Eine Angebotsanfrage (RFQ, Request for Quote) ist ein Dokument, das ein Einkäufer an einen oder mehrere Lieferanten schickt, um einen Preis für ein Produkt oder eine Leistung anzufragen, die er bereits genau festgelegt hat: den exakten Artikel, die Menge, die Lieferbedingungen und die Antwortfrist. Die Lieferanten antworten mit einem Angebot, der Einkäufer vergleicht die Antworten Zeile für Zeile und bestellt bei dem, der am besten passt.
Eine RFQ nutzt du, wenn du weißt, was du willst, und nur Preis, Lieferzeit und Konditionen offen sind. Brauchst du noch Ideen, wie sich ein Problem lösen lässt, schick eine Request for Proposal (RFP); willst du erst einmal sehen, welche Lieferanten es überhaupt gibt, beginne mit einer Request for Information (RFI). Bei einem Online-Großhändler kommt die Angebotsanfrage per E-Mail, als Tabelle oder über einen Angebotsbutton im Webshop an, und wie schnell du antworten kannst, hängt davon ab, ob die Produktdaten, die der Einkäufer braucht, schon irgendwo festgehalten sind.
RFQ, RFP und RFI: was der Einkäufer weiß und was zurückkommt
Die drei Dokumente liegen auf einer Linie von vage bis exakt. Viele Einkaufsteams setzen sie nacheinander ein: eine RFI für die Vorauswahl, eine RFP, um Lösungsansätze zu vergleichen, und eine RFQ, sobald die Spezifikation feststeht.
RFI, RFP und RFQ beim Produkteinkauf
| RFI (Request for Information, Informationsanfrage) | Das Problem, nicht die Lösung | Unternehmensprofil, Sortiment, Fähigkeiten | Eignung für die Vorauswahl | Welche Lieferanten stellen überhaupt kompostierbare Kaffeebecher her? |
|---|---|---|---|---|
| RFP (Request for Proposal, Aufforderung zum Lösungsvorschlag) | Ziel und Rahmenbedingungen | Lösungsvorschlag, Plan und Preis | Ansatz, Qualität und Preis zusammen | Vorschlag für ein Verpackungskonzept für unser neues Teesortiment |
| RFQ (Request for Quote, Angebotsanfrage) | Exakter Artikel, Menge und Konditionen | Stückpreis, Lieferzeit, Konditionen, Gültigkeit | Vor allem Preis und Konditionen | Angebot über 1.200 weiße Badetücher, 70 x 140 cm, 500 g/m², DAP Rotterdam |
Daneben begegnen dir RFT (Request for Tender, Ausschreibung) im öffentlichen Beschaffungswesen und RFB (Request for Bid), die ähnlich wie eine RFQ funktionieren, nur mit strengeren Formvorschriften. In der Sprache des Webshops meint „Angebot anfordern“ meist eine leichtere Version davon: Ein Einkäufer will einen Preis für eine Menge, die der Listenpreis nicht abdeckt.
Sieben Schritte von der Spezifikation zur Bestellung
Ein guter RFQ-Prozess ist absichtlich langweilig. Jeder Lieferant bekommt dieselben Fragen im selben Format, damit die Antworten in einer Vergleichstabelle nebeneinanderpassen.
- Spezifikation festlegen. Beschreib den Artikel exakt: Maße, Material, Farbe, Normen, die er erfüllen muss, Verpackung. Wenn zwei Lieferanten sie unterschiedlich lesen könnten, werden sie es tun.
- Menge und Preisbasis festlegen. Nenne die Gesamtmenge, eine Aufteilung nach Variante (400 pro Farbe) und ob du Staffelpreise für andere Mengen willst. Sag, pro welcher Einheit du den Preis willst: Stück, Karton oder Kilogramm.
- Lieferbedingungen nennen. Lieferadresse oder Hafen, die Incoterms-Klausel, den Termin, zu dem du die Ware brauchst, und ob Teillieferungen in Ordnung sind.
- Lieferanten auswählen. Drei bis fünf sind ein üblicher Rahmen: genug zum Vergleichen, wenig genug für sorgfältige Antworten. Nimm deinen aktuellen Lieferanten mit auf, falls du einen hast; wenn du noch zwischen Herstellern, Großhändlern und anderen Lieferantentypen wählst, hilft unser Leitfaden zur Produktbeschaffung.
