Compliance data
Compliance data van producten is de wettelijke en veiligheidsinformatie die een product moet tonen om verkocht te mogen worden, zoals CE-markering, waarschuwingen en ingrediënten.
Wat is Compliance data?
Compliance data is de productinformatie die wetten en veiligheidsregels verplicht stellen voordat je een product mag verkopen, zoals veiligheidswaarschuwingen, CE-markering, ingrediëntenlijsten, energielabels, gegevens over batterijen en gevaarlijke stoffen, en naam en adres van de fabrikant of de verantwoordelijke persoon in de EU. Welke compliance data je nodig hebt, hangt af van de categorie. Elektronica vraagt om conformiteits- en veiligheidsinformatie, levensmiddelen om allergenen en voedingswaarden, cosmetica om de volledige ingrediëntenlijst. Online moet veel hiervan al voor de aankoop op de productpagina staan, niet alleen op de verpakking. Compliance data verschilt van algemene productdatastandaarden zoals GS1 of ETIM, die beschrijven hoe je data structureert en niet wat de wet eist. Meestal levert je leverancier deze data aan, dus veel teams gebruiken Quality Guard-regels om producten met een leeg verplicht veld te markeren.
Waarom Compliance data belangrijk is voor e-commerce
Verkoop je een product zonder de verplichte informatie, dan riskeer je dat een marktplaats je listing offline haalt, een boete van een toezichthouder of een terugroepactie. In de EU verplicht de General Product Safety Regulation (GPSR) online listings om de fabrikant, de verantwoordelijke persoon in de EU, productidentificaties en eventuele waarschuwingen te tonen. Compliance data beschermt ook je klanten. Allergeneninformatie, leeftijdswaarschuwingen en veilige gebruiksinstructies helpen mensen het juiste product te kiezen en het veilig te gebruiken. Omdat de data vaak van leveranciers komt in wisselende kwaliteit, verdient ze dezelfde controles als elk ander productveld, met duidelijke afspraken over wie het invult en controleert.
Voorbeelden van Compliance data
- 1Categorie: Speelgoed, Veld: Leeftijdswaarschuwing, Waarde: Niet geschikt voor kinderen onder 3 jaar, kleine onderdelen
- 2Categorie: Elektronica, Veld: CE-markering en batterijtype, Waarde: CE, lithium-ionbatterij inbegrepen
- 3Categorie: Levensmiddelen, Veld: Allergenen, Waarde: Bevat gluten en melk, kan noten bevatten
- 4Categorie: Cosmetica, Veld: Ingrediënten (INCI), Waarde: Aqua, Glycerin, Parfum, plus de volledige lijst
- 5Categorie: Alle EU-producten, Veld: Verantwoordelijke persoon (GPSR), Waarde: Bedrijfsnaam, postadres en e-mailadres in de EU
Hoe WISEPIM helpt
- Maak attributen voor elk compliance-veld, zoals waarschuwingen, CE-markering of de verantwoordelijke persoon, en groepeer ze per productfamilie.
- Markeer met Quality Guard-regels producten waarbij een verplicht compliance-veld leeg is.
- Bekijk met Channel Readiness welke producten nog data missen die een kanaal vereist, voordat je publiceert.
- Importeer compliance-velden uit leveranciersbestanden met CSV-import en pas ze in bulk aan als een regel verandert.
Veelgemaakte fouten met Compliance data
- Compliance-gegevens alleen in pdf's of op de verpakking bewaren en niet in je productdata.
- Ervan uitgaan dat de data van je leverancier compleet is, zonder per categorie te controleren.
- Eén algemene waarschuwing voor elk product gebruiken in plaats van wat de categorie vereist.
- Waarschuwingen en instructies niet vertalen voor elke markt waarin je verkoopt.
- Listings niet bijwerken als een regel verandert, zoals de GPSR in de EU.
Tips voor Compliance data
- Maak met je juridische of kwaliteitsteam per categorie een lijst van verplichte velden voordat je data verzamelt.
- Vraag leveranciers compliance data aan te leveren in een vast sjabloon, niet als vrije tekst.
- Maak compliance-velden verplicht voor de categorieën waarvoor ze gelden en controleer ze voor publicatie.
- Bewaar certificaten en veiligheidsbladen als gekoppelde bestanden, met een vervaldatum waar nodig.
- Loop de lijst één keer per jaar door en telkens als er een nieuwe regel ingaat.
Trends rondom Compliance data
- Het EU Digital Product Passport, dat voor meer productgroepen gestructureerde duurzaamheids- en compliancedata gaat vragen.
- Marktplaatsen die per listing om de verantwoordelijke persoon in de EU en veiligheidsdocumenten vragen.
- Strengere controles op veiligheidsinformatie in online listings.
- Meer vraag naar transparantie over ingrediënten en materialen in beauty en mode.
Tools voor Compliance data
- WISEPIM: een PIM waarin compliance-velden attributen per productfamilie zijn, gecontroleerd met Quality Guard-regels en Channel Readiness.
- GS1: levert productidentificaties en datastandaarden waar veel complianceprocessen op voortbouwen.
- Akeneo: een PIM die compliance-attributen kan bewaren en per kanaal op volledigheid controleert.
- Salsify: een platform voor productcontent met volledigheidscontroles voor eisen van retailers.
- Gespecialiseerde compliancesoftware: volgt regelgeving, certificaten en veiligheidsinformatiebladen voor gereguleerde categorieën.