Offerteaanvraag (RFQ) in B2B: proces, template en productdata

Een offerteaanvraag, in het Engels request for quote (RFQ), is een verzoek van een inkoper aan een of meer leveranciers om een prijs te geven voor een product of dienst dat al precies is omschreven: welk artikel, hoeveel stuks, welke leveringsvoorwaarden en tot wanneer je kunt reageren. Leveranciers sturen een offerte terug, de inkoper vergelijkt die regel voor regel en plaatst een inkooporder bij de leverancier die het beste past.

Je gebruikt een RFQ als je weet wat je wilt en alleen prijs, levertijd en voorwaarden nog openstaan. Zoek je nog ideeën voor een oplossing, dan stuur je een request for proposal (RFP); wil je alleen weten welke leveranciers er zijn, dan begin je met een request for information (RFI). Bij een online groothandel komt een offerteaanvraag binnen als e-mail, Excel-bestand of via een offerteknop in de webshop. Hoe snel je die beantwoordt, hangt af van de vraag of de productdata die een inkoper nodig heeft al ergens vastligt.

RFQ, RFP en RFI: wat de inkoper weet en wat terugkomt

De drie documenten liggen op een lijn van vaag naar exact. Veel inkoopteams gebruiken ze na elkaar: een RFI voor een shortlist, een RFP om aanpakken te vergelijken en een RFQ zodra de specificatie vastligt.

Bij overheidsinkoop zie je ook de aanbesteding (request for tender), die net als een RFQ werkt maar met strengere formele regels. In webshoptaal betekent "offerte aanvragen" meestal een lichtere versie: een zakelijke klant die een prijs wil voor een volume waar de lijstprijs niet in voorziet.

Zeven stappen van specificatie tot inkooporder

Een goed offertetraject is met opzet saai. Elke leverancier krijgt dezelfde vragen in hetzelfde format, zodat de antwoorden in een vergelijkingsoverzicht naast elkaar passen.

1. Leg de specificatie vast. Omschrijf het artikel precies: afmetingen, materiaal, kleur, normen waaraan het moet voldoen, verpakking. Als twee leveranciers het op twee manieren kunnen lezen, doen ze dat ook.
2. Bepaal aantal en prijsbasis. Noem het totaal, de verdeling per variant (400 per kleur) en of je staffelprijzen wilt voor andere aantallen. Zeg per welke eenheid je de prijs wilt: per stuk, per doos of per kilo.
3. Noem de leveringsvoorwaarden. Afleveradres of haven, de Incoterm, de gewenste leverdatum en of deelleveringen mogen.
4. Kies leveranciers. Drie tot vijf is gebruikelijk: genoeg om te vergelijken, weinig genoeg om serieus te antwoorden. Neem je huidige leverancier mee als je die hebt. Twijfel je nog tussen fabrikant, groothandel of een ander type leverancier, lees dan de gids over product sourcing.
5. Stuur een template met deadline. Hetzelfde formulier, dezelfde velden, een duidelijke reactiedatum en een vast aanspreekpunt. Deel antwoorden op vragen met alle leveranciers, niet alleen met degene die het vroeg.
6. Vergelijk op totale kosten tot je magazijn. Zet de offertes naast elkaar en tel vracht, invoerrechten en betalingstermijn op bij de stuksprijs. De laagste stuksprijs is niet altijd het goedkoopste geleverde product.
7. Gun en bevestig schriftelijk. Zet de winnende offerte om in een inkooporder met dezelfde prijs, het offertenummer, het aantal en de voorwaarden, en laat de andere leveranciers weten dat ze niet gekozen zijn.

Bij stap zes gaat het vaak mis. Een handdoek van EUR 4,10 geleverd in je magazijn en een handdoek van EUR 3,80 af fabriek in het buitenland zijn niet dezelfde prijs. In de uitleg over landed cost zie je hoe je vracht, rechten en handling per stuk optelt.

Een template voor een offerteaanvraag om over te nemen

De checklist hieronder dekt wat een leverancier nodig heeft voor een prijs die hij later niet hoeft aan te passen. Neem hem over in je eigen formulier of spreadsheet; elk punt wordt een veld.

Verkoop je zelf zakelijk, lees de lijst dan andersom: dit zijn de vragen die jouw klanten jou gaan stellen. Elk veld dat je uit je catalogus kunt beantwoorden, scheelt een mail per offerte.