- Eine Vorlage mit Frist verschicken. Gleiches Formular, gleiche Felder, ein klares Datum für die Antworten und eine Ansprechperson für Rückfragen. Teile die Antworten auf Rückfragen mit allen Lieferanten, nicht nur mit dem, der gefragt hat.
- Nach Gesamtkosten frei Lager vergleichen. Leg die Antworten nebeneinander und rechne Fracht, Zölle und Zahlungsbedingungen zum Stückpreis hinzu. Der günstigste Stückpreis ist nicht immer das günstigste gelieferte Produkt.
- Zuschlag erteilen und schriftlich bestätigen. Mach aus dem Gewinnerangebot eine Bestellung, die den angebotenen Preis, die Angebotsnummer, die Menge und die Konditionen wiederholt, und sag den anderen Lieferanten ab.
An Schritt sechs scheitern die meisten Vergleiche. Ein Badetuch für 4,10 EUR geliefert bis in dein Lager und eines für 3,80 EUR ab Werk einer Fabrik im Ausland sind nicht derselbe Preis. Unser Leitfaden zu Landed Cost zeigt, wie du Fracht, Zölle und Handling pro Stück hinzurechnest.
Eine Vorlage für die Angebotsanfrage zum Kopieren
Die Checkliste unten deckt ab, was ein Lieferant braucht, um einen Preis zu nennen, den er später nicht korrigieren muss. Kopiere sie in dein eigenes Formular oder deine Tabelle; jeder Punkt wird ein Feld.
RFQ-Vorlage: diese Felder gehören hinein
Verkaufst du selbst im Großhandel, lies die Liste andersherum: Das sind die Fragen, die deine Kundschaft dir stellen wird. Jedes Feld, das du aus deinem Katalog beantworten kannst, ist eine E-Mail weniger pro Angebot.
Die Produktdaten, die ein Einkäufer vor der Preisanfrage braucht
Einkäufer fragen Angebote für Produkte an, die sie irgendwo gefunden haben: in einem Webshop, einem Line Sheet, einem PDF-Katalog oder auf einem Marketplace. Fehlen in dieser Quelle die kaufmännischen Fakten, wird aus der Angebotsanfrage eine Runde Rückfragen, bevor überhaupt jemand über den Preis spricht. Diese Felder zählen im B2B am meisten:
- Spezifikationen als Attribute. Maße, Gewicht, Material, Kapazität, Leistung, Kompatibilität. Ein Produktdatenblatt ist das klassische Format.
- Mindestbestellmenge und Bestellvielfache. Ob das Minimum pro SKU, pro Farbe oder pro Bestellung gilt, verändert das Angebot komplett. Siehe den Leitfaden zur Mindestbestellmenge.
- Verpackungseinheiten. Einheiten pro Innenverpackung, pro Karton und pro Palette, mit Kartonmaßen und Bruttogewicht, damit der Einkäufer die Fracht schätzen kann.
- Lieferzeit. Lieferzeit ab Lager und Produktionszeit sind unterschiedliche Zahlen. Veröffentliche beide, wenn du auf Bestellung fertigst.
- Incoterms und Versandort. Die ICC veröffentlicht die Incoterms 2020 als elf dreibuchstabige Handelsklauseln wie FCA und DAP, die Kosten und Risiko zwischen Verkäufer und Käufer aufteilen. Ein Preis ohne Klausel ist unvollständig.
- Zertifikate und Erklärungen. CE-Konformitätserklärungen, Prüfberichte, Sicherheitsdatenblätter, Ursprungszeugnisse. Einkäufer in regulierten Kategorien können ohne sie nicht bestellen.
- Zolldaten. HS-Code und Ursprungsland, die der Einkäufer braucht, um die Zölle zu schätzen.
- Preisstruktur. Listenpreis, Mengenstaffeln und in welche Kundengruppe ein Einkäufer fällt. Unser Beitrag zu Staffelpreisen zeigt die Formate.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung, wie fehlende Verpackungsdaten ein Angebot ausbremsen. Eine Hotelgruppe fragt 1.000 weiße Badetücher in 70 x 140 cm an. Der Lieferant packt 12 Stück pro Karton und hat ein Minimum von 300 pro Farbe. 1.000 ist kein Vielfaches von 12, also bietet der Lieferant 1.008 (84 Kartons) an, und das Einkaufssystem des Käufers markiert die Menge als falsch. Hätte der Katalog „Karton à 12, MOQ 300 pro Farbe“ gezeigt, hätte der Einkäufer von Anfang an 1.008 angefragt, und das Angebot wäre im ersten Anlauf durchgegangen.
