l'AI dans les workflows pour l'attribution intelligente des tâches, la génération de contenu et la validation des données, avec moins d'effort manuel.
• Une intégration fluide des workflows PIM avec les architectures de headless commerce, pour diffuser plus vite les contenus vers des canaux de vente variés.
• Une adoption croissante des plateformes low-code/no-code pour concevoir les workflows, qui permettent aux équipes métier de créer et modifier des processus sans forte implication de l'IT.
• L'accent mis sur l'intégration de contrôles de durabilité et de conformité directement dans les workflows des données produit.
• Le suivi en temps réel et l'analyse prédictive des performances des workflows, pour repérer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne perturbent les opérations.

Outils pour Gestion des workflows (Workflow Management)

• WISEPIM : une solution PIM aux fonctions solides de gestion des workflows pour simplifier la création, l'enrichissement et la publication des données produit.
• Akeneo : une plateforme PIM de référence connue pour son moteur de workflows flexible, qui permet d'orchestrer finement les processus autour de l'information produit.
• Salsify : une plateforme de Product Experience Management (PXM) avec une automatisation complète des workflows pour la collaboration sur les contenus et les données.
• Monday.com : un work OS polyvalent qui peut être configuré pour gérer différents workflows métier, l'attribution des tâches et le suivi de l'avancement.
• ProcessMaker : une suite dédiée à la gestion des processus métier (BPM), conçue pour l'automatisation de workflows complexes et la transformation numérique.

Termes associés

Aussi appelé