Back to E-commerce Dictionary

Workflow Management

Procesmanagement1/5/2026Intermediate Level

Workflow management omvat het ontwerpen, uitvoeren en bewaken van taaksequenties om efficiënte en consistente processen te garanderen, met name bij productinformatieverwerking.

What is Workflow Management? (Definition)

Workflow management is het organiseren en controleren van bedrijfsprocessen via een vaste volgorde van taken en goedkeuringen. Binnen een PIM-systeem bepaalt u hiermee de stappen voor het maken, verrijken en vertalen van productinformatie. U wijst verantwoordelijkheden toe aan teamleden, stelt deadlines in en gebruikt automatische meldingen om de voortgang te bewaken. Goed workflow management zorgt dat productdata vlot door het proces gaat zonder opstoppingen. Dit verbetert de kwaliteit van uw data en zorgt dat uw producten sneller klaar zijn voor de verkoop. WISEPIM helpt u deze processen te automatiseren zodat uw team efficiënt samenwerkt aan de juiste productgegevens.

Why Workflow Management is Important for E-commerce

Goed workflow management helpt u om grote hoeveelheden productdata snel en foutloos te verwerken. Zo bereikt uw informatie sneller de juiste verkoopkanalen. Wanneer u handmatig werkt zonder vaste afspraken, ontstaan er sneller fouten en vertragingen. Dit schaadt de ervaring van uw klanten en verlaagt uw omzet. Een vaste workflow dwingt controles en goedkeuringen af voordat data live gaat. U voorkomt hiermee dat u onjuiste of incomplete informatie publiceert. Dit zorgt voor een hogere datakwaliteit en u lanceert nieuwe producten sneller. Uiteindelijk leidt dit tot een hogere conversie in uw webshop. WISEPIM helpt u deze processen te stroomlijnen door taken automatisch aan de juiste personen toe te wijzen.

Examples of Workflow Management

  • 1Een workflow voor nieuwe producten start bij de productmanager die data invoert. De contentspecialist vult de tekst aan en het lokalisatieteam vertaalt de inhoud. De marketingdirecteur geeft de laatste goedkeuring.
  • 2Een categoriemanager controleert wijzigingen aan productkenmerken voordat deze online komen. Dit proces garandeert dat updates aan bestaande producten altijd kloppen.
  • 3Het systeem stuurt automatisch berichten naar teams als de status van een product verandert. Een team krijgt bijvoorbeeld een melding wanneer een product van 'concept' naar 'klaar voor beoordeling' gaat.
  • 4Medewerkers uploaden en taggen nieuwe afbeeldingen in een workflow voor digitale assets. Na goedkeuring koppelt het systeem deze afbeeldingen aan de juiste producten.
  • 5Een PIM workflow koppelt direct met externe vertaaldiensten. Hierdoor kunt u grote hoeveelheden productteksten snel laten vertalen en verwerken in het systeem.

How WISEPIM Helps

  • WISEPIM automatiseert de stappen voor nieuwe product-onboarding. Dit zorgt ervoor dat alle productgegevens vanaf het begin compleet en correct zijn.
  • Geautomatiseerde taken en meldingen verkorten de time-to-market. Dit voorkomt vertragingen, zodat uw producten sneller online staan.
  • Het systeem bewaakt de datakwaliteit en compliance door verplichte controlestappen. Zo voldoet uw content altijd aan de juiste wetten en eisen voordat u deze publiceert.

Common Mistakes with Workflow Management

  • Te ingewikkelde workflows maken met te veel stappen of goedkeuringen. Dit zorgt voor opstoppingen en vertragingen in het proces.
  • Rollen en taken niet duidelijk verdelen. Dit leidt tot verwarring, dubbel werk of stappen die het team per ongeluk overslaat.
  • De stappen in de workflow niet vastleggen. Hierdoor is het lastig om nieuwe collega's in te werken of het proces later te verbeteren.
  • Herhalend werk niet automatiseren. Handmatig werk kost veel tijd en de kans op fouten is hierbij een stuk groter.
  • Geen feedback vragen en processen niet blijven verbeteren. Hierdoor sluit de workflow niet meer aan bij wat uw bedrijf op dat moment nodig heeft.

Tips for Workflow Management

  • Breng uw huidige processen eerst goed in kaart voordat u een digitale workflow start. Zo ziet u direct waar u tijd kunt besparen en fouten kunt voorkomen.
  • Start met simpele workflows voor uw belangrijkste taken. Maak ze pas stap voor stap uitgebreider als uw team gewend is aan de nieuwe werkwijze.
  • Spreek duidelijk af wie wat doet en wanneer een taak klaar moet zijn. Leg deze rollen en deadlines vast voor iedereen die de workflow gebruikt.
  • Gebruik automatisering voor herhalend werk zoals meldingen sturen of data controleren. Zo houdt uw team meer tijd over voor taken die echt aandacht nodig hebben.
  • Controleer regelmatig of de workflows nog goed werken. Gebruik feedback van collega's en cijfers om processen te verbeteren en uw doelen te halen.

Trends Surrounding Workflow Management

  • AI-gestuurde automatisering binnen workflows voor intelligente taaktoewijzing, contentgeneratie en datavalidatie, wat handmatig werk vermindert.
  • Naadloze integratie van PIM-workflows met headless commerce architecturen, waardoor snellere contentlevering aan diverse verkoopkanalen mogelijk is.
  • Toenemende adoptie van low-code/no-code platforms voor workflow design, waardoor zakelijke gebruikers processen kunnen creëren en aanpassen zonder uitgebreide IT-betrokkenheid.
  • Nadruk op het inbedden van duurzaamheidscontroles en compliance-validaties rechtstreeks in productdata-workflows.
  • Realtime monitoring en predictive analytics voor workflowprestaties, om potentiële knelpunten te identificeren voordat ze de bedrijfsvoering beïnvloeden.

Tools for Workflow Management

  • WISEPIM: Een PIM-oplossing die robuuste workflow management functionaliteiten biedt om het creëren, verrijken en publiceren van productdata te stroomlijnen.
  • Akeneo: Een toonaangevend PIM-platform bekend om zijn flexibele workflow engine, die gedetailleerde procesorkestratie voor productinformatie mogelijk maakt.
  • Salsify: Een Product Experience Management (PXM)-platform dat uitgebreide workflow automation omvat voor content- en datacollaboratie.
  • Monday.com: Een veelzijdig work OS dat kan worden geconfigureerd om diverse zakelijke workflows, taaktoewijzingen en voortgangsbewaking te beheren.
  • ProcessMaker: Een specifieke Business Process Management (BPM)-suite ontworpen voor complexe workflow automation en digitale transformatie.

Related Terms

product information management pimproduct lifecycle management plmdata governanceproduct data qualitydata enrichment

Also Known As

ProcesautomatiseringBusiness Process Management (BPM)Taakbeheer