Angebotsanfragen im Webshop: Shopify, Adobe Commerce und WooCommerce
Viele B2B-Einkäufer starten eine Angebotsanfrage direkt im Webshop. Die drei Plattformen lösen das sehr unterschiedlich, und keine erstellt das Angebot für dich aus deinen Produktdaten.
Shopify B2B: Bestellentwürfe und „Zur Genehmigung einreichen“
Shopify B2B gibt es in den Plänen Basic, Grow, Advanced und Plus, nicht in Starter oder Retail (Shopify-Hilfe). Ein eigenes Angebotsobjekt hat es nicht: Das Angebot ist ein Bestellentwurf. Mitarbeitende legen einen Bestellentwurf für einen Unternehmenssitz an, setzen auf jeder Position, bei der der verhandelte Preis vom Katalog abweicht, einen individuellen Preis, sperren die Preise, damit eine spätere Preisänderung das Angebot nicht verändert, und schicken dem Käufer eine Rechnung. Damit Käufer die Anfrage selbst starten können, stellst du für einen Unternehmenssitz die Option „Alle Bestellungen als Entwürfe zur Überprüfung einreichen“ ein. Der Käufer sieht dann im Checkout die Schaltfläche „Zur Genehmigung einreichen“, die Bestellung landet mit gesperrten Preisen auf deiner Seite „Entwürfe“ und ist erst abgeschlossen, wenn du auf „Bestellung erstellen“ klickst oder der Käufer die Rechnung bezahlt (Shopify-Bestellentwürfe für B2B). Angebotsformulare für Käufer, in denen hin und her verhandelt wird, kommen über Apps aus dem Shopify App Store.
Adobe Commerce: verhandelbare Angebote
Adobe Commerce mit der B2B-Erweiterung hat einen vollständigen Angebots-Workflow. Adobes Dokumentation beschreibt verhandelbare Angebote (Negotiable Quotes), die ein berechtigter Firmenkäufer aus dem Warenkorb anfordert oder die ein Vertriebsmitarbeiter im Admin anlegt. Verkäufer und Käufer verhandeln Mengen und Rabatte hin und her, das Angebot durchläuft Status wie New, Open, Submitted, Ordered, Declined und Expired, und der Käufer bestellt zum vereinbarten Preis. Adobe dokumentiert die B2B-Erweiterung nur für Adobe Commerce, in der Cloud-Infrastruktur und On-Premises (Adobe B2B-Installation). Magento Open Source hat keine eingebauten verhandelbaren Angebote, deshalb rüsten Open-Source-Shops einen Angebots-Workflow über eine Erweiterung eines Drittanbieters nach.
WooCommerce: Angebots-Erweiterungen
WooCommerce hat im Core keine Angebotsfunktion. Erweiterungen aus dem WooCommerce Marketplace rüsten sie nach; Request a Quote for WooCommerce von Addify zum Beispiel kann Preise ausblenden oder den Button „In den Warenkorb“ je nach Rolle, Produkt oder Kategorie ersetzen, Angebotsstatus wie ausstehend und angenommen verfolgen und ein angenommenes Angebot in eine Bestellung umwandeln.
Typischer Ablauf einer Angebotsanfrage im B2B-Webshop
Verkaufst du über einen B2B-Marketplace statt über deinen eigenen Shop, stellt meist der Marketplace die Nachrichtenfunktion für Angebote bereit, und du lieferst Produktdaten und Preis.
Sechs Gründe, warum sich Lieferantenangebote nicht vergleichen lassen
- Unterschiedliche Einheiten. Ein Lieferant bietet pro Stück an, ein anderer pro Karton à 12, ein dritter pro Kilogramm.
- Unterschiedliche Incoterms. Ein Ab-Werk-Preis und ein Preis frei Haus nebeneinander sehen nach 20 % Unterschied aus, der in Wahrheit Fracht ist.