De productdata die een inkoper nodig heeft voor een prijsaanvraag

Inkopers vragen offertes aan voor producten die ze ergens gevonden hebben: in een webshop, een line sheet, een pdf-catalogus of op een marktplaats. Ontbreken daar de commerciële gegevens, dan begint een offerteaanvraag met een rondje vragen voordat iemand het over prijs heeft. Dit zijn de velden die in B2B het zwaarst wegen:

• Specificaties als attributen. Afmetingen, gewicht, materiaal, capaciteit, vermogen, compatibiliteit. Een productspecificatieblad is het klassieke format.
• Minimale bestelhoeveelheid en bestelveelvouden. Of het minimum per SKU, per kleur of per order geldt, verandert de offerte volledig. Zie de uitleg over de minimale bestelhoeveelheid.
• Verpakkingseenheden. Stuks per binnendoos, per omdoos en per pallet, met doosmaten en brutogewicht zodat de inkoper de vracht kan schatten.
• Levertijd. Levertijd uit voorraad en productielevertijd zijn verschillende getallen. Vermeld ze allebei als je op bestelling produceert.
• Incoterms en verzendlocatie. De ICC publiceert de Incoterms 2020 als elf handelstermen van drie letters, zoals FCA en DAP, die kosten en risico verdelen tussen verkoper en koper. Een prijs zonder Incoterm is onvolledig.
• Certificaten en verklaringen. CE-conformiteitsverklaringen, testrapporten, veiligheidsinformatiebladen, oorsprongscertificaten. In gereguleerde categorieën kan een inkoper niet bestellen zonder.
• Douanegegevens. HS-code en land van oorsprong, die de inkoper nodig heeft om invoerrechten te schatten.
• Prijsopbouw. Lijstprijs, staffels en de klantgroep waar een inkoper onder valt. Het artikel over staffelprijzen behandelt de vormen.

Een illustratief voorbeeld van hoe ontbrekende verpakkingsdata een offerte breekt. Een hotelketen vraagt 1.000 witte badhanddoeken van 70 x 140 cm aan. De leverancier verpakt per 12 in een doos en hanteert een minimum van 300 per kleur. 1.000 is geen veelvoud van 12, dus de leverancier offreert 1.008 stuks (84 dozen) en het inkoopsysteem van de hotelketen markeert het aantal als fout. Had de catalogus "doos van 12, MOQ 300 per kleur" laten zien, dan had de inkoper meteen 1.008 aangevraagd en was de offerte in een keer rond geweest.

Offerte aanvragen in Shopify, Adobe Commerce en WooCommerce

Veel zakelijke klanten beginnen een offerte in de webshop zelf. De drie platforms pakken dat heel verschillend aan, en geen van drieën bouwt de offerte voor je op uit je productdata.

Shopify B2B: conceptbestellingen en Ter goedkeuring indienen

Shopify B2B werkt op de abonnementen Basic, Grow, Advanced en Plus, niet op Starter of Retail (Shopify Help Center). Een apart offerte-object is er niet: de offerte is een conceptbestelling. Medewerkers maken een conceptbestelling voor een bedrijfslocatie, zetten een aangepaste prijs op elke regel waar de afgesproken prijs afwijkt van de catalogus, vergrendelen de prijzen zodat een latere prijswijziging de offerte niet verandert, en sturen de klant een factuur. Wil je dat klanten de aanvraag zelf starten, kies dan bij de bedrijfslocatie onder Bestelling indienen de optie Alle bestellingen als concept ter beoordeling indienen. De klant ziet dan in de checkout de knop Ter goedkeuring indienen, de bestelling komt met vergrendelde prijzen op je pagina Concepten en is pas voltooid als jij op Bestelling aanmaken klikt of de klant de factuur betaalt (Shopify-conceptbestellingen in B2B). Offerteformulieren waarin de klant zelf kan onderhandelen, komen van apps uit de Shopify App Store.

Adobe Commerce: negotiable quotes

Adobe Commerce met de B2B-extensie heeft een volledige offerteworkflow. De documentatie van Adobe beschrijft negotiable quotes die een geautoriseerde inkoper van een bedrijf vanuit de winkelwagen aanvraagt, of die een accountmanager in de Admin aanmaakt. Verkoper en koper onderhandelen over aantallen en kortingen, de offerte doorloopt statussen zoals New, Open, Submitted, Ordered, Declined en Expired, en de koper rekent af tegen de afgesproken prijs. Adobe documenteert de B2B-extensie alleen voor Adobe Commerce, in de cloud en on-premises (installatie van Adobe B2B). Magento Open Source heeft geen ingebouwde negotiable quotes, dus Open Source-winkels voegen een offerteworkflow toe met een extensie van derden.