- Stillschweigende Ersatzartikel. Der Lieferant bietet ein Badetuch mit 450 g/m² an, weil das mit 500 g/m² eine längere Lieferzeit hat, und die Antwort sagt das nicht.
- Fehlende Gültigkeit. Ein Angebot ohne Ablaufdatum führt zum Streit, sobald sich die Rohstoffpreise bewegen.
- Lieferzeit ohne Startpunkt. „6 Wochen“ ab Bestellung, ab Anzahlung oder ab Freigabe der Druckvorlage kann einen Monat Unterschied bedeuten.
- Werkzeug- und Musterkosten weggelassen. Eine einmalige Form oder Druckplatte taucht auf der ersten Rechnung auf statt im Angebot.
Die meisten davon behebt die Vorlage oben. Den Rest behebt der Verkäufer, indem er Einheiten, Verpackungseinheiten und Konditionen mit dem Produkt veröffentlicht. Das ist dieselbe Arbeit wie bei Großhandels- und Einzelhandelspreisen.
Was das Angebot eines Lieferanten als Antwort enthalten sollte
Wenn du selbst antwortest, wird eine Antwort, die die Anfrage spiegelt, fair verglichen und schneller angenommen. Einkäufer sortieren Angebote aus, die sie nicht neben die anderen legen können, selbst wenn der Preis gut ist. Beantworte jedes Feld der RFQ in der Reihenfolge des Einkäufers und ergänze Folgendes:
- Angebotsnummer und die RFQ-Nummer des Einkäufers, damit beide Seiten vom selben Dokument sprechen.
- Ein Preis pro Position in der Einheit, die der Einkäufer verlangt hat, mit deiner eigenen Einheit in Klammern, falls sie abweicht (49,20 EUR pro Karton à 12, 4,10 EUR pro Stück).
- Preisstaffeln bei den Mengen, die der Einkäufer genannt hat, und eine Stufe darüber, falls du Staffelpreise anbietest.
- Jede Abweichung von der Spezifikation, klar benannt neben der Position, die sie betrifft.
- Lieferzeit mit Startpunkt, die Incoterms-Klausel mit benanntem Ort, Zahlungsbedingungen und das Gültigkeitsdatum.
- Anhänge, die der Einkäufer für die Freigabe der Bestellung braucht: Datenblatt, Zertifikate, Sicherheitsdatenblatt, Karton- und Palettendaten.
Fast alles auf dieser Liste kommt direkt aus den Produktdaten. Ein Lieferant, der Verpackungseinheiten, Zertifikate und Spezifikationen an einem Ort pflegt, kann eine RFQ in einer Stunde beantworten; einer, der sie aus einer Fabrik-E-Mail, einem geteilten Laufwerk und dem Gedächtnis einer Kollegin zusammensuchen muss, braucht Tage.
Lieferanten-Produktdaten, die Angebotsfragen vorab beantworten
WISEPIM hat keine RFQ- oder Angebotsfunktion: Es nimmt keine Angebotsanfragen entgegen, verhandelt keine Preise und erstellt keine Angebote. Was es tut: Es hält die Produktdaten hinter einem Angebot vollständig und teilbar. MOQ, Verpackungseinheit, Lieferzeit, Zertifikate und HS-Codes sind Attribute wie alle anderen, und Quality Guard kann Produkte markieren, bei denen sie leer sind.
Um diese Daten mit Einkäufern zu teilen, veröffentlichen Brand Portals (Markenportale) einen aktuellen, schreibgeschützten Katalog mit den Produkten und Spalten, die du auswählst, optional mit Passwort und mit Download als CSV oder Excel. Ein Portal kann eigene Preisregeln anwenden, sodass ein gewerblicher Käufer deine Großhandelspreise sieht statt der Einzelhandelspreise. Für einen einzelnen Artikel macht der Export Product Sheet (Produktdatenblatt) aus einem Produkt ein PDF mit Bildern, Attributen und Preisen, das du einem Angebot anhängen kannst.
Das Angebot selbst entsteht weiter in deinem Webshop, deinem ERP oder deinem Angebotstool. Ein Einkäufer, der deine Verpackungseinheiten und Lieferzeiten schon gesehen hat, schickt eine bessere Anfrage, und du beantwortest sie aus Daten statt aus dem Gedächtnis.