WooCommerce: offerte-extensies

WooCommerce heeft standaard geen offertefunctie. Extensies in de WooCommerce Marketplace voegen die toe; Request a Quote for WooCommerce van Addify kan bijvoorbeeld prijzen verbergen of de knop In winkelwagen vervangen per rol, product of categorie, offertestatussen zoals pending en accepted bijhouden en een geaccepteerde offerte omzetten in een order.

Verkoop je via een B2B-marktplaats in plaats van je eigen webshop, dan regelt de marktplaats meestal het offertecontact en lever jij de productdata en de prijs.

Zes redenen waarom offertes van leveranciers niet te vergelijken zijn

1. Andere eenheden. De ene leverancier offreert per stuk, de tweede per doos van 12, de derde per kilo.
2. Andere Incoterms. Een prijs af fabriek naast een geleverde prijs lijkt een verschil van 20%, terwijl het vracht is.
3. Stille vervanging. De leverancier offreert een handdoek van 450 g/m² omdat die van 500 g/m² een langere levertijd heeft, en zegt dat er niet bij.
4. Geen geldigheid. Een offerte zonder vervaldatum leidt tot discussie zodra grondstofprijzen bewegen.
5. Levertijd zonder startpunt. "6 weken" na order, na aanbetaling of na goedkeuring van het drukwerk kan een maand verschil zijn.
6. Gereedschaps- en samplekosten weggelaten. Een eenmalige mal of drukplaat staat ineens op de eerste factuur in plaats van in de offerte.

Het meeste los je op met het template hierboven. De rest los je aan de kant van de verkoper op door eenheden, verpakking en voorwaarden bij het product te publiceren, hetzelfde werk als voor je groothandels- en retailprijzen.

Wat er in de offerte van een leverancier hoort

Ben jij degene die antwoordt, dan wordt een offerte die de aanvraag volgt eerlijker vergeleken en sneller geaccepteerd. Inkopers laten offertes vallen die ze niet naast de andere kunnen leggen, ook als de prijs goed is. Beantwoord elk veld uit de aanvraag, in de volgorde van de inkoper, en voeg dit toe:

• Je offertenummer en het RFQ-nummer van de inkoper, zodat beide kanten naar hetzelfde document verwijzen.
• Een prijs per regel in de eenheid die de inkoper vroeg, met je eigen eenheid erachter als die afwijkt (EUR 49,20 per doos van 12, EUR 4,10 per stuk).
• Staffelprijzen bij de aantallen die de inkoper noemde, en een stap daarboven, als je staffels hanteert.
• Elke afwijking van de specificatie, duidelijk vermeld bij de regel waar het om gaat.
• Levertijd met startpunt, de Incoterm met benoemde plaats, betalingstermijn en geldigheidsdatum.
• Bijlagen die de inkoper nodig heeft om de order goed te keuren: specificatieblad, certificaten, veiligheidsinformatieblad, doos- en palletgegevens.

Het grootste deel van die lijst komt rechtstreeks uit productdata. Een leverancier die verpakkingseenheden, certificaten en specificaties op een plek bijhoudt, beantwoordt een offerteaanvraag in een uur; wie ze moet verzamelen uit een fabrieksmail, een gedeelde map en het geheugen van een collega, heeft dagen nodig.

Leveranciersdata die offertevragen vooraf beantwoordt

WISEPIM heeft geen RFQ- of offertefunctie: het ontvangt geen offerteaanvragen, onderhandelt niet over prijzen en maakt geen offertes. Wat het wel doet, is de productdata achter een offerte compleet en deelbaar houden. MOQ, verpakkingseenheid, levertijd, certificaten en HS-codes zijn attributen zoals alle andere, en Quality Guard kan producten markeren waar ze leeg zijn.

Om die data met inkopers te delen, publiceer je met Merkportalen (Brand Portals) een live catalogus die alleen te bekijken is, met de producten en kolommen die jij kiest, een optioneel wachtwoord en download als CSV of Excel. Een portaal kan eigen prijsregels toepassen, zodat een zakelijke klant je groothandelsprijzen ziet in plaats van je consumentenprijzen. Voor een enkel artikel zet de Product Sheet-export een product om in een pdf met afbeeldingen, attributen en prijzen die je bij een offerte kunt voegen.

De offerte zelf maak je nog steeds in je webshop, ERP of offertetool. Een inkoper die je verpakkingseenheden en levertijden al gezien heeft, stuurt een betere aanvraag, en jij beantwoordt die vanuit data in plaats van uit je geheugen.